Deelnemersportaal: een gecentraliseerde evenementenervaring Optimaliseer hoe deelnemers betrokken zijn bij uw evenement en vereenvoudig de toegang tot essentiële informatie

Bied uw deelnemers een moeiteloze manier om belangrijke evenementinformatie te raadplegen, hun geregistreerde sessies te bekijken en hun documenten te vinden, zoals een badge, ticket, registratiesamenvatting, factuur en nog veel meer. Sta hen toe om contact te leggen met andere deelnemers via de interactieve lijst met deelnemers.

Met het deelnemers portaal wordt alles handig weergegeven op één enkele plaats.

Aan de slag

Het deelnemers portaal is een persoonlijke pagina gewijd aan één evenement. Standaard is het deelnemers portaal geactiveerd op uw account, maar u kunt ervoor kiezen om de link al dan niet met uw deelnemers te delen. Op deze manier behoudt u de controle over de activering. Het deelnemers portaal is direct gekoppeld aan de status van uw evenement - het is online zodra uw evenement online is. Bijgevolg is het deelnemers portaal niet toegankelijk als uw evenement offline is.

Het verlenen van toegang aan deelnemers tot het deelnemers portaal is eenvoudig. Het enige wat u hoeft te doen, is hun persoonlijke link met hen delen. U heeft verschillende opties om dit te doen:

• Activeer de deelknop op de bevestigingspagina (in Inhoud > Registratieproces) zodat deelnemers het deelnemers portaal kunnen openen direct na hun registratie.
  
• Activeer de deelknop in de bevestigingsmails (in Inhoud > Automatische e-mails) zodat deelnemers direct toegang hebben tot hun deelnemers portaal via de e-mail.
  
• Voeg een samenvoegveld toe in de e-mails (Deelnemers portaal link in de teksteditor).
  
  Tip: U kunt een link maken om te voorkomen dat u de volledige URL moet invoegen en in plaats daarvan een vereenvoudigde link heeft. Bewerk uw display text, kies <other> bij Protocol en plak {%attendee_hub_link%} in de URL.
  
• Deel de persoonlijke link van de deelnemer naar het deelnemers portaal door naar de Lijst met deelnemers > Naam van de deelnemer > Essentiële informatie te gaan, kopieer/plak de link van het deelnemer sportaal en deel deze.
  

U kunt ook eenvoudig toegang krijgen tot het deelnemers portaal van uw deelnemers door te klikken op de knop met de drie puntjes naast de naam van de deelnemer in de Lijst met deelnemers.

Inhoud van het deelnemers portaal

Ontdek wat uw deelnemers kunnen raadplegen in hun deelnemers portaal.

Evenement informatie

Standaard wordt de algemene beschrijving van het evenement weergegeven op het deelnemers portaal. Als u specifieke inhoud wilt delen op het deelnemers portaal, kunt u de beschrijving van het deelnemers portaal en de app gebruiken. U kunt deze beschrijving vinden wanneer u meer promotieteksten activeert in Inhoud > Promotie > Promotieteksten.

Sessies (Registratiesamenvatting)

De sessies waarvoor deelnemers zich hebben geregistreerd, worden automatisch weergegeven op het deelnemers portaal.

Registratie wijzigen

Wanneer de functie Deelnemers toestaan hun registratie te wijzigen is ingeschakeld in Registratie > Instellingen, hebben deelnemers een directe link vanuit het deelnemers portaal om wijzigingen aan te brengen in hun registratie.

E-ticket

Het e-ticket is standaard geactiveerd en bevat de registratiegegevens van de deelnemer en de QR-code.

Als u niet wilt dat dit wordt weergegeven, schakel dan eenvoudig de QR-code uit in Inhoud > Automatische e-mails > Activeer en toon de QR-code op de afrekenpagina en in de automatische e-mail.

Badge

De badge wordt alleen weergegeven op het deelnemers portaal als de deelnemer behoort tot een specifiek segment in de sectie Badge.

Opvouwbaar ticket 

Het opvouwbare ticket is standaard geactiveerd. Als u wilt dat dit niet wordt weergegeven op het deelnemers portaal en op de bevestigingspagina, schakelt u eenvoudig de knop Print uw ticket uit in Inhoud > Registratieproces > Bevestigingspagina.

 

Proforma 

De proforma (indien van toepassing) kan worden weergegeven op het deelnemers portaal door Weergeven gegenereerde proforma op het deelnemers portaal te activeren in Geld > Ontvangstbewijzen en facturen > Proforma/ontvangstbewijzen.

Factuur en creditnota's

Facturen en creditnota's (indien van toepassing) kunnen worden weergegeven op het deelnemers portaal door Weergeven gegenereerde facturen en creditnota's op het deelnemers portaal te activeren in Geld > Ontvangstbewijzen en facturen > Facturen en creditnota's.

Deelnemerslijst

Bied uw deelnemers een goede netwerkmogelijkheid door een interactieve en downloadbare lijst van deelnemers te delen op het deelnemers portaal.

Activeer de lijst in de backend

De lijst is standaard gedeactiveerd. Om deze te activeren, gebruikt u het veld "Ik begrijp het en geef mijn expliciete toestemming om mijn persoonlijke gegevens te delen met andere deelnemers van dit evenement" in Registratie > Formulier in de backend van idloom.events.

Zorg ervoor dat u het label en de beschrijving van gegevensdeling volgens uw voorkeuren bijwerkt en specificeer de exacte gedeelde velden die zullen worden weergegeven in de tekst.

Kies uit de vervolgkeuzelijst Gedeelde velden de velden die u wilt dat uw deelnemers kunnen delen op het deelnemers portaal. Tijdens het registratieproces kunnen deelnemers ervoor kiezen om het selectievakje niet aan te vinken als ze hun gegevens niet willen delen.

Gebruik de lijst op het deelnemers portaal

Standaard delen deelnemers die het selectievakje "Ik begrijp het en geef mijn expliciete toestemming om mijn persoonlijke gegevens te delen met andere deelnemers van dit evenement" hebben aangevinkt tijdens het registratieproces, alle gedeelde velden die door de evenementorganisator zijn gedefinieerd.

Deelnemers kunnen de gedeelde velden die ze willen delen met andere deelnemers alleen op het deelnemers portaal bijwerken. Vanuit de privacy-instellingen kunnen ze de gedeelde velden aanvinken of niet, afhankelijk van hun voorkeuren.

Ondanks dat sommige deelnemers ervoor kiezen om hun gegevens niet te delen, hebben ze nog steeds toegang tot de lijst met deelnemers.

Vanaf 8 deelnemers kunnen deelnemers gemakkelijk zoeken naar andere deelnemers met behulp van de geïntegreerde zoekbalk. De lijst met deelnemers wordt realtime bijgewerkt en weerspiegelt nieuwe registraties en eventuele wijzigingen in de privacy-instellingen.

Als de optie is ingeschakeld in Inschrijving > Formulier > Ik begrijp het en geef expliciet toestemming om mijn persoonlijke gegevens te delen met andere deelnemers van dit evenement, kan de deelnemerslijst ook worden gedownload in Excel-formaat.

Zelfs als u al geregistreerde deelnemers heeft, kunt u nog steeds een nieuw gedeeld veld toevoegen. Voor nieuwe deelnemers wordt het gedeelde veld zoals gewoonlijk weergegeven op het deelnemers portaal. Voor bestaande deelnemers wordt het nieuwe gedeelde veld alleen weergegeven op het deelnemers portaal als het een waarde bevat. Gebruiksscenario: als evenementorganisator besluit u om een veld "Bedrijfssector" toe te voegen als gedeeld veld. Als dit veld leeg is voor reeds geregistreerde deelnemers, zullen zij het veld niet zien in de privacy-instellingen. Ze moeten hun registratie bewerken, of u, als evenementorganisator, moet de gegevens voor dit veld handmatig invoeren (of importeren) in de backend.

 

De dagen van het doorzoeken van e-mails of moeite hebben om belangrijke evenementinformatie te vinden, zijn voorbij. Met dit alles-in-één deelnemers portaal bent u verzekerd van een naadloze en gepersonaliseerde evenementenervaring.

 

We wensen u veel succes en plezier met al uw evenementen!

Het idloom.events-team