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Bien que l'année passée ait fait l'effet d'une tornade dans le monde entier, elle a plus particulièrement touché le secteur événementiel. De nombreuses conférences internationales et une pléthore de spectacles vivants ont été décalés ou purement et simplement annulés alors que les services événementiels faisaient face à un défi insurmontable : comment programmer des événements en période de distanciation physique et de confinement ? Ces conditions ont entraîné la normalisation des événements hybrides.
Que sont les événements hybrides ?
On qualifie d'événements hybrides les expositions, séminaires, conférences et salons commerciaux qui combinent des plateformes virtuelles à des éléments événementiels physiques. Vous pouvez par exemple organiser une conférence commerciale au Royaume-Uni tout en la diffusant simultanément en direct à vos clients, vos employés et au grand public du monde entier. Du fait de la nature de l'événement, vous ne pouvez pas avoir recours à un organisateur d'événement traditionnel : vous devrez faire appel à des services d'organisation d'événements virtuels.
Comment tirer parti des événements hybrides ?
Pour tirer le meilleur parti de vos événements hybrides, vous devez non seulement vous assurer que vos salles proposent une connexion Wi-Fi gratuite, mais qu'elles disposent d'une connexion Wi-Fi exceptionnelle. Celle-ci doit proposer une bande passante suffisante pour prendre en charge les technologies événementielles contemporaines, comme la réalité augmentée/virtuelle. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à faire de vos événements hybrides un succès.
Pensez aux caméras
Les caméras vous permettent de mettre sur pied une fantastique expérience visuelle. Pour déterminer le nombre ou le type de caméras à utiliser, prenez en compte les éléments suivants.
L'événement nécessitera-t-il des gros plans, ou encore trois angles ou plus ? Si c'est le cas, vous devrez utiliser plusieurs caméras, ainsi qu'une table de mixage vidéo. Vous devrez également affecter une personne au choix des angles de caméras adéquats.
Pensez en outre à la taille de l'écran sur lequel votre public regardera votre événement : votre caméra doit prendre en charge toutes les tailles d'écran. Enfin, la question de la haute définition se pose. La diffusion peut-elle en bénéficier ?
Fournissez les micros adéquats
Les micros-cravates sans fil s'avèrent souvent idéaux, car ils minimisent le bruit ambiant et offrent une bonne entrée son à la caméra. Affectez une personne à l'équipement audio : elle pourra garder l'œil sur la table de mixage et allumer ou éteindre les micros au moment opportun. De cette façon, les micros ne peuvent pas rester accidentellement sous tension, évitant ainsi qu'une expérience audio de piètre qualité ne vienne nuire à votre événement. Si vous prévoyez une session de questions, veillez à ce que des préposés aux micros puissent prêter des micros portables sans fil aux membres du public.
Veillez à avoir une connexion Internet fiable à disposition
La diffusion en direct doit bénéficier de sa propre connexion Internet. De cette manière, personne ne peut s'y connecter sur le site et la priver d'une partie de sa bande passante. Une connexion filaire s'avère essentielle pour cette technologie, n'optez donc pas pour le sans-fil.
Affectez une personne à l'assistance technique
Affectez au site une personne qui comprend parfaitement le fonctionnement de l'équipement de la salle et connaît toutes les informations importantes en ce qui concerne les partenaires de diffusion et de réalité augmentée. Lors du filmage, elle devra suivre les modifications de l'éclairage et de la mise au point, qui pourraient perturber l'expérience du public en distanciel.
Proposez plusieurs canaux de participation
Utilisez des e-mails, des hashtags sur Instagram et Twitter et un flux vidéo en provenance des lieux éphémères afin que le public puisse poser des questions et participer facilement. Nommez une personne qui suivra les contributions du public, prendra en charge les questions et les enverra rapidement aux conférenciers.
Testez de fond en comble
Discutez au préalable avec votre organisateur pour vous assurer de posséder l'équipement adéquat, qui répondra aux exigences de votre public. Faites en sorte que la configuration électrique soit déployée en avance. Effectuez des tests minutieux pour détecter les potentiels problèmes d'équipement. Enfin, réservez une plage horaire avant le début de l'événement pour passer en revue l'installation audio, vidéo et d'éclairage.
Pourquoi les événements hybrides représentent-ils l'avenir ?
Les événements hybrides offrent les avantages suivants.
Portée étendue
Contrairement à l'idée reçue qui veut que les événements hybrides divisent votre public, ses membres se déplaçant en personne ou participant de manière virtuelle, ce type d'événement étend votre portée de manière importante et multiplie le nombre de participants.
D'après une récente étude, environ 98 % des participants qui se sont inscrits à un événement hybride n'avaient pas à l'origine l'intention d'y assister en présentiel. Par conséquent, les événements hybrides génèrent un nouveau public, qui soit n'est pas persuadé de la valeur de l'événement, soit préfère y participer depuis le confort de son foyer.
Engagement accru
L'ajout d'un événement virtuel à un événement en présentiel entraîne des possibilités d'engagement supplémentaires dont vous bénéficierez certainement. Gardez à l'esprit que les membres de votre public prendront part à l'événement sur leurs ordinateurs portables et téléphones mobiles, ce qui signifie qu'ils pourront parler, aimer, commenter et partager. Vous pouvez donc, par exemple, lancer un questionnaire au cours d'une session afin de recueillir des commentaires.
Si besoin, vous pouvez organiser une rencontre entre participants en présentiel et en distanciel grâce à des logiciels d'événementiel modernes, qui vous permettent d'affecter une zone aux réunions virtuelles.
Soutien des sponsors
Les sponsors aiment les événements hybrides: 72 % d'entre eux ont affirmé souhaiter assister à de tels événements. Cette préférence n'est pas le fruit du hasard.
Tout d'abord, les événements hybrides ont une portée plus étendue, qui aboutit à une génération de leads accrue. Les sponsors ne sont en effet plus limités aux interactions avec le public en présentiel et peuvent désormais toucher un public en distanciel, ce qui leur permet de dynamiser la participation sur leurs stands virtuels.
Mais surtout, les événements hybrides leur offrent des possibilités infinies en matière de publicités sur les applications d'événement et les diffusions en direct.
Conclusion
Bien que les secteurs du monde entier souhaitent avant tout un retour à la normale, même si la COVID-19 est complètement éradiquée, le visage du secteur événementiel restera changé à jamais. La pandémie en cours n'a pas causé que des dégâts, elle a également forcé divers secteurs à innover sur le plan technologique, créant par là un large éventail de nouvelles possibilités. Le secteur événementiel a effectué une telle prise de conscience et les entreprises de ce domaine ont compris les avantages exceptionnels qu'offraient les événements hybrides.
Si vous envisagez d'organiser un événement hybride, envoyez-nous un message pour bénéficier des services d'un des meilleurs organisateurs d'événements virtuels.
À propos de l'auteur
Sarah Hill exerce en tant que rédactrice de contenu pour Seven Events Ltd, une agence de pointe dans l'événementiel virtuel qui propose ses services en matière de gestion des événements d'entreprise et de recherche de salles au Royaume-Uni. Elle a commencé sa carrière dans le secteur événementiel il y a dix ans de cela et est devenue au fil du temps une fervente blogueuse événementielle qui partage son expertise sur l'organisation d'événements d'entreprise.