Introductie: Beheer uw evenement efficiënter met effectief bestandsbeheer
Effectieve communicatie is de sleutel tot elk succesvol evenement. Met de bestandsbeheerfunctie van idloom kunt u eenvoudig uw bestanden organiseren, delen en publiceren, zodat de juiste informatie op het juiste moment bij het juiste publiek terechtkomt. Of het nu gaat om het integreren van documenten op uw evenementwebsite, het delen van bronnen in e-mails naar deelnemers of het aanbieden van aangepaste materialen aan specifieke groepen, idloom biedt een veelzijdig en gebruiksvriendelijk platform dat aan al uw behoeften voldoet.
Deze handleiding begeleidt u door de belangrijkste functies en beste praktijken van het idloom-bestandsbeheersysteem. Van het uploaden en delen van bestanden tot het aanpassen van hun zichtbaarheid voor verschillende doelgroepen, u leert hoe u de betrokkenheid van deelnemers kunt vergroten en een vlekkeloze uitvoering van uw evenement kunt garanderen, terwijl u een veilige en georganiseerde informatiestroom behoudt.
Laten we samen ontdekken hoe idloom uw evenementcommunicatie naar een hoger niveau kan tillen!
Aan de slag: Bestanden beheren voor uw evenement
Om te beginnen met het beheren van bestanden voor uw evenement, gaat u naar de sectie Content > Bestanden in de websitebouwer van uw evenement. Dit is uw centrale plek voor het uploaden en organiseren van evenementgerelateerde bestanden of het koppelen van extern gehoste bestanden.
Wat u kunt doen in de sectie Bestanden:
- Bestanden uploaden of externe URL’s koppelen:
- Bestanden uploaden: Sla bestanden direct op in idloom voor veilige opslag en eenvoudig gebruik.
- Externe bestanden koppelen: Gebruik een URL om bestanden die elders zijn gehost te koppelen. Zo hebt u altijd real-time updates en vermijdt u opslaglimieten.
- Eigenschappen van bestanden instellen:
- Weergavelocaties: Kies waar het bestand automatisch zichtbaar wordt: op uw evenementwebsite, in automatische e-mails naar deelnemers, of in de Attendee Hub.
- Toegangsinstellingen:
- Kies of het bestand openbaar moet zijn (toegankelijk voor alle registranten).
- Beperk de toegang tot specifieke categorieën of opties. Voor bestanden die beperkt zijn en op de website worden gepubliceerd, verschijnen ze alleen op de bevestigingspagina als de keuzes van de deelnemer overeenkomen met de ingestelde filters.
Met deze tools kunt u de beschikbaarheid van bestanden aanpassen, de communicatie verbeteren en een gepersonaliseerde ervaring bieden aan uw evenementdeelnemers.
Bestanden toevoegen en beheren
Om een nieuw bestand toe te voegen en de eigenschappen ervan te configureren:
- Kies het bestandstype:
Selecteer of u een lokaal bestand wilt uploaden of een extern bestand wilt koppelen via een URL. - Voer bestandsdetails in:
- Weergavenaam: Geef het bestand een naam zoals deze zichtbaar zal zijn voor deelnemers.
- Bestand of URL:
- Voor lokaal gehoste bestanden: Selecteer het bestand dat u wilt uploaden.
- Voor externe bestanden: Voer de volledige URL van het bestand in.
- Stel weergavelocaties in:
Kies waar het bestand automatisch zichtbaar wordt:- Op de registratiewebsite.
- In bevestigingsmails.
- In de Attendee Hub.
- Definieer toegankelijkheid:
- Taalfilter: Selecteer, indien van toepassing, specifieke talen waarin het bestand zichtbaar moet zijn.
- Toegangsbeperking: Kies of het bestand openbaar moet zijn (toegankelijk voor alle registranten). Beperk toegang tot specifieke categorieën of opties. Beperkte bestanden die op de website worden gepubliceerd, verschijnen alleen op de bevestigingspagina als de keuzes van de deelnemer overeenkomen met de ingestelde filters.
- Sla het bestand op:
Zodra alle instellingen zijn geconfigureerd, klikt u op Opslaan om het bestand toe te voegen.
Weergave-instellingen beheren in de lijst
U kunt eenvoudig aanpassen waar het bestand wordt weergegeven door in de bestandslijst de opties voor Website, E-mail, of Attendee Hub aan of uit te vinken. Hiermee kunt u instellingen snel bijwerken zonder de individuele bestandsinstellingen te openen.
Publicatie-opties
Op de website
Wanneer ingeschakeld, worden bestanden weergegeven in de sectie Gerelateerde bestanden op de startpagina van het evenement. Dit maakt het voor deelnemers eenvoudig om de bestanden te downloaden.
Voor meertalige websites kunt u specifieke bestanden toewijzen aan bepaalde talen. Bijvoorbeeld, toon Engelse bestanden op de Engelse versie van uw website en Spaanse bestanden op de Spaanse versie, zodat de inhoud taalgericht relevant blijft.
In automatische e-mails
Bestanden worden opgenomen in een speciale sectie Bestanden aan het einde van automatische e-mails. Deze bestanden worden als links weergegeven in plaats van bijlagen, wat:
- De e-mails lichtgewicht houdt.
- De kans vermindert dat ze als spam worden gemarkeerd.
- Ontvangers toegang biedt tot de meest actuele versie van het bestand.
- Problemen met compatibiliteit of bestandsgrootte voorkomt.
In de Attendee Hub
Centraliseer belangrijke bronnen door bestanden beschikbaar te stellen in de Attendee Hub, wat zorgt voor een georganiseerde en aantrekkelijke ervaring. De Attendee Hub biedt real-time updates, zodat deelnemers altijd toegang hebben tot de meest recente evenementinformatie en documenten.
Gerichte toegankelijkheid
Bestanden kunnen worden geconfigureerd om specifieke doelgroepen te bereiken, zodat de meest relevante informatie bij de juiste deelnemers terechtkomt. Gebruik de categorieën en opties die tijdens de registratie zijn geselecteerd om de toegang tot bestanden te regelen en personalisatie te verbeteren.
Voorbeelden:
- Deel roosters die exclusief zijn voor leden, VIP-content of materialen voor sprekers met specifieke groepen.
- Bied aangepaste documentatie, zoals gidsen voor ochtend- of middagsessies, gebaseerd op de door de deelnemer geselecteerde sessies.
Afhankelijk van uw publicatie-instellingen verschijnen beperkte bestanden:
- Op de bevestigingspagina na registratie, als de keuzes van de deelnemer overeenkomen met de ingestelde filters.
- In automatische e-mails die naar relevante ontvangers worden verzonden.
- In de Attendee Hub, voor gefilterde doelgroepen.
Dit flexibele systeem zorgt ervoor dat deelnemers precies krijgen wat ze nodig hebben. Het verbetert de communicatie, verhoogt de betrokkenheid en handhaaft een veilige en efficiënte informatiestroom.
Werken met bestanden
Zodra u uw bestanden in idloom hebt geüpload, kunt u ze eenvoudig gebruiken op pagina’s of in e-mails via de WYSIWYG-editor.
Bestanden invoegen in uw inhoud
- Plaats uw cursor op de gewenste locatie in de editor.
- Klik op de knop “Een document invoegen”.
- Selecteer het document dat u wilt invoegen. De weergavenaam van het document wordt toegevoegd aan uw inhoud als een klikbare link die deelnemers naar het bestand leidt.
Bestands-URL’s kopiëren
- Ga naar de Bestandslijst in de sectie Bestanden.
- Zoek de kolom Meer details en kopieer de URL van het bestand.
- U kunt deze URL overal gebruiken, zoals op externe platforms of in aangepast inhoudsmateriaal.
Belangrijke opmerkingen
- Onbeperkte bestandsgebruik: Bestanden die via de editor worden ingevoegd of worden gedeeld met hun URL, handhaven geen toegangsbeperkingen. Let goed op waar en hoe bestanden met toegangsrestricties worden gebruikt.
- Restrictie-indicator: Om u te helpen beperkte bestanden te herkennen, verschijnt er een klein slotpictogram naast hun naam in het menu Een document invoegen. Dit dient als een herinnering dat er toegangsbeperkingen voor het bestand zijn ingesteld, ook al worden deze beperkingen niet afgedwongen door de editor.
Met deze tools kunt u uw bestanden flexibel integreren in uw evenementcommunicatie, terwijl u zich bewust blijft van de ingestelde toegangsinstellingen.
Veel plezier,
Het idloom-supportteam.