Come sviluppare una buona strategia di marketing per il tuo evento? L'organizzazione dell'evento è a buon punto? Hai la location, i relatori, il sito Web è online e pronto ad accogliere i partecipanti? Non resta che invitarli a registrarsi sul sito Web e cercare di ottenere la massima partecipazione.

L'organizzazione dell'evento è a buon punto? Hai la location, i relatori, il sito Web è online e pronto ad accogliere i partecipanti? Non resta che invitarli a registrarsi sul sito Web e cercare di ottenere la massima partecipazione. A tal fine, la definizione di una strategia di comunicazione e il lancio di campagne ben organizzate è della massima importanza.

Lo scopo di questo articolo è esaminare tutte le azioni che potrebbero o dovrebbero essere implementate per massimizzare l'iscrizione. Per farlo, suddividi il periodo che ti separa dalla data dell'evento in 3 fasi principali: Teasing, Acquisizione e Chiusura. Puoi adeguare i tempi di ciascuna di queste fasi in base al tempo a disposizione, al tipo di evento che stai organizzando e alle abitudini dei partecipanti. Ad esempio, se l'evento si rivolge a un pubblico professionale internazionale, inizia la fase di chiusura abbastanza presto in modo che i partecipanti abbiano il tempo per organizzare le proprie agende, prenotare un volo, un hotel e così via.

Prerequisito

Assicurati che il sito Web dell'evento sia completo e interessante:

1. Descrizione dell'evento: indica chiaramente l'argomento e il tipo di pubblico di destinazione, insieme ai vantaggi che l'evento offre ai partecipanti. Sii breve e, se possibile, utilizza consigli o citazioni di persone che hanno già partecipato alle edizioni precedenti
2. Metti in evidenza i relatori: sono il cuore del tuo evento, quindi prenditi del tempo per presentarli in modo appropriato, con l'indicazione della loro attuale posizione lavorativa e una breve biografia. Puoi anche citare le rispettive pagine LinkedIn, i blog e i siti Web pertinenti per consentire ai visitatori di conoscerli meglio
3. Crea un'atmosfera: per farlo, scegli attentamente la foto di copertina e pubblica video e testimonianze delle precedenti edizioni o brevi interviste ai relatori. E se non hanno questo tipo di materiale, puoi crearlo facilmente con brevi interviste usando Skype o Hangout

Ora puoi iniziare la tua comunicazione, ma prima imposta gli strumenti, ad esempio Google Analytics e il monitoraggio dell'e-commerce, che ti permetteranno di misurare le performance delle diverse campagne e amplificarle dove necessario. E non dimenticare di realizzare un piano di monitoraggio per i diversi media e messaggi che utilizzerai. In questo modo, sarai in grado di identificare con precisione ogni fonte e adattare le tattiche di comunicazione in base alle prestazioni di ciascuna fonte.

Infine, avvia immediatamente una campagna di remarketing che ti consentirà di targetizzare di nuovo i visitatori del sito Web dell'evento tramite e-mail o visualizzazione. È una tattica molto efficace, che aumenterà il tasso di conversione e ti consentirà di inoltrare diversi messaggi in ogni fase del piano di marketing.

Fase 1 : Teasing

Questa prima fase consiste nello sviluppare la comunicazione sui tuoi canali (i tuoi media) e prima verso i tuoi clienti, prospect, membri... È anche l'occasione per lavorare sul tuo programma fedeltà e offrire dei vantaggi, ad esempio, con sconti per la registrazione anticipata (early bird). Suggerisci di invitare i propri conoscenti e promuovi la loro partecipazione all'evento.

Organizza la comunicazione principalmente sui media e sul pubblico che hai già, ossia:

• Pubblica sul sito Web dell'evento e pubblica annunci sul tuo sito Web. Pubblicizza l'evento dove è attualmente concentrato il tuo traffico. Pubblica notizie o post sul blog, pubblica contenuti dei relatori e suggerisci loro di pubblicizzare il proprio intervento all'evento
• Invia un messaggio e-mail di invito ai contatti presenti nel tuo database:
  • Investi tempo nella scelta di un buon argomento ed enfatizza i vantaggi della partecipazione all'evento facendo leva su un messaggio emozionale. Tutti gli studi mostrano che gli argomenti "tiepidi" generano un tasso di apertura fino a 3 volte inferiore. Usa formule accattivanti, come "Le 10 cose che perderai se non partecipi"
  • Focalizzati sui clic. Ad esempio, puoi inserire miniature di video che reindirizzeranno al sito Web dell'evento e, naturalmente, includere inviti all'azione in posizioni strategiche nella tua e-mail
  • Invia diversi messaggi e-mail. Nell'ambito della fase di teasing, se hai optato per una formula early bird, invia un messaggio e-mail all'inizio e un altro qualche giorno prima del termine del periodo di sconto
• Post sui social network:
  • Pubblica diversi post. Ancor più che per i messaggi e-mail, la comunicazione sui social network richiede reiterazione. La vita media di un post è inferiore a 12 ore. Ecco perché dovrai preparare dei post che mettano in evidenza i diversi aspetti dell'evento
  • Prepara con attenzione i post e distribuiscili prima di tutto alla tua community. Detto questo, la maggior parte dei social network offre la possibilità di rivolgersi a community simili o di lavorare sulle aree di interesse e sulla distribuzione geografica. Non esitare ad avviare una campagna di questo tipo sin dalla fase di teasing. Concentra l'attenzione anche su tutti gli aspetti della comunicazione dell'evento, ad esempio:
    • "Le iscrizioni sono aperte"
    • "Mancano solo 3 giorni per usufruire della tariffa early bird"
    • Ringrazia gli sponsor
    • Parla dei relatori, pubblica citazioni, parla dei loro interventi o pubblica di nuovo alcune delle loro pubblicazioni
    • Menziona i partecipanti, ringraziali per essersi registrati all'evento
    • Incoraggia la condivisione
    • …
  • Creazione di un evento: Facebook ti consente di creare un evento con un link al modulo di registrazione (URL biglietto). Puoi quindi beneficiare di tutti i vantaggi di questo tipo di funzionalità per invitare i visitatori del sito Web dell'evento a registrarsi
  • Crossmedialità: utilizza la pagina di conferma della registrazione e il messaggio e-mail per suggerire ai partecipanti di seguirti sui social network e incoraggiarli a condividere la loro partecipazione
• SEO/SEA: d'ora in poi, è probabile che i futuri partecipanti cerchino informazioni all'evento o che si iscrivano. Devi quindi assicurarti che il sito Web dell'evento sia riportato nei risultati dei motori di ricerca. Per fare ciò, crea i primi link al sito Web dell'evento e, poiché l'inclusione nei risultati di ricerca può richiedere alcuni giorni, crea una campagna Adwords basata sul nome o su termini simili al tema dell'evento
• Remarketing: inizia subito la prima campagna di remarketing focalizzando il tuo messaggio sull'evento e sul periodo di early bird

Fase 2: Acquisizione

Durante questa seconda fase, concentreremo gli sforzi di marketing sull'acquisizione di nuovi partecipanti tramite media a pagamento e/o partner.

Collaborare con partner commerciali o con i media è un modo molto efficace per organizzare la promozione di un evento, rivolgendosi a un pubblico di destinazione definito, beneficiando al contempo della notorietà di questi. Il tuo obiettivo, come organizzatore dell'evento, è aumentare la consapevolezza e ottenere nuove iscrizioni. Ma puoi anche prendere in considerazione altri tipi di partnership, ad esempio con un fotografo o un team per l'acquisizione di video e così via.

Questo tipo di partnership può assumere diverse forme:

• Scambio di servizi e visibilità: puoi ad esempio offrire loro biglietti, un proprio stand, visibilità sulla posizione dell'evento o un tavolo per sé e per i loro principali clienti durante il rinfresco di chiusura e così via
• Affiliazione: puoi offrire un buono sconto eccezionale riservato ai loro iscritti o clienti oppure pagarli in base al numero di iscrizioni che avranno generato
• Attività pre-evento: invitali a un cocktail party o a una cena durante la quale avranno l'opportunità di incontrare alcuni dei relatori o degli influencer. Cogli l'occasione per invitare anche alcuni giornalisti affinché possano scrivere della propria esperienza e quindi del tuo evento
• …

In ogni caso, assicurati di preparare un kit per i partner con tutto il materiale necessario (banner, modello di messaggio e-mail, testo per i rispettivi siti Web, blog o social media e così via) per garantire che la comunicazione sia incanalata in modo coerente e semplice.

Se offri dei coupon, assicurati che non forniscano un vantaggio maggiore rispetto a quello offerto durante la fase di teasing, in modo che i partecipanti già registrati non usufruiscano di un'offerta più vantaggiosa.

La fase di acquisizione si concentra in parte sugli stessi tipi di media utilizzati nella fase di teasing, ma con messaggi adattati e un budget di marketing dedicato.

• Adwords: in base ai risultati iniziali, ottimizza le tue campagne e amplia il budget su quelli che generano le conversioni migliori
• E-mail su database esterni: a seconda del tipo di evento che stai organizzando, non è sempre facile trovare database di e-mail idonei per promuovere l'evento, ma se tali database sono disponibili, non esitare a utilizzarli in quanto producono risultati apprezzabili
• Campagne sui social network: amplifica i tuoi messaggi sui social organizzando campagne a pagamento. La maggior parte di essi fornisce tutti gli strumenti necessari per organizzare campagne mirate in base agli interessi e alla posizione geografica
• Sii creativo e considera altri media o canali esterni. Puoi, ad esempio, parlare a un altro evento dedicato allo stesso pubblico di destinazione, informarlo sul tema del tuo evento e invitarlo a partecipare

Fase 3: Chiusura

Quest'ultima fase ha lo scopo di finalizzare le iscrizioni all'evento e, per questo, è necessario rivolgersi principalmente alle persone che hanno espresso interesse ma non hanno ancora completato la registrazione.

Quindi concentrati su media specifici:

• CRM: Invio di messaggi e-mail, telefonate e così via
• Remarketing
• …

In termini di messaggio, idealmente lavora su un incentivo temporale per insistere sui pochi giorni rimasti per registrarsi o sul fatto che quelli disponibili siano gli ultimi posti rimasti.

Naturalmente, l'avvio della fase di chiusura non significa che la fase di acquisizione e le relative campagne debbano essere terminate.

Lista di controllo

• Prerequisito:
  • Convalida del sito Web dell'evento:
    • Descrizione dell'evento
    • Elenco dei relatori e biografia
    • Immagini, video e così via
  • Configurazione di Google Analytics o equivalente:
    • Monitoraggio delle sorgenti di traffico
    • Impostazione degli obiettivi
    • Se hai diversi tipi di registrazioni, il monitoraggio e-commerce ti permetterà di effettuare l'analisi in base al fatturato
  • Piano di monitoraggio per le diverse campagne. Se utilizzi Google Analytics, puoi dare un'occhiata ai loro strumenti per la creazione di URL. Maggiori informazioni sull'utilizzo di questo strumento sono disponibili in questa guida: A Complete Guide to The New Google URL Builder
  • Creazione di campagne di remarketing, ad esempio su Google Adwords, social media e CRM
• Teasing:
  • Creazione della tariffa "early bird" per il relativo periodo
  • Pubblicazioni sui tuoi siti Web e primi post sul blog
  • Trasmissione di messaggi e-mail ai contatti presenti nel tuo database. Almeno all'inizio e prima della fine del periodo di teasing
  • Post sui social network
  • SEO/SEA
  • Remarketing
• Acquisizione:
  • Partnership
  • Amplificazione delle campagne Adwords
  • E-mail su database esterni
  • Campagne a pagamento sui social network
  • Altri canali esterni
• Chiusura:
  • Contatta le persone non registrate che hanno dimostrato interesse tramite e-mail e/o telefono
  • Amplifica la campagna di remarketing focalizzando il tuo messaggio su un incentivo temporale

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