Por qué la automatización de los recordatorios de pago es esencial para su negocio
Gestionar facturas de forma manual puede ser un proceso que consume mucho tiempo y propenso a errores, lo que provoca pagos atrasados e interrupciones en el flujo de caja. Automatizar los recordatorios de pago simplifica este proceso, garantiza seguimientos oportunos y reduce el riesgo de cuentas vencidas. Con las herramientas intuitivas de idloom, las empresas pueden personalizar los horarios de los recordatorios, mejorar el seguimiento financiero y mantener un flujo de caja saludable sin esfuerzo.

Cada recordatorio se envía por correo electrónico al destinatario vinculado a la factura e incluye un enlace directo para el pago en línea (si está habilitado), una vista previa en línea de la factura y contenido personalizable adaptado a sus necesidades.
Con una nueva sección de Recordatorios de Pago en el Módulo de Facturación, ahora puede configurar y automatizar sus recordatorios sin esfuerzo.
Cómo configurar los recordatorios de pago en idloom
Para configurar los Recordatorios de Pago, navegue a Configuración > Recordatorios en el Módulo de Facturación. El primer paso es seleccionar el idioma predeterminado para sus recordatorios. Este será el idioma principal, pero se pueden añadir idiomas adicionales para recordatorios individuales.
Crear un nuevo recordatorio de pago
Cada recordatorio consta de:
- Dominio de envío personalizado: Elija el dominio del remitente para el correo electrónico.
- CCO: Añada direcciones de correo electrónico para copias ocultas.
- Nombre del recordatorio: Asigne un nombre reconocible (ej.: "Recordatorio - Vencido 3 días antes").
- Tipo de recordatorio: Elija entre manual, antes de la fecha de vencimiento o después de la fecha de vencimiento. Los recordatorios manuales permiten seguimientos personalizados, mientras que los automáticos aseguran notificaciones puntuales sin intervención manual.
- Tiempo del recordatorio: Defina el número de días/semanas/meses antes o después de la fecha de vencimiento.
- Asunto y contenido del correo: Personalice la línea de asunto y el mensaje utilizando un editor WYSIWYG con texto predeterminado, campos de combinación (número de factura, fecha de vencimiento) y un botón de método de pago (si el pago en línea está habilitado).
Puede enviar un correo de prueba para verificar el contenido y la configuración. El correo de prueba se enviará a la dirección de correo del usuario que realiza la acción.
Si se configuran múltiples métodos de pago en línea en el Módulo de Eventos, aparecerá una casilla de verificación dentro de cada método de pago. Esto permite definir un método de pago en línea predeterminado para el enlace directo en el recordatorio, asegurando que los destinatarios sean dirigidos a la opción preferida.
Si se configuran idiomas adicionales, los recordatorios se enviarán en el idioma del participante según el idioma seleccionado en el sitio web del evento. Si no se encuentra coincidencia, el recordatorio se enviará en el idioma predeterminado establecido, garantizando una comunicación clara.
Opciones de recordatorios de pago manuales
Si está configurado, la opción 'Enviar recordatorio manual' aparecerá en:
- Nivel de documento dentro del perfil del cliente
- Nivel de factura en la lista de facturas
- Más acciones (rueda verde) dentro de la vista previa de la factura
Esto permite enviar recordatorios manuales de manera flexible cuando sea necesario.
Gestión de la estructura de recordatorios de pago y diarios financieros
Los recordatorios se gestionan en Configuración > Recordatorios, con todos los diarios financieros heredando automáticamente estos recordatorios para garantizar un seguimiento coherente de las facturas. Para las empresas que manejan múltiples perfiles o subcuentas (como clientes corporativos), los recordatorios de pago se personalizan por perfil para alinearse con diarios financieros específicos. Esta estructura ayuda a optimizar la gestión de facturas y garantiza informes financieros precisos en todas las cuentas.
Permisos y roles de usuario para la gestión de recordatorios de pago
Los permisos de los diarios han sido renombrados a Diarios & Recordatorios, aplicando permisos a ambos. Los usuarios pueden crear, actualizar, leer y eliminar recordatorios y diarios, garantizando un control total sobre las operaciones financieras.
Al aprovechar la función de Recordatorios de Pago, puede automatizar los seguimientos, minimizar los pagos atrasados y optimizar el flujo de caja. Esta herramienta garantiza un proceso financiero fluido, permitiéndole concentrarse en lo que realmente importa para su negocio.
Disfrútelo,
El equipo de soporte de idloom.