Log in
Log in
Het is dus tijd voor je jaarlijkse conferentie. Het wordt je grootste evenement ooit. Honderden mensen uit verschillende landen, industrieën en bedrijven zullen samenkomen... onder één dak. Ze zijn klaar voor een dag vol keynotesprekers,collaboratieve oefeningen en games, spraakmakende debatten en de kans om te netwerken met nieuwe mensen. Of dat dacht je toch.
Je topkeynotespreker heeft zich op het laatste moment teruggetrokken. Dan ontdek je dat het cateringbedrijf heeft afgezegd. De mensen vervelen zich omdat er te weinig activiteiten zijn voor de dag. Hoewel je dacht dat je evenement uitverkocht was, komen verschillende mensen niet opdagen. En op de een of andere manier hebben mensen die niet passen binnen jouw doelgroepprofiel een plaatsje gevonden op je evenement. De planning van het evenement is een totale ramp.
Maar hoeft dat niet te zijn. Dus wat kun je doen? We geven je vijf toptips om alles vlot te laten verlopen en zo onnodige fouten die het evenement verpesten, te vermijden.
1. Vind betrouwbare leveranciers
Het kiezen van de juiste leveranciers is van fundamenteel belang voor het succes van elk evenement. Of het nu gaat om een cateringbedrijf, keynotespreker, leverancier van goederen, fotograaf, muziek of IT, één slecht gekozen verkoper kan het hele evenement verpesten. Als een leverancier niet komt opdagen, dan moet je op het laatste moment nog een gat zien te dichten. En vergeet niet dat het feit dat een leverancier komt opdagen nog niet betekent dat hij geschikt is voor jouw evenement.
Misschien heeft hij niet de apparatuur die nodig is voor het evenement, ook al dacht je van wel. Of misschien heeft hij maar een klein intern team en kan hij jouw grote publiek niet aan. Daarom is het belangrijk om elke verkoper eerst zorgvuldig door te lichten.
Kies niet zomaar de eerste leverancier die je vindt. Neem de tijd om met hem te praten, om zijn dienstenaanbod te ontdekken en wat dat precies inhoudt, en bespreek zijn capaciteit aan middelen en de kosten. Vraag meerdere offertes aan bij verschillende bedrijven, zodat je ze eerst kunt vergelijken en de beste voor je evenement kunt kiezen. En wanneer je beslist, stel dan een contract op, zodat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt op de dag zelf.
2. Creëer memorabele activiteiten
Een onvergetelijk evenement organiseren, daar gaat het om. Er is niets zo frustrerend als het organiseren van activiteiten waarvan je denkt dat ze leuk en boeiend zullen zijn, maar waarbij de mensen zitten te gapen achter in de zaal. Of erger nog, ze vertrekken voortijdig.
Boeiende activiteiten creëren is niet gewoon een paar oefeningen kiezen en er het beste van hopen. Je moet echt nadenken over je publiek en wat je wilt dat ze met elke activiteit bereiken. Begrijp hun demografische kenmerken en wat ze leuk vinden, en bedenk dan spannende oefeningen die betrokkenheid en communicatie tussen teams stimuleren.
Als je opleidingsseminars geeft, investeer dan in certificering en leersoftware om ze de moeite waard te maken voor deelnemers. Bied certificaten aan na deelname aan een evenement, onlinecursussen en -modules en deelnemersportalen, zodat je gemakkelijk kunt communiceren met gasten en hen nuttige inhoud kunt geven.
Als je keynotesprekers presenteert, betrek dan het publiek erbij door vragen te stellen via een live poll. Overweeg gamificatie-activiteiten om de boel te verlevendigen en de opleiding leuker en interactiever te maken. Maak hybride evenementen meer collaboratief door er digitale pauzezalen en lobby's bij te betrekken. Wat je ook doet, stel je publiek op de eerste plaats en denk na over wat het leuk zal vinden. Een drie uur durende presentatie zal gewoonlijk niet voldoen aan de verwachtingen.
3. Maak reclame voor je evenement
Stel je voor dat je tijd en geld investeert in een eersteklas opleidingsevenement en dat er vervolgens massa's lege stoelen zijn. Dat is op zijn zachtst gezegd ontmoedigend. Niet alleen vreet dit aan je winst, maar het verpest ook de boeiende, spannende sfeer die je wilt creëren. Hoe kun je die fout vermijden?
Investeren in marketing is essentieel voor elk succesvol evenement. Marketing zorgt ervoor dat je jouw doelgroep bereikt, hem aanmoedigt zich in te schrijven en je evenement bij te wonen. Bovendien helpt het je om in de aanloop momentum te creëren onder deelnemers.
De marketing van een evenement kan bestaan uit teaser-e-mails, socialemediacampagnes, posters, flyers, gifs en video's. Het is ook de moeite waard om een website voor het evenement te maken. Websites zijn belangrijk om mensen in staat te stellen zich in te schrijven, het programma van het evenement te bekijken en noodzakelijke informatie voor de dag te lezen. Maar ze zijn ook een essentieel marketinginstrument waarmee je boeiende, merkgebonden inhoud kunt leveren om je doelgroep te bereiken en ervoor zorgen dat het evenement uitverkocht raakt. Gelukkig hoeft dat niet moeilijk te zijn. Met Idloom kun je een eigen website ontwerpen met je eigen logo's, kleuren, persoonlijke informatie en zelfs gepersonaliseerde URL's.
4. Investeer in back-end ondersteuning
Het is geweldig dat al je evenementruimtes gevuld zijn, maar alleen als je deelnemers binnen je doelgroep passen. Het heeft geen zin om zomaar iedereen zich te laten inschrijven, hoe verleidelijk dat ook is. Vervolgens moet je ook rekening houden met het eigenlijke inschrijvingsproces. Als het te lang en ingewikkeld is of vol technische mankementen zit, zullen de mensen misschien afhaken. Investeer dus in de juiste back-end ondersteuning voor een naadloze inschrijving vanaf het begin.
Probeer kant-en-klare software uit om inschrijvingsportalen te maken met alles wat je nodig hebt voor moeiteloos beheer van deelnemers, inclusief voorinschrijvingsformulieren, inschrijving in meerdere stappen, wachtlijsten en goedkeuring in meerdere stappen. Met een geautomatiseerd platform kun je gemakkelijk inschrijvingen beheren en deelnemers volgen zonder je zorgen te maken over fouten of de verkeerde mensen die opdagen.
5. Plan alles
Het is gemakkelijk om in de war te raken bij het plannen van een evenement. Soms ben je zo gericht op marketing aan de juiste mensen, het organiseren van het programma en het inschrijven van deelnemers dat je de kleinere, fijnere details vergeet. Maar dingen zoals de keuze van de locatie, voedsel, apparatuur, cyberbeveiliging en budget zijn enorm belangrijk. Kies een locatie die niet geschikt is voor alle deelnemers en het wordt gegarandeerd een mislukking. En het over het hoofd zien van menukeuzes of dieetwensen van gasten is een recept voor een ramp.
Zorg ervoor dat je alles goed plant bij het organiseren van je exclusieve evenement. Zorg ervoor dat je een nauwkeurig budget hebt berekend en houd je daaraan. Controleer of de locatie precies is wat je nodig hebt, regel de catering en vraag de deelnemers vooraf of ze wensen hebben. En bereid natuurlijke alle apparatuur van tevoren voor. Niemand wil luisteren naar een spreker zonder microfoon.
Je evenement voorbereiden voor succes
Evenementen kunnen om allerlei redenen misgaan. Zelfs als je elk detail plant, moet je je nog steeds voorbereiden op iets wat je niet zag aankomen. Bij het plannen van je evenement kunt je het je niet veroorloven dat er dingen misgaan. Daarom is het belangrijk om te werken met mensen die wendbaar en flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderingen op het laatste moment, zodat je het evenement echt tot een succes kunt maken.
Neem maatregelen om je verkopers door te lichten en investeer in back-end ondersteuning voor een vlotte inschrijving. Zorg voor een effectieve marketing voor je evenement en creëer memorabele activiteiten die een blijvende indruk achterlaten bij de deelnemers Maak er een evenement van om niet te vergeten - om de juiste redenen!
En last but not least: je welzijn. We weten allemaal hoe stressvol het is om evenementen te organiseren. Dus probeer het jezelf makkelijker te maken. Tenslotte kun je ook veel plezier beleven aan evenementen!