Een gecentraliseerde oplossing voor deelnemers om evenementenregistraties te beheren idloom hub vereenvoudigt de evenementenregistratie door een gecentraliseerde ruimte te bieden waar deelnemers hun evenementen kunnen beheren, registraties kunnen bijwerken en belangrijke documenten kunnen openen – alles op één plek.

Een slimmere manier om evenementenregistraties te beheren

Het beheren van meerdere evenementenregistraties kan tijdrovend en complex zijn. Met onze hub bieden we je deelnemers een gecentraliseerd platform dat alle evenementdetails samenbrengt, waardoor je deelnemers een meer gestructureerde en efficiënte manier krijgen om registraties te beheren.

Een login, alle evenementenregistraties op één plek

Met één login kunnen deelnemers eenvoudig toegang krijgen tot een gepersonaliseerd dashboard dat al hun aankomende en afgelopen evenementen samenbrengt. Deze overzichtelijke weergave vereenvoudigt het evenementenbeheer door de noodzaak om door meerdere e-mails of documenten te zoeken te elimineren. Of ze nu hun eigen deelname beheren of registraties voor anderen verwerken, alles staat op één plek.

Beheer persoonlijke en gedelegeerde registraties

De hub stelt je deelnemers in staat om zowel hun eigen registraties als de registraties die ze namens anderen hebben voltooid, eenvoudig te beheren.

• Persoonlijke registraties: Deelnemers kunnen al hun evenementenregistraties bekijken en beheren, toegang krijgen tot evenementdetails en hun gegevens bijwerken wanneer dat nodig is.

• Gedelegeerde registraties: Als iemand zich registreert namens anderen (bijv. teamleden, collega's of gasten), biedt de hub een gestructureerd overzicht van alle deelnemers die ze hebben ingeschreven. Ze kunnen toegang krijgen tot specifieke hubs voor elke deelnemer, waardoor de registratie en updates efficiënt beheerd kunnen worden.

Hoe het werkt - inlog- en accountcreatieproces voor deelnemers

Een inlog- en accountcreatie-optie wordt prominent weergegeven op de homepage van het evenement en op de bevestigingspagina nadat een deelnemer zich heeft geregistreerd.

Hoewel deelnemers worden aangemoedigd om in te loggen of een account aan te maken om toegang te krijgen tot hun hub en alle registraties onder één account te koppelen, is deze stap niet verplicht voordat ze zich registreren. Ze hebben nog steeds de optie om later een account aan te maken vanaf de bevestigingspagina of op elk moment via de bevestigingsmail die ze na hun registratie ontvangen.

Zodra een account is aangemaakt, ontvangen deelnemers een validatie-e-mail. Nadat ze hun account hebben bevestigd, krijgen ze volledig toegang tot hun hub, waar ze kunnen:

• Alle geregistreerde evenementen bekijken.

• Hun eigen en gedelegeerde deelnemersregistraties beheren.

• Alle evenementdetails op één plek georganiseerd houden.

Deze verenigde weergave vereenvoudigt het evenementenbeheer door de noodzaak om door meerdere e-mails of documenten te bladeren te elimineren, waardoor het voor deelnemers gemakkelijker wordt om hun registraties bij te houden.

Hoe de hubinstellingen voor deelnemersregistratiebeheer te configureren

In de instellingen van je profiel vind je een nieuwe sectie om de standaardinstellingen van je hub te configureren. Hiermee kun je aanpassen hoe deelnemers met de hub interactie hebben.

Ga naar het Evenementenmodule > Profielen > Evenementinstellingen > Basisinstellingen.

Je vindt een nieuwe sectie met drie selectievakjes:

• Toon de knop “Ga naar de Deelnemers Hub” in de bevestigingsmail.

• Toon de knop “Ga naar de Deelnemers Hub” op de bevestigingspagina.

• Sta inloggen toe en centraliseer registraties via de hub

Standaard zullen je evenementen deze instellingen overnemen. Ze kunnen echter individueel voor elk evenement worden aangepast om aan specifieke behoeften te voldoen. Om deze instellingen voor een specifiek evenement te configureren, ga naar: Registraties > Instellingen.

Gebruikscases: Hoe deelnemers en beheerders evenementenregistraties beheren

De idloom hub is ontworpen voor verschillende typen gebruikers, of ze nu hun eigen deelname beheren of registraties voor een groep verwerken. Hieronder staan twee veelvoorkomende gebruikscases die illustreren hoe de hub de registratie van evenementen vereenvoudigt.

Gebruikscase 1: Deelnemer registreert en beheert alleen zijn eigen registraties

Voor deelnemers die alleen hun eigen deelname beheren, biedt de hub een gecentraliseerde ruimte om toegang te krijgen tot alle evenementdetails. Met één login kunnen ze zich registreren voor evenementen, hun deelname volgen en evenementdocumenten beheren vanaf één platform.

Hoe het werkt:

1. De deelnemer komt op de evenementpagina en start de registratie.
2. Ze kunnen een account maken voor of na de registratie.
   • Als ze eerst een account maken, wordt hun registratie automatisch gekoppeld aan hun hub.
   • Als ze zich eerst registreren en daarna hun account maken, wordt hun registratie alsnog gekoppeld aan hun hub.
3. De deelnemer voltooit de registratie.
4. Het systeem koppelt de registratie aan hun account, waarbij alle evenementdetails op één plek worden samengebracht.
5. Een validatie-e-mail wordt verstuurd om het nieuw gemaakte account te bevestigen.
6. Na validatie krijgt de deelnemer volledig toegang tot zijn hub, waar hij kan:
   • De schema’s, evenementdetails en updates bekijken.
   • Badges, e-tickets, facturen en andere evenementgerelateerde documenten downloaden.
   • Registratiedetails volgen en bijwerken via hun hub voor een georganiseerde evenementervaring.

Gebruikscase 2: Administratieve verantwoordelijke beheert registraties voor anderen

Niet alle deelnemers beheren hun eigen registraties. In veel gevallen registreert een administratieve verantwoordelijke (zoals een teammanager, assistent of HR-coördinator) deelnemers en houdt toezicht op hun deelname zonder zelf het evenement bij te wonen. De hub maakt het eenvoudig om een account te maken, meerdere deelnemers in te schrijven en hun aanwezigheid efficiënt te beheren.

Hoe het werkt:

1. De administratieve verantwoordelijke komt op de evenementpagina en start de registratie voor hun team.
2. Ze maken een account op de evenementpagina of loggen in als ze er al een hebben.
   • Dit kan ook later vanaf de bevestigingspagina worden gedaan.
3. Ze registreren teamleden voor het evenement namens hen.
4. Het systeem koppelt alle registraties aan het account van de administratieve verantwoordelijke, waarbij een dashboard met alle deelnemergegevens wordt verstrekt.
5. De administratieve verantwoordelijke kan toegang krijgen tot het individuele hub van elke deelnemer, waar ze kunnen:
   • Schema’s, evenementdetails en documenten zoals badges en e-tickets bekijken.
   • Deelnemergegevens bewerken en registraties rechtstreeks via hun account bijwerken.

Let op: het is niet verplicht om een account te maken voordat je deelnemers registreert, aangezien de functie voor inloggen en het aanmaken van een account beschikbaar blijft op de bevestigingspagina en in de bevestigingsmail. Dit biedt de mogelijkheid om registraties na het registreren te koppelen, waardoor de registratie-ervaring wordt verbeterd.

De bestaande ervaring van de deelnemers hub blijft onveranderd

Deelnemers hoeven zich niet in te loggen of een account aan te maken om toegang te krijgen tot hun gepersonaliseerde deelnemershub. De nieuwe functie voor inloggen en het aanmaken van een account is een optionele functie voor degenen die meerdere registraties efficiënter willen centraliseren en beheren.

Geniet ervan,

Het supportteam van idloom