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Eventos híbridos: el futuro de la industria y cómo sacarles provecho ¿Cómo podemos organizar eventos en 2021? Como consecuencia de los confinamientos y la distancia social, los eventos híbridos se han convertido en la norma.

Este año ha sido una locura para todo el mundo, en especial para la industria de eventos. Se retrasaron y cancelaron conferencias internacionales y eventos en directo mientras los servicios de planificación se enfrentaban a un reto insuperable: cómo organizarlos teniendo en cuenta la distancia social y el confinamiento. Debido a ello, los eventos híbridos se convirtieron en la norma. 

¿Qué son los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son exposiciones, seminarios, conferencias y ferias comerciales que combinan las plataformas virtuales con elementos de eventos presenciales. Por ejemplo, puede organizar una conferencia de negocios en Reino Unido y, al mismo tiempo, clientes, empleados y el resto del público pueden ver esas sesiones transmitidas en directo en cualquier parte del mundo. Debido a la naturaleza del evento, no puede contratar a un organizador de eventos tradicional; tiene que buscar un servicio de eventos virtuales. 

¿Cómo aprovechar un evento híbrido?

Para sacarle el mayor partido a su evento híbrido, tiene que asegurarse de que los recintos no solo ofrecen conexión Wi-Fi gratuita, sino que cuentan con un servicio excepcional. Además, tiene que equiparlo con suficiente ancho de banda para soportar las tecnologías de eventos contemporáneas, como la realidad aumentada o la realidad virtual. Aquí tiene algunos consejos que le pueden ayudar a aprovechar al máximo un evento híbrido:

Piense en las cámaras

Se necesita una cámara para desarrollar una experiencia visual impactante. Mientras decide cuántas cámaras usar o de qué tipo, piense en lo siguiente:

¿Harán falta primeros planos en el evento? ¿Se necesitan tres ángulos o más? Si la respuesta es sí, entonces necesita varias cámaras. En ese caso, tiene que asegurarse de tener un conmutador, y también de asignar a una persona que sea capaz de seleccionar los ángulos correctos.

Además, tenga en cuenta el tamaño de la pantalla de aquellos que vayan a ver la retransmisión. La cámara debe ser compatible con todos los tamaños de pantalla. Después, está el tema del HD, ¿se notará en la retrasmisión?

Proporcione los micrófonos adecuados

Los micrófonos inalámbricos de solapa son la mejor opción, ya que minimizan el ruido ambiente y consiguen que suene bien en vídeo. Tenga a alguien pendiente del panel de sonido, que encienda y apague los micrófonos cuando sea necesario, para gestionar el equipo de audio. De esta forma, nadie se dejará el micrófono encendido por accidente, lo que evita que una experiencia de audio insatisfactoria afecte a su evento. Si en algún momento se realiza una sesión de Preguntas y respuestas, asegúrese de que haya azafatos que puedan darle un micrófono inalámbrico a la audiencia. 

Obtenga una conexión a internet eficaz

Es importante reservar una conexión a internet solo para la retransmisión en directo. De esta manera, nadie podrá conectarse y acaparar el ancho de banda. El soporte por cable es fundamental para esta tecnología, así que no opte por la ruta inalámbrica.

Fije el soporte técnico

Asigne a alguien in situ que sepa como utilizar el equipo del recinto a la perfección y conozca toda la información relevante relacionada con los colaboradores de transmisión y la realidad aumentada. Durante la grabación, deben estar pendientes de los cambios en la iluminación y el enfoque, que pueden obstaculizar la experiencia de los asistentes en remoto.

Ofrezca varios canales de participación

Use correos electrónicos, hashtags en Instagram y Twitter, y transmisiones de vídeo de recintos emergentes para que la gente pueda subir sus preguntas y participar sin dificultades. Asigne a alguien para que siga estos medios, seleccione las preguntas y se las envíe a los oradores con rapidez.  

Pruebe meticulosamente

Tenga una conversación con su planificador de eventos de antemano para asegurarse de que proporciona el equipo apropiado: el que cumpla con los requisitos de su audiencia. Realice pruebas exhaustivas para detectar problemas en el equipo. Por último, reserve algo de tiempo antes de que comience el evento y revise el audio, las cámaras y las luces. 

¿Por qué son los eventos híbridos el futuro?

Los eventos híbridos tienen los siguientes beneficios: 

Mayor alcance 

Decir que los eventos híbridos dividen la audiencia, es decir, que o acuden de forma presencial o acuden de forma virtual, es un mito. Al contrario, expanden su alcance de forma considerable y producen un mayor número de asistentes.

Según un estudio, casi el 98 % de los asistentes que se apuntaron a un evento híbrido no tenían intención de asistir de forma presencial. Esto significa que los eventos híbridos generan una nueva audiencia que, bien no está segura de si el evento merece la pena, bien simplemente prefiere asistir desde la comodidad de su hogar.

Mayor compromiso

La adición de un evento virtual a uno en directo pone sobre la mesa varias oportunidades de compromiso, algo que seguro que le gustaría en un evento solo en directo. Tenga en cuenta que su audiencia participará a través de ordenadores y móviles, lo que implica que podrán hablar, dar a me gusta, comentar y compartir. Por ejemplo, puede ejecutar un sondeo durante la sesión para recoger comentarios. 

Si fuera necesario, también se da la oportunidad de hacer que tanto los asistentes virtuales como en directo se conecten entre ellos. El software de eventos modernos puede ayudarle a asignar un área para reuniones virtuales. 

Apoyo de patrocinadores 

A los patrocinadores les gustan los eventos virtuales, ya que un 72 % de ellos han demostrado interés en participar en uno. Hay algunas razones tras esta preferencia. Para empezar, los eventos híbridos ofrecen un alcance extendido, lo que significa que hay muchas más oportunidades; no están limitados a las interacción de la audiencia en directo.

Tienen la opción de interactuar con los asistentes virtuales, lo que puede incrementar la participación en sus casetas virtuales. Además, tienen oportunidades de patrocinio ilimitadas gracias a las aplicaciones de eventos y las transmisiones en directo. 

Reflexiones finales

Las industrias de todo el mundo están deseando volver a la normalidad, pero incluso si el COVID-19 se erradica por completo, la industria de los eventos no volverá a ser lo mismo. La pandemia actual no solo ha causado daño; ha forzado a las industrias a innovar con tecnología, lo que ha abierto un mundo de oportunidades. Una de estas epifanías corresponde a la industria de los eventos: las empresas se han dado cuenta de que los eventos híbridos ofrecen beneficios enormes.

Si está pensando en organizar un evento híbrido, mándenos un mensaje para beneficiarse de uno de los mejores servicios de eventos virtuales.

Biografía de la autora 

Sarah Hill es redactora de contenido en Seven Events Ltd, una agencia de servicios virtuales líder que ofrece gestión de eventos corporativos y servicios de localización de recintos en Reino Unido. Comenzó su carrera en la industria de los eventos hace casi una década y, según avanzó el tiempo, se convirtió en una ávida bloguera de eventos, compartiendo su conocimiento sobre planificación de eventos corporativos.