Warum die Automatisierung von Zahlungserinnerungen für Ihr Unternehmen unerlässlich ist
Die manuelle Verwaltung von Rechnungen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, was zu verspäteten Zahlungen und Störungen des Cashflows führt. Die Automatisierung von Zahlungserinnerungen vereinfacht diesen Prozess, sorgt für pünktliche Nachverfolgungen und reduziert das Risiko überfälliger Zahlungen. Mit den intuitiven Tools von idloom können Unternehmen Erinnerungstermine individuell anpassen, die Finanzverfolgung verbessern und mühelos einen gesunden Cashflow aufrechterhalten.

Jede Erinnerung wird per E-Mail an den Empfänger der Rechnung gesendet und enthält einen direkten Link zur Online-Zahlung (falls aktiviert), eine Online-Vorschau der Rechnung und anpassbare Inhalte, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Mit einem neuen Abschnitt für Zahlungserinnerungen im Rechnungsmodul können Sie Ihre Erinnerungen jetzt ganz einfach einrichten und automatisieren.
Wie Sie Zahlungserinnerungen in idloom einrichten
Um Zahlungserinnerungen einzurichten, navigieren Sie zu Einstellungen > Erinnerungen im Rechnungsmodul. Der erste Schritt besteht darin, die Standardsprache für Ihre Erinnerungen auszuwählen. Dies wird die Hauptsprache sein, aber für einzelne Erinnerungen können zusätzliche Sprachen hinzugefügt werden.
Eine neue Zahlungserinnerung erstellen
Jede Erinnerung besteht aus:
- Eigene Absenderdomain: Wählen Sie die Absenderdomain für die E-Mail.
- BCC: Fügen Sie E-Mail-Adressen für Blindkopien hinzu.
- Name der Erinnerung: Weisen Sie einen erkennbaren Namen zu (z. B. "Erinnerung – 3 Tage nach Fälligkeit").
- Typ der Erinnerung: Wählen Sie zwischen manuell, vor dem Fälligkeitsdatum oder nach dem Fälligkeitsdatum. Manuelle Erinnerungen ermöglichen personalisierte Nachverfolgungen, während automatische Erinnerungen rechtzeitige Benachrichtigungen ohne manuelles Eingreifen sicherstellen.
- Erinnerungszeitpunkt: Definieren Sie die Anzahl der Tage/Wochen/Monate vor oder nach dem Fälligkeitsdatum.
- Betreff und E-Mail-Inhalt: Passen Sie die Betreffzeile und die Nachricht mit einem WYSIWYG-Editor an, einschließlich Standardtext, Platzhaltern (Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum) und einer Zahlungsmethode-Schaltfläche (falls Online-Zahlung aktiviert ist).
Sie können eine Test-E-Mail senden, um den Inhalt und die Einstellungen zu überprüfen. Die Test-E-Mail wird an die E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet, der die Aktion durchführt.
Wenn im Eventmodul mehrere Online-Zahlungsmethoden konfiguriert sind, erscheint ein Kontrollkästchen bei jeder Zahlungsmethode. So können Sie eine Standard-Online-Zahlungsmethode für den Direktlink in der Erinnerung festlegen, damit die Empfänger zur bevorzugten Option weitergeleitet werden.
Wenn zusätzliche Sprachen konfiguriert sind, werden die Erinnerungen in der Sprache des Teilnehmers basierend auf der auf der Event-Website gewählten Sprache versendet. Falls keine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Erinnerung in der für die Erinnerung festgelegten Standardsprache gesendet, um eine klare Kommunikation sicherzustellen.
Optionen für manuelle Zahlungserinnerungen
Falls konfiguriert, erscheint die Option 'Manuelle Erinnerung senden' an folgenden Stellen:
- Dokumentebene im Kundenprofil
- Rechnungsebene in der Liste der Rechnungen
- Weitere Aktionen (grünes Zahnrad) in der Rechnungsansicht
Dies ermöglicht flexible manuelle Erinnerungen, wann immer sie benötigt werden.
Verwaltung der Struktur von Zahlungserinnerungen und Finanzjournalen
Erinnerungen werden in Einstellungen > Erinnerungen verwaltet, wobei alle Finanzjournale diese Erinnerungen automatisch übernehmen, um eine konsistente Rechnungsverfolgung sicherzustellen. Für Unternehmen, die mehrere Profile oder Unterkonten verwalten (wie Geschäftskunden), werden Zahlungserinnerungen pro Profil angepasst, um mit spezifischen Finanzjournalen übereinzustimmen. Diese Struktur hilft, das Rechnungsmanagement zu optimieren und genaue Finanzberichte über alle Konten hinweg sicherzustellen.
Benutzerberechtigungen und Rollen für die Verwaltung von Zahlungserinnerungen
Die Berechtigungen für Journale wurden in Journale & Erinnerungen umbenannt, wobei Berechtigungen für beide gelten. Benutzer können Erinnerungen und Journale erstellen, aktualisieren, lesen und löschen, wodurch eine vollständige Kontrolle über die Finanzoperationen gewährleistet wird.
Durch die Nutzung der Funktion für Zahlungserinnerungen können Sie Nachverfolgungen automatisieren, verspätete Zahlungen minimieren und den Cashflow optimieren. Dieses Tool sorgt für einen reibungslosen Finanzprozess, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.
Viel Erfolg,
Ihr idloom Support-Team.