Anatomie d'un événement raté : 5 conseils pour éviter un désastre Les événements peuvent mal tourner pour toutes sortes de raisons. Voici 5 conseils pour faire d'un événement un succès.

L'heure de votre conférence annuelle a donc sonné. Ce sera le plus grand événement de votre histoire. Des centaines de personnes de différents pays, secteurs et entreprises seront réunies sous un même toit. Elles sont prêtes pour une journée remplie d'orateurs de marque, d'exercices et de jeux collaboratifs, de discussions stimulantes et la possibilité de nouer des contacts avec de nouvelles personnes. C'est du moins ce que vous pensiez. 

Votre principal orateur s'est désisté à la dernière minute. Puis, vous apprenez que le traiteur a annulé. Les gens s'attardent pendant des heures parce que vous n'avez pas prévu assez d'activités pour la journée. Alors que vous pensiez que votre événement était complet, plusieurs personnes ne se présentent pas. Et d'une manière ou d'une autre, des personnes qui ne correspondent pas au profil de votre public cible se retrouvent avec une place dans votre salle. C'est un véritable désastre pour l'organisation de l'événement.  

Mais ce n'est pas une fatalité. Que pouvez-vous faire ? Nous allons vous donner cinq conseils pour vous assurer que tout se passe bien, et pour éviter les erreurs inutiles qui peuvent ruiner un événement.  

1. Trouver des fournisseurs fiables

Le choix des bons fournisseurs est fondamental pour le succès de tout événement. Qu'il s'agisse d'un traiteur, d'un conférencier, d'un fournisseur de marchandises, d'un photographe, d'un musicien ou d'un informaticien, un seul fournisseur mal choisi peut ruiner l'ensemble de l'événement. Si un fournisseur ne se présente pas, vous devrez vous démener à la dernière minute pour essayer de combler le vide. Et n'oubliez pas que ce n'est pas parce qu'un fournisseur se présente qu'il est adapté à votre événement.  

Il n'a peut-être pas l'équipement nécessaire pour l'événement, même si vous pensiez qu'il l'avait. Ou peut-être n'ont-ils qu'une petite équipe interne et ne peuvent-ils pas gérer un public aussi nombreux. C'est pourquoi il est important de sélectionner soigneusement chaque fournisseur.  

Ne vous contentez pas de choisir le premier fournisseur que vous trouvez. Prenez le temps de discuter avec lui - découvrez ses offres de services et ce qu'elles impliquent exactement, et discutez de la capacité en termes de ressources et de ses tarifs. Demandez d'abord plusieurs devis à différentes entreprises afin de pouvoir les comparer et choisir la meilleure pour votre événement. Une fois votre décision prise, établissez un contrat afin que chacun sache ce que l'on attend de lui le jour J. 

2. Créez des activités mémorables

L'objectif est d'offrir un événement mémorable. Il n'y a rien de plus frustrant que d'organiser des activités que vous pensiez être amusantes et intéressantes, pour que les gens restent assis à bailler au fond de la salle. Ou pire, qu'ils partent tôt.  

Pour créer des activités attrayantes, il ne suffit pas de choisir quelques exercices et d'espérer le meilleur. Vous devez vraiment penser à votre public et à ce que vous voulez qu'il retire de chaque activité. Comprenez leurs caractéristiques démographiques et ce qu'ils apprécieront, puis imaginez et planifier des exercices passionnants qui encouragent la participation et la communication entre les équipes.  

Si vous organisez des séminaires de formation, investissez dans des logiciels de certification et d'apprentissage pour que tous les participants y trouvent leur compte. Proposez des certifications après la participation à l'événement, des cours et des modules en ligne, ainsi que l'accès à portails qui vous permettra de communiquer facilement avec les invités et leur fournir un contenu utile. 

Lorsque vous présentez des orateurs principaux, faites participer le public en lui posant des questions par le biais d'un sondage en direct. Envisagez des activités de gamification pour animer la formation et la rendre plus amusante et interactive. Rendez les événements hybrides plus collaboratifs en utilisant des salles de réunion et des halls d'entrée numériques. Quoi que vous fassiez, donnez la priorité à votre public et pensez à ce qu'il appréciera. En général, une présentation de trois heures ne sera pas totalement satisfaisante par essence.

 

3. Faites la promotion de votre événement

Imaginez que vous investissiez du temps et de l'argent dans un événement de formation de premier ordre et que les sièges soient massivement vides. C'est pour le moins décourageant. Non seulement cela réduit vos bénéfices nets, mais cela gâche également l'atmosphère engageante et excitante que vous souhaitez créer. Alors comment éviter cette erreur ? 

Investir dans le marketing est la clé de la réussite de tout événement. Le marketing vous permet d'atteindre votre public cible et de l'encourager à s'inscrire et à participer à votre événement. De plus, il vous aide à créer une dynamique parmi les participants pendant la période de préparation.  

Le marketing événementiel peut inclure des courriels d'accroche, des campagnes sur les médias sociaux, des affiches, des dépliants, des GIF et des vidéos. Il est également utile de créer un site web pré-événement. Les sites web sont importants pour permettre aux gens de s'inscrire, de consulter le programme de l'événement et de lire les informations nécessaires avant le jour J. Mais ils constituent également un outil marketing essentiel qui vous permet de diffuser un contenu passionnant et personnalisé pour atteindre votre public cible et faire en sorte que l'événement soit complet. Heureusement, cela ne doit pas être difficile.  Idloom.events vous permet de concevoir un site Web de marque avec vos propres logos, couleurs, informations personnelles et même des URL personnalisés. 

4. Investir dans le support technique

C'est bien de remplir tous les places de votre événement, mais uniquement si vos participants correspondent à votre public cible. Il ne sert à rien de permettre à n'importe qui de s'inscrire, aussi tentant que cela puisse paraître. Ensuite, vous devez également tenir compte du processus d'inscription proprement dit. S'il est trop long, trop complexe ou rempli de problèmes techniques, les participants risquent d'abandonner. Investissez donc dans le bon support technique pour garantir une inscription fluide, et ce dès le départ.  

Essayez un logiciel prêt à l'emploi pour créer des portails d'inscription avec tout ce dont vous avez besoin pour gérer les participants, sans effort, y compris en prévoyant des formulaires de préinscription, d'inscription en plusieurs étapes, de listes d'attente et d'approbation en plusieurs étapes. Grâce à une plateforme automatisée, vous pourrez facilement gérer les inscriptions et suivre les participants sans vous soucier d'erreurs ou de mauvaises personnes qui se présenteraient. 

5. Planifiez tout

Il est facile de se perdre dans les méandres de la planification d'un événement. Parfois, vous êtes tellement concentré à cibler le marketing les bonnes personnes, l'organisation du programme, et l'inscription des participants, que vous oubliez les petits détails. Pourtant, des éléments comme le choix du lieu, la nourriture, l'équipement, la cybersécurité et le budget sont extrêmement importants. Si vous choisissez un lieu qui ne pourra pas accueillir tous vos participants, vous êtes voué à l'échec. Et négliger les choix de menus ou les exigences alimentaires des invités, c'est courir au désastre.   

Veillez à tout planifier correctement lorsque vous organisez votre événement exclusif. Assurez-vous d'avoir calculé avec précision un budget et de le tenir à jour. Vérifiez que le lieu est exactement celui dont vous avez besoin, organisez les traiteurs et demandez aux participants s'ils ont des exigences alimentaires à l'avance. Et, bien sûr, préparez tout équipement à l'avance. Personne n'a envie d'écouter un orateur sans micro.   

Préparer votre événement pour le réussir

Les événements peuvent mal tourner pour toutes sortes de raisons. Même si vous avez planifié chaque détail, vous devez toujours vous préparer à quelque chose que vous n'avez pas vu venir. Lorsque vous planifiez votre événement, vous ne pouvez pas vous permettre que les choses échouent. C'est pourquoi il est important de travailler avec des personnes agiles, flexibles et capables de s'adapter aux changements de dernière minute afin de faire de l'événement un véritable succès.  

Prenez des mesures pour contrôler vos fournisseurs et investissez dans une assistance technique en amont pour faciliter les inscriptions. Veillez à promouvoir efficacement votre événement et à créer des activités mémorables qui laisseront une impression durable aux participants. Faites-en un événement dont vous vous souviendrez - pour les bonnes raisons !  

Enfin, le dernier point, mais non le moindre, est votre bien-être. Nous savons tous combien il est stressant d'organiser des événements. Essayez donc de vous faciliter la tâche. Après tout, vous pouvez aussi vous amuser en organisant des événements !