Introduction : Optimisez la gestion de vos fichiers pour un événement réussi
Une communication efficace est la clé de tout événement réussi. Avec l’outil de gestion des fichiers d’idloom, vous pouvez simplifier l’organisation, le partage et la publication de vos documents liés à l’événement, garantissant ainsi que les bonnes informations atteignent le bon public, au bon moment. Que ce soit pour intégrer des documents à votre site web événementiel, partager des ressources dans les emails des participants, ou fournir des contenus adaptés à des groupes spécifiques, idloom offre une plateforme polyvalente et intuitive pour répondre à vos besoins.
Ce guide vous présente les fonctionnalités essentielles et les bonnes pratiques pour exploiter pleinement le système de gestion des fichiers d’idloom. Du téléchargement et partage de fichiers à la personnalisation de leur visibilité en fonction des publics, vous apprendrez à renforcer l’engagement des participants et à garantir le bon déroulement de votre événement, tout en maintenant un flux d’informations sécurisé et structuré.
Plongeons ensemble dans ce guide et découvrons comment idloom peut transformer votre communication événementielle !
Prise en main : Gestion des fichiers pour votre événement
Pour commencer à gérer les fichiers de votre événement, accédez à la section Contenu > Fichiers dans votre constructeur de site web événementiel. Cette section est votre espace central pour télécharger, organiser vos fichiers liés à l’événement ou lier des fichiers hébergés sur des plateformes externes.
Ce que vous pouvez faire dans la section Fichiers :
- Télécharger des fichiers ou lier des URLs externes :
- Téléchargez des fichiers directement dans idloom pour un stockage sécurisé et une utilisation simplifiée.
- Liez des fichiers hébergés à l’externe via une URL pour garantir des mises à jour en temps réel et éviter les limites de stockage.
- Configurer les propriétés des fichiers :
- Emplacements d’affichage : Déterminez où le fichier sera visible—sur votre site web événementiel, dans les emails automatiques, ou dans l’Attendee Hub.
- Paramètres d’accessibilité :
- Décidez si le fichier doit être public et accessible à tous les inscrits.
- Limitez l’accès à des catégories ou options spécifiques. Pour les fichiers restreints publiés sur le site web, ils n’apparaîtront sur la page de confirmation que si les choix du participant correspondent aux filtres définis.
Avec ces outils, vous pouvez adapter la disponibilité des fichiers pour améliorer la communication et offrir une expérience personnalisée à vos participants.
Ajout et gestion des fichiers
Pour ajouter un nouveau fichier et configurer ses propriétés :
- Choisir le type de fichier :
Sélectionnez si vous souhaitez télécharger un fichier local ou lier un fichier externe via une URL. - Saisir les détails du fichier :
- Nom d’affichage : Donnez un nom au fichier tel qu’il apparaîtra aux participants.
- Fichier ou URL :
- Pour un fichier local : Sélectionnez le fichier à télécharger.
- Pour un fichier externe : Saisissez l’URL complète du fichier.
- Définir les emplacements d’affichage :
Choisissez où le fichier sera automatiquement visible :- Sur le site web d’inscription.
- Dans les emails de confirmation.
- Dans l’Attendee Hub.
- Définir l’accessibilité :
- Filtre de langue : Sélectionnez les langues spécifiques pour lesquelles le fichier sera visible, si nécessaire.
- Restriction d’audience : Décidez si le fichier est public (accessible à tous les inscrits) ou restreint à certaines catégories ou options sélectionnées lors de l’inscription. Les fichiers restreints publiés sur le site web ne seront visibles que sur la page de confirmation si les choix du participant correspondent aux filtres définis.
- Enregistrer le fichier :
Une fois toutes les configurations effectuées, cliquez sur Enregistrer pour ajouter le fichier.
Gestion des paramètres d’affichage dans la liste
Vous pouvez rapidement ajuster les emplacements d’affichage des fichiers directement dans la liste, en cochant ou décochant les options pour Site web, Email, ou Attendee Hub. Cette fonctionnalité vous permet de modifier facilement les paramètres sans avoir à ouvrir les réglages individuels de chaque fichier.
Options de publication
Sur le site web
Lorsque cette option est activée, les fichiers apparaissent dans la section Fichiers associés de la page d’accueil de l’événement, permettant aux participants de les télécharger facilement.
Pour les sites web multilingues, vous pouvez attribuer des fichiers spécifiques à chaque langue. Par exemple, afficher des fichiers en anglais sur la version anglaise de votre site et des fichiers en espagnol sur la version espagnole, assurant ainsi une pertinence linguistique.
Dans les emails automatiques
Les fichiers sont inclus dans une section dédiée intitulée Fichiers, située à la fin des emails automatiques. Ces fichiers sont proposés sous forme de liens et non de pièces jointes, ce qui : allège les emails, réduit le risque d’être marqué comme spam, garantit aux destinataires un accès à la version la plus récente des fichiers, et évite les problèmes de compatibilité ou de taille.
Dans l’Attendee Hub
Centralisez l’accès aux ressources importantes en rendant les fichiers disponibles dans l’Attendee Hub, créant ainsi une expérience organisée et attrayante. L’Attendee Hub reflète les mises à jour en temps réel, assurant que les participants accèdent toujours aux informations et documents les plus récents.
Accessibilité ciblée
Les fichiers peuvent être configurés pour atteindre des publics spécifiques, garantissant que les informations les plus pertinentes sont transmises aux bons participants. Utilisez les catégories et options sélectionnées lors de l’inscription pour contrôler l’accès aux fichiers et améliorer la personnalisation.
Exemples :
- Partagez des horaires réservés aux membres, du contenu VIP ou des documents destinés aux intervenants avec des groupes spécifiques.
- Fournissez des documents personnalisés, tels que des guides pour les sessions du matin ou de l’après-midi, en fonction des choix de sessions effectués par les inscrits.
En fonction de vos paramètres de publication, les fichiers restreints apparaîtront :
- Sur la page de confirmation après l’inscription, si les choix du participant correspondent au filtre.
- Dans les emails automatiques envoyés aux destinataires pertinents.
- Dans l’Attendee Hub, pour les audiences filtrées.
Ce système flexible garantit que les participants reçoivent exactement ce dont ils ont besoin, améliorant ainsi la communication, augmentant l’engagement, et maintenant un flux de contenu sécurisé et efficace.
Travailler avec les fichiers
Une fois vos fichiers téléchargés dans idloom, vous pouvez les utiliser facilement dans n’importe quelle page ou email via l’éditeur WYSIWYG.
Insérer des fichiers dans votre contenu
- Placez votre curseur à l’emplacement souhaité dans l’éditeur.
- Cliquez sur le bouton “Insérer un document”.
- Sélectionnez le document que vous souhaitez insérer. Le nom d’affichage du document sera ajouté à votre contenu sous forme de lien cliquable, redirigeant les participants vers le fichier.
Copier les URLs des fichiers
- Accédez à la liste des fichiers dans la section Fichiers.
- Trouvez la colonne Plus de détails et copiez l’URL du fichier.
- Vous pouvez utiliser cette URL n’importe où, par exemple sur des plateformes externes ou dans du contenu personnalisé.
Notes importantes
- Utilisation non restreinte des fichiers : Les fichiers insérés via l’éditeur ou partagés à l’aide de leur URL ne respectent pas les restrictions d’audience. Soyez vigilant quant à l’utilisation des fichiers restreints.
- Indicateur de restriction : Pour identifier les fichiers restreints, une petite icône de verrou apparaît à côté de leur nom dans le menu Insérer un document. Cela sert de rappel que des limitations d’accès ont été définies, bien que l’éditeur lui-même ne les applique pas.
Avec ces outils, vous pouvez intégrer vos fichiers de manière flexible dans vos communications événementielles tout en restant conscient des paramètres d’accès définis.
Profitez-en,
L’équipe support d’idloom.