El Principio del Clic Único: Cómo los Gestores de Eventos Pueden Combinar sus Datos en una Integración Sin Fisuras ¿Qué es la integración de datos y por qué es tan crítica para el éxito de los eventos corporativos?

El Principio del Clic Único: Cómo los Gestores de Eventos Pueden Combinar sus Datos en una Integración Sin Fisuras

La tecnología juega un papel importante en la organización de eventos y en la reunión de personas en grandes corporaciones.

Muchas empresas grandes utilizan una variedad de herramientas y plataformas tecnológicas como parte de sus operaciones diarias. Sin embargo, si estas herramientas no se integran entre sí, esto puede llevar al caos y al desastre. Para que un evento sea un éxito, se necesita orden. Esto significa que cada herramienta debe funcionar bien dentro del ecosistema de una empresa.

La falta de integración entre los diferentes sistemas que utilizan las empresas puede llevar a silos de datos, lo que significa que las actualizaciones no se comparten entre diversas plataformas de software y herramientas. Esto puede llevar a que las invitaciones a eventos no se envíen correctamente o que los equipos de diferentes departamentos no puedan acceder a información importante. Esta es una de las principales razones por las que las empresas cada vez más buscan integraciones de software que funcionen sin problemas con sus ecosistemas existentes.

En este artículo, delinearemos qué es la integración y por qué la integración de datos es tan crítica para el éxito de los eventos corporativos.

¿Qué es la integración?

La integración ocurre cuando todas las diferentes herramientas y software que utilizan las empresas funcionan perfectamente juntas como parte de un sistema unificado. Estas herramientas pueden incluir sistemas CRM, plataformas de registro, proveedores de pagos, software de marketing por correo electrónico y prácticamente cualquier otro software que se utilice.

El intercambio de datos entre estas herramientas es una parte importante de la integración. Cuando los datos fluyen sin problemas entre todas estas plataformas separadas, los planificadores de eventos obtienen la inteligencia empresarial necesaria para ofrecer eventos exitosos.

¿Por qué es importante la integración?

Para que un evento sea realmente exitoso, es necesario contar con una forma confiable de capturar los clientes potenciales generados y darles seguimiento posteriormente. La integración entre las diferentes herramientas utilizadas para conectarse con los clientes potenciales facilita la prestación de los servicios que necesitan las empresas.

Sin embargo, si los datos no fluyen libre y precisamente entre las diferentes herramientas que utilizan las empresas, interactuar con los asistentes y acceder a información relevante se convierte en una tarea difícil.

Una falta de integración también puede plantear problemas más graves, como importantes retrasos en el servicio, violaciones de privacidad y datos inexactos.

Desafíos causados por la falta de integración

Es común que las grandes empresas utilicen varias herramientas y bases de datos para almacenar información. Sin embargo, si estas herramientas no están integradas, obtener una imagen completa de cómo está funcionando una empresa se vuelve más difícil, ralentizando el proceso de toma de decisiones. También puede hacer que la información importante sea inaccesible para otras partes relevantes. Esto se debe a que almacenar información en lugares separados crea barreras para el intercambio de información. Cuando esto sucede, la calidad de los datos sufre y conduce a datos inexactos, duplicados o inutilizables.

Un ejemplo práctico se puede ver al crear eventos con diferentes precios para miembros y no miembros. Si las herramientas utilizadas no se sincronizan con la base de datos de la empresa para identificar adecuadamente a los participantes, será difícil diferenciar entre miembros y no miembros y aplicar la tarificación correcta.

Una mala gobernanza de datos también puede resultar en violaciones de privacidad si los datos no están seguros, lo que dificulta que los planificadores de eventos comprendan quién tiene acceso a qué datos. Tener varias bases de datos diferentes que no se comuniquen entre sí también puede resultar en errores o fugas graves, en los que la información termina en manos equivocadas.

Si las empresas no pueden cumplir con las leyes de privacidad, mantener registros precisos de acceso a datos y presentar informes a las autoridades pertinentes, podrían estar incumpliendo regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

Beneficios de la integración

Cuando los datos están integrados de manera efectiva entre diferentes herramientas y plataformas, los gestores de eventos no tienen que perder tiempo transfiriendo datos manualmente de una plataforma a otra. Esto puede ahorrar tiempo significativo a largo plazo.

Por ejemplo, al identificar clientes del CRM, la herramienta de registro puede categorizarlos automáticamente y posteriormente asignarles a estos clientes puntos de precio a medida o subeventos.

La integración entre el software de gestión de eventos y el CRM puede ayudar a prevenir la duplicación de datos y minimizar errores. También se facilita la creación de listas de invitados detalladas. Los planificadores de eventos pueden luego utilizar los datos recopilados de estos sistemas para extraer información que les permita comprender el valor de sus eventos.

Estos conocimientos adicionales ayudan a garantizar que los detalles de los asistentes permanezcan actualizados y que el acceso a los datos esté restringido solo a participantes autorizados. Esto ayuda a mantener la privacidad y prevenir violaciones de datos.

El uso de software de gestión de eventos que se integra con otros sistemas que utilizan las empresas puede permitir a los planificadores de eventos comprender mejor dónde se almacenan los datos. También puede proporcionar una comprensión más profunda de cómo se utilizan los datos y cumplir con las regulaciones de privacidad.

Cómo las integraciones de software pueden consolidar datos y análisis

Casi todas las grandes corporaciones moverán datos entre sistemas, que almacenarán datos de diferentes maneras. Sin embargo, para consolidar datos y obtener ideas prácticas de ellos, es necesario un mapeo de datos para asegurar que la información se transmita y almacene en los lugares correctos.

Este proceso de mapeo debe incluir un esquema muy claro de qué sistemas necesitan comunicarse entre sí. También es importante comprender qué campos de datos deben actualizarse antes de iniciar el proceso de integración de software. Tener un plan claro de cómo fluirán los datos entre sistemas ayuda a superar las diferencias entre sistemas y garantiza la precisión.

Una vez que un sistema está integrado, los planificadores de eventos pueden comprender más rápidamente cómo se relacionan entre sí diferentes conjuntos de datos. Estos conocimientos adicionales se pueden utilizar al segmentar clientes potenciales, crear eventos futuros y colaborar con otras organizaciones.

Las integraciones de software permiten a los gestores de eventos ver el panorama general y comprender el alcance, tamaño y estructura de una empresa. Estos conocimientos luego se pueden utilizar para ofrecer eventos y servicios que estén más alineados con las necesidades de una empresa.

Fomentar la facilidad de integración en diferentes mercados

En el mundo conectado de hoy, muchas grandes empresas operan en múltiples ubicaciones geográficas y países, con leyes de privacidad y protección de datos divergentes. Esto puede afectar las diversas herramientas y sistemas que se utilizan dentro de estas empresas.

Por ejemplo, las reglas del RGPD en Europa pueden evitar que alguien que trabaje para la misma empresa acceda a datos de clientes si se encuentra fuera de la UE. Un sistema unificado e integrado facilita la gestión de los derechos de acceso y el cumplimiento de las regulaciones.

Una empresa que desempeña un papel fundamental en el suministro de software que se integra con diversas herramientas y ecosistemas en diferentes mercados es idloom. El software de idloom ofrece posibilidades de integración ilimitadas y funciona a la perfección con las herramientas existentes que las empresas ya utilizan (CRM, ERP, herramientas de marketing por correo electrónico de BI, etc.).

Por ejemplo, si un planificador de eventos desea vincular una certificación a un programa de capacitación internacional, idloom.passport hace precisamente eso. Además, proporciona a los planificadores de eventos un control completo sobre los derechos de acceso y la gestión de datos, todo ello cumpliendo con las regulaciones locales y los requisitos de privacidad.

Esto permite a los planificadores de eventos compartir información con otros departamentos o empresas en diferentes mercados mientras se mantiene la privacidad y el anonimato.

Ayudando a las grandes empresas a mantenerse mejor conectadas

Gracias a la tecnología, es más fácil que nunca unirse a una reunión, conferencia o programa de capacitación con solo hacer clic en un botón. Como resultado, las grandes corporaciones pueden ampliar su base de clientes y formar asociaciones poderosas con otras empresas.

Sin embargo, el software de gestión de eventos de idloom lleva la innovación un paso más allá al eliminar los desafíos asociados con la navegación entre diferentes sistemas y numerosas regulaciones. En cambio, sus soluciones se sincronizan con las herramientas líderes en el mercado, lo que facilita la gestión de todo el proceso para eventos en línea, en vivo e híbridos. Si bien hay otros proveedores que ofrecen software que se integra con herramientas existentes, las soluciones de idloom van mucho más allá en la personalización y personalización de estas integraciones.

idloom comprende y se adapta verdaderamente a los procesos existentes de sus clientes y desempeña un papel clave en ayudar a garantizar que los datos fluyan libremente dentro de su ecosistema.

idloom también automatiza muchos procesos de gestión de eventos para que los gestores de eventos no pierdan tiempo cambiando entre diferentes sistemas o actualizando información en diversas plataformas, lo que aumenta la eficiencia general.

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