Eventi ibridi: il futuro del settore degli eventi e come trarne vantaggio Come organizzare gli eventi nel 2021? In seguito a lockdown e distanza sociale, gli eventi ibridi sono diventati la norma.

Quest'anno è stato un turbine per il mondo intero, in particolare per il settore degli eventi. Le conferenze internazionali e gli eventi in presenza sono stati rimandati e annullati, in quanto i servizi di pianificazione eventi si sono trovati ad affrontare una sfida insormontabile: come organizzare eventi tenendo in considerazione la distanza sociale e i lockdown? Di conseguenza, gli eventi ibridi sono diventati la norma. 

Che cosa sono gli eventi ibridi?

Gli eventi ibridi sono manifestazioni, seminari, conferenze e fiere che combinano piattaforme virtuali con elementi dell'evento in presenza. Ad esempio, puoi organizzare una conferenza d'affari nel Regno Unito e, allo stesso tempo, clienti, dipendenti e pubblico generale possono vedere le sessioni in streaming live da tutto il mondo. Data la natura dell'evento, non puoi avvalerti di un organizzatore di eventi tradizionale, ma devi cercare un servizio di eventi virtuali. 

Come trarre vantaggio dagli eventi ibridi?

Per sfruttare al massimo gli eventi ibridi, devi assicurarti che le sedi non solo offrano una connessione Wi-Fi gratuita, ma che garantiscano un servizio di qualità eccezionale. Inoltre, dovrai attrezzarle della larghezza di banda sufficiente a supportare le tecnologie per eventi contemporanee, ad esempio la realtà aumentata e la realtà virtuale. Di seguito, alcuni suggerimenti per trarre vantaggio dagli eventi ibridi:

Pensa alle telecamere

È necessaria una telecamera per garantire un'esperienza visiva curata. Nella scelta della tipologia e del numero di telecamere da usare, pensa a questi aspetti:

Per l'evento sono necessari primi piani? Sono necessarie tre o più angolazioni? In caso affermativo, devi procurarti varie telecamere. Devi assicurarti di avere un commutatore e di disporre di una persona in grado di definire la corretta angolazione della telecamera. 

Considera anche le dimensioni dello schermo di chi visualizzerà lo streaming. La telecamera deve supportare tutte le dimensioni di schermo. Va poi valutata anche la questione dell'alta definizione: lo streaming la mostrerà?

Fornisci microfoni adeguati

I microfoni da bavero wireless sono l'opzione ideale, in quanto minimizzano il rumore di fondo e consentono che laudio risulti adeguato in video. Rivolgiti a una persona che possa gestire l'apparecchiatura audio e che si occupi del pannello audio attivando o disattivando i microfoni quando necessario. In questo modo, i microfoni non verranno dimenticati accesi per sbaglio, evitando che un'esperienza audio insoddisfacente influisca sulla buona riuscita dell'evento. Se è prevista una sessione di domande e risposte, assicurati che un assistente possa dare i microfoni wireless al pubblico. 

Ottieni una connessione Internet affidabile

È importante riservare una connessione Internet solo per lo streaming live. In questo modo, nessuno potrà connettersi e sfruttare la larghezza di banda. È fondamentale il supporto cablato per questa tecnologia, quindi non optare per la rete wireless.

Incarica il supporto tecnico

Incarica qualcuno sul posto che conosca perfettamente come utilizzare l'attrezzatura della sede e possieda tutte le informazioni importanti relative ai partner streaming e alla tecnologia audio/video. Durante le riprese, il supporto deve tenere traccia dei cambiamenti d'illuminazione e della messa a fuoco, aspetti che possono disturbare l'esperienza dei partecipanti da remoto.

Offri più canali di partecipazione

Usa i messaggi e-mail, gli hashtag su Instagram e Twitter e le trasmissioni video da spazi emergenti in modo che gli utenti possano porre le proprie domande e partecipare senza difficoltà. Incarica qualcuno che tenga traccia delle richieste, selezioni le domande e le invii al relatore rapidamente. 

Esegui test meticolosi

Discuti con l'organizzatore in anticipo per assicurarti che ti procuri l'attrezzatura adeguata: quella in grado di soddisfare i requisiti del tuo pubblico. Provvedi che la configurazione elettrica sia definita in anticipo. Esegui test per individuare problemi nell'attrezzatura. Infine, riserva un periodo di tempo prima dell'inizio dell'evento e controlla la sistemazione di audio, video e illuminazione. 

Perché gli eventi ibridi sono il futuro? 

Gli eventi ibridi offrono i vantaggi seguenti: 

Maggiore portata 

Dire che gli eventi ibridi dividono il pubblico, ovvero o partecipano di persona o partecipano virtualmente, è un mito. Al contrario, espandono la portata in maniera significativa e producono un numero di partecipanti più elevato.

In base a uno studio, circa il 98% dei partecipanti iscritti a un evento ibrido non pensavano inizialmente di parteciparvi di persona. Ciò significa che l'evento ibrido genera un nuovo pubblico che non è sicuro se l'evento valga la pena o che semplicemente apprezza la possibilità di parteciparvi dalla comodità di casa propria.  

Maggior coinvolgimento

L'aggiunta di un evento virtuale a un evento in presenza pone sul tavolo diverse opportunità di coinvolgimento, del tipo che sicuramente verrebbero apprezzate in un evento solo in presenza. Tieni presente che il pubblico parteciperà tramite computer e smartphone, quindi potrà parlare, mettere Mi piace, commentare e condividere. Ad esempio, puoi lanciare un sondaggio durante la sessione per raccogliere feedback. 

Se necessario, è anche possibile far interagire tra loro i partecipanti in presenza con quelli virtuali. I software per eventi moderni possono aiutarti a individuare un'area per le riunioni virtuali. 

Supporto di sponsor 

Gli sponsor apprezzano gli eventi virtuali, infatti il 72% di questi ha mostrato interesse a partecipare almeno a uno di questi eventi. Ci sono alcuni motivi dietro questa preferenza. Innanzitutto, gli eventi ibridi offrono una maggiore portata, che si traduce in maggiori opportunità. Non sono limitati a interazioni con il pubblico in presenza.

Consentono di interagire con il pubblico virtuale, una mossa che può aumentare la partecipazione al loro stand virtuale. Inoltre, hanno infinite opportunità di sponsorizzazioni grazie allo streaming live e alle app per eventi. 

Considerazioni finali

Le industrie di tutto il mondo vogliono tornare alla normalità, ma anche se il COVID-19 venisse spazzato via completamente, il settore degli eventi non tornerà mai più lo stesso. La pandemia in corso non ha solo provocato danni; ha costretto i settori a innovarsi tecnologicamente, il che ha aperto la strada a un'ampia gamma di opportunità. Una di queste epifanie ha interessato il settore degli eventi; le società hanno capito che gli eventi ibridi offrono moltissimi vantaggi. 

Se stai pensando di organizzare un evento ibrido, inviaci un messaggio per godere dei vantaggi offerti da uno dei migliori servizi di eventi virtuali.  

Biografia dell'autore 

Sarah Hill è una scrittrice di contenuti presso Seven Events Ltd, agenzia di eventi virtuali leader del settore che offre gestione di eventi di livello aziendale e servizi di individuazione delle sedi nel Regno Unito. Ha iniziato la sua carriera nel settore degli eventi circa dieci anni fa, con il passare del tempo è diventata un'appassionata blogger di eventi che condivide le proprie considerazioni sulla pianificazione di eventi aziendali.