Ein umfassender Leitfaden zum Hochladen, Teilen und Verwalten von Dateien Erfahren Sie, wie Sie Dateien mit idloom hochladen, verwalten und teilen, um die Veranstaltungs­kommunikation zu optimieren und personalisierte Inhalte für Ihre Teilnehmer bereitzustellen.

Einführung: Optimieren Sie Ihr Event mit effizientem Dateimanagement

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Veranstaltung. Mit dem Dateiverwaltungstool von idloom können Sie die Organisation, Freigabe und Veröffentlichung von veranstaltungsbezogenen Dateien optimieren, sodass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Publikum ankommen. Ob es darum geht, Dokumente in Ihre Veranstaltungswebsite einzubinden, Ressourcen in Teilnehmer-E-Mails zu teilen oder maßgeschneiderte Materialien für bestimmte Gruppen bereitzustellen – idloom bietet eine vielseitige und benutzerfreundliche Plattform, die all Ihren Anforderungen gerecht wird.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die wichtigsten Funktionen und bewährten Praktiken zur Nutzung des idloom-Dateiverwaltungssystems. Vom Hochladen und Teilen von Dateien bis hin zur Anpassung ihrer Sichtbarkeit für verschiedene Zielgruppen lernen Sie, wie Sie die Teilnehmerbindung verbessern und einen reibungslosen Veranstaltungsablauf sicherstellen – und das bei einem stets sicheren und organisierten Informationsfluss.

Tauchen wir ein und entdecken Sie, wie idloom Ihre Veranstaltungs­kommunikation auf das nächste Level heben kann!

Erste Schritte: Dateiverwaltung für Ihr Event

Um die Dateien für Ihr Event zu verwalten, navigieren Sie im Website-Builder Ihres Events zur Inhalt > Dateien-Sektion. Dies ist Ihre zentrale Anlaufstelle zum Hochladen und Organisieren veranstaltungsbezogener Dateien oder zum Verlinken extern gehosteter Dateien.

Was Sie in der Datei-Sektion tun können:

• Dateien hochladen oder externe URLs verlinken:
  • Dateien hochladen: Speichern Sie Dateien direkt in idloom für eine sichere und einfache Verwaltung.
  • Externe Dateien verlinken: Nutzen Sie eine URL, um Dateien, die extern gehostet werden, zu verknüpfen. So profitieren Sie von Echtzeit-Updates und umgehen Speicherlimits.​​​​​​​
• Dateieigenschaften einstellen:
  • Anzeigepositionen: Legen Sie fest, wo die Datei angezeigt wird:
    • Auf Ihrer Veranstaltungswebsite.
    • In automatischen Teilnehmer-E-Mails.
    • Im Attendee Hub.​​​​​​​
  • Zugriffseinstellungen:
    • Entscheiden Sie, ob die Datei öffentlich und für alle Registrierten zugänglich sein soll.
    • Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Kategorien oder Optionen. Dateien, die eingeschränkt und auf der Website veröffentlicht werden, erscheinen nur auf der Bestätigungsseite, wenn die Auswahl des Teilnehmers den festgelegten Filtern entspricht.

Mit diesen Tools können Sie die Verfügbarkeit von Dateien gezielt anpassen, die Kommunikation verbessern und Ihren Teilnehmern ein personalisiertes Erlebnis bieten.

Dateien hinzufügen und verwalten

Um eine neue Datei hinzuzufügen und deren Eigenschaften zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Dateityp aus:
   Entscheiden Sie, ob Sie eine lokal gespeicherte Datei hochladen oder eine externe Datei per URL verlinken möchten.
2. Geben Sie Dateidetails ein:
   • Anzeigename: Vergeben Sie einen Namen für die Datei, wie er den Teilnehmern angezeigt wird.​​​​​​​
   • Datei oder URL:
     • Für lokal gespeicherte Dateien: Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten.
     • Für externe Dateien: Geben Sie die vollständige URL der Datei ein.​​​​​​​
3. Legen Sie Anzeigepositionen fest:
   Entscheiden Sie, wo die Datei automatisch sichtbar sein soll:
   • Auf der Registrierungswebsite.
   • In Bestätigungs-E-Mails.
   • Im Attendee Hub.​​​​​​​
4. Definieren Sie die Zugänglichkeit:
   • Sprachfilter: Wählen Sie, falls zutreffend, spezifische Sprachen, in denen die Datei sichtbar sein soll.​​​​​​​
   • Zugriffsbeschränkung: Legen Sie fest, ob die Datei öffentlich und für alle Registrierten zugänglich ist. Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Kategorien oder Optionen. Dateien, die auf der Website veröffentlicht und eingeschränkt sind, erscheinen nur auf der Bestätigungsseite, wenn die Auswahl des Teilnehmers den definierten Filtern entspricht.​​​​​​​
5. Speichern Sie die Datei:
   Sobald alle Einstellungen konfiguriert sind, klicken Sie auf Speichern, um die Datei hinzuzufügen.

Anzeigeeinstellungen in der Liste verwalten

Passen Sie schnell an, wo die Datei angezeigt wird, indem Sie in der Dateiliste die Optionen für Website, E-Mail oder Attendee Hub aktivieren oder deaktivieren. So können Sie Einstellungen effizient ändern, ohne die Eigenschaften einzelner Dateien öffnen zu müssen.

Veröffentlichungsoptionen

Auf der Website

Wenn aktiviert, werden Dateien in der Sektion „Verwandte Dateien“ auf der Startseite Ihrer Veranstaltung angezeigt, sodass Teilnehmer sie problemlos herunterladen können.

Für mehrsprachige Websites können Sie spezifische Dateien bestimmten Sprachen zuweisen. Zum Beispiel können englische Dateien auf der englischen Version Ihrer Website und spanische Dateien auf der spanischen Version angezeigt werden, um sprachspezifische Relevanz zu gewährleisten.

In automatischen E-Mails

Dateien werden in einer speziellen Datei-Sektion am Ende der automatischen E-Mails eingefügt und als Links statt Anhänge bereitgestellt. Diese Methode:

• Macht E-Mails schlanker.
• Verringert das Risiko, als Spam markiert zu werden.
• Garantiert den Empfängern Zugriff auf die aktuellste Version der Datei.
• Vermeidet Probleme mit Kompatibilität oder Dateigröße.

Im Attendee Hub

Zentralisieren Sie wichtige Ressourcen, indem Sie Dateien im Attendee Hub verfügbar machen. Dies schafft eine organisierte und attraktive Erfahrung. Der Attendee Hub bietet Echtzeit-Updates, sodass Teilnehmer immer Zugang zu den neuesten Veranstaltungsdetails und Dokumenten haben.

Zielgerichtete Zugänglichkeit

Dateien können so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Zielgruppen erreichen und sicherstellen, dass relevante Informationen die richtigen Teilnehmer erreichen. Nutzen Sie Kategorien und Optionen, die während der Registrierung ausgewählt wurden, um den Zugriff auf Dateien zu steuern und die Personalisierung zu verbessern.

Beispiele:

• Teilen Sie Zeitpläne nur für Mitglieder, exklusive VIP-Inhalte oder Materialien für Sprecher mit bestimmten Gruppen.
• Stellen Sie personalisierte Dokumentationen wie Leitfäden für Morgen- oder Nachmittagssitzungen basierend auf den ausgewählten Sitzungen des Teilnehmers bereit.

Abhängig von Ihren Veröffentlichungseinstellungen werden eingeschränkte Dateien angezeigt:

• Auf der Bestätigungsseite nach der Registrierung, wenn die Auswahl des Teilnehmers den definierten Filtern entspricht.
• In automatischen E-Mails, die an relevante Empfänger gesendet werden.
• Im Attendee Hub, für gefilterte Zielgruppen.

Dieses flexible System sorgt dafür, dass Teilnehmer genau das erhalten, was sie benötigen. Es verbessert die Kommunikation, steigert die Beteiligung und gewährleistet einen sicheren und effizienten Informationsfluss.

Arbeiten mit Dateien

Nachdem Sie Ihre Dateien in idloom hochgeladen haben, können Sie sie nahtlos auf Seiten oder in E-Mails über den WYSIWYG-Editor verwenden.

Dateien in Ihren Inhalt einfügen

1. Platzieren Sie Ihren Cursor an der gewünschten Stelle im Editor.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument einfügen“.
3. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Der Anzeigename des Dokuments wird als anklickbarer Link in Ihrem Inhalt eingefügt, der die Teilnehmer direkt zur Datei führt.

URLs von Dateien kopieren

• Gehen Sie zur Dateiliste in der Sektion „Dateien“.
• Suchen Sie die Spalte Weitere Details und kopieren Sie die URL der Datei.
• Sie können diese URL überall verwenden, z. B. auf externen Plattformen oder in benutzerdefinierten Inhalten.

Wichtige Hinweise

• Unbeschränkte Dateiverwendung: Dateien, die über den Editor eingefügt oder über ihre URL geteilt werden, erzwingen keine Zugriffsbeschränkungen. Achten Sie darauf, wie und wo eingeschränkte Dateien verwendet werden.
• Restriktionsanzeige: Um eingeschränkte Dateien leichter zu erkennen, erscheint ein kleines Schlosssymbol neben ihrem Namen im Menü „Dokument einfügen“. Dies dient als Erinnerung, dass für die Datei Zugriffsbeschränkungen festgelegt wurden, auch wenn der Editor diese nicht durchsetzt.

Mit diesen Tools können Sie Ihre Dateien flexibel in Ihre Veranstaltungs­kommunikation integrieren und gleichzeitig die festgelegten Zugriffseinstellungen im Blick behalten.

Viel Spaß,

Das idloom-Support-Team.