Cómo desarrollar una buena estrategia de marketing para su evento ¿Está su evento en marcha? ¿Tiene ya la ubicación, los ponentes, la página web en línea y lista para dar la bienvenida a los participantes? Lo único que queda es invitarlos a que se inscriban en su página web e intentar conseguir la máxima participación posible.

¿Está su evento en marcha? ¿Tiene ya la ubicación, los ponentes, la página web en línea y lista para dar la bienvenida a los participantes? Lo único que queda es invitarlos a que se inscriban en su página web e intentar conseguir la máxima participación posible. Para ello, es muy importante establecer una estrategia de comunicación y lanzar una campaña bien organizada.

El objetivo de este artículo es revisar todas las acciones que se pueden o deben implementar para maximizar la inscripción. Para ello, dividirá el periodo que le separa de la fecha de su evento en tres fases principales: Prueba, Adquisición y Cierre. Dependiendo del tiempo del que disponga, el tipo de evento y los hábitos de los participantes, puede ajustar los tiempos de cada una de esas fases. Por ejemplo, si su evento tiene una audiencia profesional internacional, comience la fase de cierre lo suficientemente pronto para que los participantes puedan organizar su agenda, reservar el vuelo y el hotel, etc.

Prerrequisito

Asegúrese de que la página web de su evento es completa y atractiva:

1. Descripción del evento: indique de forma clara el tema y el público objetivo, así como qué beneficios sacará la audiencia de su evento. Que sea corto y, si es posible, use recomendaciones o citas de personas que hayan participado en ediciones anteriores.
2. Invierta en sus ponentes: son el corazón de su evento, así que tómese su tiempo para hacer una lista en condiciones con su puesto actual y una breve descripción. También puede mencionar su página de LinkedIn, su blog o su página web para permitir que los visitantes tengan más información sobre ellos.
3. Cree una ambientación: para ello, invierta en la fotografía de cubierta y publique vídeos y testimonios de ediciones anteriores o entrevistas cortas de oradores. Y si no tienen este tipo de material, puede crearlo fácilmente mediante entrevistas cortas por Skype o Hangouts.

Ahora puede empezar a comunicarse, pero primero establezca las herramientas que le permitirán medir el rendimiento de sus distintas campañas y amplifíquelas cuando sea necesario, por ejemplo, con Google Analytics y seguimiento de comercio electrónico. Y no olvide realizar su plan de seguimiento de los distintos medios y mensajes que vaya a usar. De esta forma, podrá identificar cada fuente de forma precisa y ajustar sus técnicas de comunicación dependiendo del rendimiento de cada una.

Para terminar, empiece inmediatamente una campaña de remarketing que le permitirá volver a dirigirse a los visitantes de la página web de su evento mediante correo electrónico o exhibición. Es una técnica muy eficaz, que aumentará su tasa de conversión y le permitirá trasmitir varios mensajes en cada paso de su plan de marketing.

Fase 1: Prueba

Esta fase consiste en desarrollar su comunicación en los canales que le pertenecen (los medios que le pertenecen) y empezar por sus clientes, clientes potenciales, miembros... También es la oportunidad de trabajar en su programa de fidelidad y ofrecerles una ventaja, por ejemplo, descuentos por inscripción rápida (venta anticipada). No dude en sugerirles que inviten a sus conocidos y que promuevan su participación en el evento.

Por lo tanto, organizará su comunicación principalmente en los medios y la audiencia que ya tiene, en particular:

• Publicando en la página del evento y realizando anuncios en su página web. Publicite su evento donde se centre su tráfico en ese momento. Publique noticias o entradas de blog, no dude en compartir contenido de sus oradores y sugerirles que también publiciten su ponencia en el evento.
• Enviando una invitación mediante un correo electrónico a su base de datos:
  • Dedique tiempo a elegir un buen asunto y no dude en enfatizar los beneficios de asistir a su evento y trabajar en lo emocional. Todos los estudios muestran que los asuntos "poco entusiastas" tienen una tasa de apertura tres veces menor. También puede usar fórmulas pegadizas, como "Las 10 cosas que se perderá si no participa".
  • Céntrese en los clics. Por ejemplo, puede poner miniaturas de vídeos que redirijan a la página del evento y, por supuesto, repartir llamadas de atención en partes específicas del correo electrónico.
  • Envíe una y otra vez. Como parte de la fase de prueba, si ha optado por la fórmula de venta anticipada, no dude en enviar un correo electrónico al principio y otro unos días antes de que finalice el periodo de descuento.
• Retrasmisiones en las redes sociales:
  • Publique una y otra vez. Incluso más que por correo, la comunicación en redes sociales requiere repetición. La vida útil de una publicación es menos de 12 horas. Por eso, preparará un guion de publicaciones destacando las distintas facetas de su evento.
  • Trabaje en sus publicaciones y distribúyalas priorizando a su comunidad. Dicho esto, la mayoría de las redes sociales ofrecen la habilidad de dirigirse a comunidades afines o trabajar en áreas de interés y de forma geográfica. No dude en iniciar una campaña como esa desde la fase de prueba. Asegúrese también de trabajar todas las facetas comunicativas de su evento, como:
    • “Las subscripciones ya están abiertas”.
    • “Solo quedan 3 días para disfrutar de la tasa de venta anticipada”.
    • Agradezca a los patrocinadores.
    • Hable sobre los ponentes, publique citas, hable sobre sus intervenciones o comparta alguna de sus publicaciones.
    • Menciones a los participantes, agradézcales que se hayan inscrito.
    • Fomente que compartan el contenido.
    • …
  • Cree un evento: Facebook le permite crear un evento con un enlace a su formulario de inscripción (Enlace de entrada). Puede, por lo tanto, beneficiarse de todas las ventajas que ofrece este tipo de funcionalidad mientras redirige a los visitantes a su página web para que se inscriban.
  • Crossmedia: Por ejemplo, use la página y el correo electrónico de confirmación de inscripción para sugerir a los participantes que le sigan en sus redes sociales y animarles a compartir que van a asistir.
• SEO / SEA: A partir de ahora, es bastante posible que sus futuros participantes busquen información o se inscriban en su evento. Por lo tanto, tiene que asegurarse de que su página web está bien posicionada en los motores de búsqueda. Para ello, cree los primeros enlaces a su página web y, como su posicionamiento puede tardar unos días, cree una campaña de Adwords basada en el nombre o términos parecidos al tema de su evento.
• Remarketing: Comience de forma inmediata su primera campaña de remarketing centrando su mensaje en el evento y en el periodo de venta anticipada.

Fase 2: Adquisición

Durante esta segunda fase, nos centraremos en los esfuerzos de marketing para conseguir nuevos participantes a través de medios de pago/colaboradores.

Trabajar con colaboradores de negocio o de medios es una forma muy eficaz de organizar la promoción de su evento, dirigiéndose a un público objetivo definido mientras se beneficia de la fama de estos. Su objetivo como organizador del evento es llamar la atención y conseguir nuevas inscripciones. Pero no dude en considerar otro tipo de colaboraciones, por ejemplo con un fotógrafo o un equipo de grabación de vídeo, etc.

Este tipo de colaboración puede ser de varias formas:

• Intercambio de servicios y visibilidad: puede ofrecer, por ejemplo, entradas, su propio stand, visibilidad en la ubicación del evento o una mesa para ellos y sus clientes principales durante el banquete de cierre...
• Afiliación: puede ofrecer un cupón de descuento único reservado especialmente a sus miembros o clientes, o pagarles en base al número de entradas que hayan generado.
• Actividades previas al evento: invítelos a un cóctel o una cena durante la cual tendrán la oportunidad de conocer a algunos de los ponentes o influencers. Aproveche la oportunidad para invitar también a algunos periodistas para que puedan escribir sobre la experiencia y, por lo tanto, sobre el evento.
• …

En cualquier caso, asegúrese de preparar un kit con todos los materiales necesarios (banners, plantilla de correo electrónico, texto para su página web, blog o redes sociales...) para asegurarse de que la comunicación está perfeccionada y la difusión simplificada al máximo.

Si ofrece cupones, asegúrese que no proporcionan un beneficio mayor al ofrecido durante la fase de prueba, para que los participantes ya inscritos no estén expuestos a una oferta más ventajosa.

La fase de adquisición se centra en parte en los mismos tipos de medios que en el contexto de la fase de prueba, solo que esta vez se usan mensajes adaptados y un presupuesto de marketing específico.

• Adwords: basado en los resultados iniciales, optimice sus campañas y amplíe los presupuestos de los que generen mayores conversiones.
• Correos electrónicos en bases de datos externas: dependiendo del tipo de evento que organice, no siempre es fácil encontrar bases de datos de correos electrónicos idóneas para promocionar su evento, pero si existen, no dude en usarlas como medio, ya que proporcionan resultados bastante notables.
• Campañas en redes sociales: amplíe sus mensajes en las redes sociales mediante la organización de campañas pagadas. La mayoría de ellas ofrecen las herramientas necesarias para organizar campañas dirigidas basadas en intereses y de forma geográfica.
• Sea creativo y considere otros medios o canales externos. Puede, por ejemplo, hablar en otro evento dirigido al mismo público objetivo para informarles sobre el tema de su evento e invitarles a participar.

Fase 3: Cierre

Esta última fase tiene como objetivo finalizar las inscripciones a su evento y, para ello, tendrá que dirigirse sobre todo a personas que hayan mostrado interés en el evento, pero no hayan completado su inscripción todavía.

Así que, céntrese en medios concretos:

• Relaciones con el cliente: correos electrónicos, llamadas telefónicas, …
• Remarketing
• …

En cuanto al mensaje, lo mejor es trabajar en un incentivo temporal para insistir en los días que faltan para inscribirse o en que son las últimas plazas libres.

Por supuesto, que haya comenzado la fase de cierre no quiere decir que la de adquisición y sus campañas correspondientes tengan que parar.

Lista de comprobación

• Prerrequisito:
  • Validación de la página web de su evento:
    • Descripción del evento
    • Lista de oradores y sus biografías
    • Fotos, vídeos...
  • Configurar Google Analytics o similar:
    • Seguimiento de fuentes de tráfico
    • Establecimiento de objetivos
    • Si dispone de varios tipos de inscripción, el seguimiento de comercio electrónico le permitirá realizar el análisis basado en la facturación.
  • Plan de seguimiento para las distintas campañas. Si usa Google Analytics, puede echarle un vistazo a sus herramientas de creación de URL. Si quiere más información sobre el uso de esta herramienta, puede que quiera consultar esta guía: Guía completa al nuevo creador de URL de Google.
  • Creación del remarketing de la campaña, por ejemplo, en Google Adwords, redes sociales y su sistema de gestión de relaciones con clientes.
• Prueba:
  • Creación de la tasa de "venta anticipada" para el periodo correspondiente
  • Publicaciones en sus páginas web y primeras entradas de blog
  • Difusión de correos electrónicos a su base de datos. Al menos al principio y al final del periodo de prueba.
  • Retrasmisiones en redes sociales
  • SEO / SEA
  • Remarketing
• Adquisición:
  • Colaboraciones
  • Ampliación de las campañas de Adwords
  • Correos electrónicos en bases de datos externas
  • Campañas de pago en redes sociales
  • Otros canales externos…
• Cierre:
  • Contacte mediante correo electrónico o teléfono a las personas que no estén registradas pero que mostraron interés
  • Amplíe su campaña de remarketing centrando su mensaje en un incentivo temporal.

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