Waarom het automatiseren van betalingsherinneringen essentieel is voor uw bedrijf
Het handmatig beheren van facturen kan tijdrovend zijn en foutgevoelig, wat leidt tot late betalingen en verstoringen in de cashflow. Het automatiseren van betalingsherinneringen vereenvoudigt dit proces, zorgt voor tijdige opvolgingen en vermindert het risico op onbetaalde facturen. Met de intuïtieve tools van idloom kunnen bedrijven herinneringsschema's personaliseren, het financiële overzicht verbeteren en moeiteloos een gezonde cashflow behouden.

Elke herinnering wordt per e-mail verzonden naar de ontvanger die aan de factuur is gekoppeld en bevat een directe link voor online betaling (indien ingeschakeld), een online voorbeeld van de factuur en aanpasbare inhoud die is afgestemd op uw behoeften.
Met een nieuwe sectie voor betalingsherinneringen in de facturatiemodule kunt u nu eenvoudig uw herinneringen instellen en automatiseren.
Hoe betalingsherinneringen instellen in idloom
Om betalingsherinneringen in te stellen, gaat u naar Instellingen > herinneringen in de facturatiemodule. De eerste stap is het selecteren van de standaardtaal voor uw herinneringen. Dit wordt de hoofdtaal, maar extra talen kunnen worden toegevoegd voor individuele herinneringen.
Een nieuwe betalingsherinnering aanmaken
Elke herinnering bestaat uit:
- Aangepast verzenddomein: kies het domein van de afzender voor de e-mail.
- BCC: voeg e-mailadressen toe voor blindkopieën.
- Naam van de herinnering: geef een herkenbare naam (bijv. "Herinnering - 3 dagen na vervaldatum").
- Type herinnering: kies tussen handmatig, vóór de vervaldatum of na de vervaldatum. Handmatige herinneringen maken gepersonaliseerde opvolging mogelijk, terwijl automatische herinneringen zorgen voor tijdige meldingen zonder handmatige tussenkomst.
- Tijdstip van de herinnering: definieer het aantal dagen/weken/maanden vóór of na de vervaldatum.
- Onderwerp en e-mailinhoud: pas het onderwerp en het bericht aan met behulp van een WYSIWYG-editor met standaardtekst, samenvoegvelden (factuurnummer, vervaldatum) en een betalingsknop (indien online betaling is ingeschakeld).
U kunt een testmail verzenden om de inhoud en instellingen te verifiëren. De testmail wordt verzonden naar het e-mailadres van de gebruiker die de actie uitvoert.
Als meerdere online betaalmethoden zijn geconfigureerd in de evenementenmodule, verschijnt er een selectievakje bij elke betaalmethode. Dit maakt het mogelijk een standaard online betaalmethode in te stellen voor de directe link in de herinnering, zodat ontvangers naar de voorkeursoptie worden geleid.
Als er extra talen zijn geconfigureerd, worden de herinneringen verzonden in de taal van de deelnemer op basis van de taal die op de evenementenwebsite is geselecteerd. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt de herinnering verzonden in de standaardtaal die voor de herinnering is ingesteld, zodat duidelijke communicatie wordt gegarandeerd.
Opties voor handmatige betalingsherinneringen
Indien geconfigureerd, verschijnt de optie 'Handmatige herinnering verzenden' op:
- Documentniveau binnen het klantprofiel
- Factuurniveau in de factuurlijst
- Meer acties (groen tandwiel) in het factuuroverzicht
Dit maakt flexibele handmatige herinneringen mogelijk wanneer dat nodig is.
Beheer van de structuur van betalingsherinneringen en financiële journaals
Herinneringen worden beheerd in Instellingen > herinneringen, waarbij alle financiële journaals deze herinneringen automatisch overnemen om een consistente factuurtracking te garanderen. Voor bedrijven die meerdere profielen of subaccounts beheren (zoals zakelijke klanten), worden betalingsherinneringen aangepast per profiel om aan te sluiten bij specifieke financiële journaals. Deze structuur helpt bij het stroomlijnen van het factuurbeheer en zorgt voor nauwkeurige financiële rapportage over alle accounts heen.
Gebruikersrechten en rollen voor het beheer van betalingsherinneringen
De rechten voor journaals zijn hernoemd naar Journaals & Herinneringen, met rechten die op beide van toepassing zijn. Gebruikers kunnen herinneringen en journaals aanmaken, bijwerken, lezen en verwijderen, waardoor volledige controle over de financiële operaties wordt gegarandeerd.
Door gebruik te maken van de functie voor betalingsherinneringen kunt u opvolgingen automatiseren, late betalingen minimaliseren en de cashflow optimaliseren. Deze tool zorgt voor een soepel financieel proces, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is voor uw bedrijf.
Veel succes,
Het idloom supportteam.