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Eventmanagement-Tools Funktionen

Eine vollständige Palette an Tools für das Verwalten von Registrierungen für Ihre Veranstaltung.

Eine komplette Website für Ihre Veranstaltung

Mit wenigen Klicks erstellt idloom-events eine Website, die vollständig auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist. Dank eines integrierten Content-Editing-Tools mit vordefinierten Vorlagen, sind Sie in der Lage, eine vollständige Präsentation Ihrer Veranstaltung direkt auf der Website zu veröffentlichen. Punkte wie die Rednerliste mit Beschreibungen, das vollständige Programm, auch wenn Ihre Veranstaltung über mehrere Tage und mehrere Sitzungen läuft, Partner und/oder Sponsoren sowie alle anderen Kategorien, die Sie hinzufügen möchten, um Ihre Veranstaltung zu promoten, können mit wenigen Handgriffen hinzugefügt werden.

Zusätzlich bietet Ihnen idloom-events die Möglichkeit, Ihren Registrierungsprozess zu personalisieren, um alle notwendigen Informationen zu sammeln, die Sie von Ihren Teilnehmern benötigen; verschiedene Sitzungen, Workshops und Aktivitäten innerhalb einer einzigen Veranstaltung anzubieten; unterschiedliche Preise für die verschiedenen Kategorien und Optionen sowie Frühbucherpreise und Gutscheine anzulegen; Ihren Teilnehmern eine Auswahl an verschiedenen Hotels zu geben; sowie für Ihre Teilnehmer das umfangreichste Angebot an Zahlungsmöglichkeiten anzubieten.

Als Beispiel finden Sie hier eine Event-Website, die ausschließlich mit idloom-events erstellt wurde.

Integrierte Ansicht der Teilnehmer

idloom-events bietet Ihnen eine Echtzeit-Ansicht der angemeldeten Teilnehmer sowie den Status ihrer Anmeldung (Zahlungsstatus, Registrierungskategorie usw.). Diese Liste kann für andere Anwendungen leicht als Excel- oder CSV-Format exportiert werden.

Bei Bedarf können Sie auf die Details aller Teilnehmer zugreifen und ihre Registrierungsauswahl, Zahlungsmöglichkeiten, Rechnungsdetails, usw. direkt aus dem Backend heraus ändern.

Mehrsprachige Veranstaltungen

Benötigen Sie Ihre Event-Websites, Anmeldeformulare, Bestätigungs-E-Mails und Tickets in mehreren Sprachen?

Duplizieren Sie Ihre Veranstaltung einfach in so viele Sprachen wie Sie benötigen, machen Sie einige Anpassungen falls notwendig, und Sie sind fertig! So einfach ist das.

Eine einzelne Plattform für alle Arten von Veranstaltungen

Organisieren Sie regelmäßig Seminare, Konferenzen oder Incentives für Ihre Kunden oder Mitarbeiter? Mit idloom-events können Sie alle Ihre Veranstaltungen an einem Ort managen, ob kostenlos oder kostenpflichtig. Es passt sich an die jeweiligen Charakteristika der Veranstaltung an und erspart Ihnen die Notwendigkeit, über all diese Anwendungen intern zu verfügen.

Sie können ein wiederkehrendes Event duplizieren oder die Performance der verschiedenen Veranstaltungen unter Ihrer Verantwortung vergleichen.

Unerwartete Registrierungen

Teilnehmer erscheinen manchmal unangemeldet oder bringen weitere Personen mit, die nicht auf der Liste der vorregistrierten Teilnehmer stehen.

idloom-events verfügt über ein spezifisches Modul, das es Ihnen erlaubt, Last-Minute-Anmeldungen am Veranstaltungsort vorzunehmen.

Hotelreservierungen

Das Organisieren von Veranstaltungen mit internationalen Teilnehmern erfordert es oftmals, Übernachtungsmöglichkeiten vorzusehen.

idloom-events bietet Ihren Teilnehmern ein Reservierungsmodul für Hotelzimmer, in dem sie entweder ihre Unterkunft direkt von der Website der Veranstaltung aus buchen können, oder zum Buchungsanbieter Ihrer Wahl weitergeleitet werden.

Anschließend sind Sie in der Lage, die Entscheidungen Ihrer Teilnehmer zu exportieren und sie an Hotels und andere Partner weiterzuleiten, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Zahlungen und Rechnungsstellung

Wenn Sie eine Teilnahmegebühr verlangen, ermöglicht es idloom-events Ihnen, verschiedene Zahlungsmöglichkeiten für die Teilnehmer festzulegen: Kreditkarten, PayPal, Ogone, Banküberweisungen usw.

idloom-events verwaltet außerdem die Mehrwertsteuer und berechnet den fälligen Betrag nach dem Herkunftsland des Teilnehmers, dem Land, in dem die Veranstaltung stattfindet, und den gewählten Optionen. Darüber hinaus werden Sie sofort informiert, wenn die Umsatzsteueridentifikationsnummer falsch ist.

Das Tüpfelchen auf dem i: idloom-events erzeugt sofort anpassbare Rechnungen, Proformarechnungen und Gutschriften.

Sie können Ihren Teilnehmern Proformarechnungen mit der Zusammenfassung der Bestellung, Rechnungen nach Zahlungsbestätigung oder, falls sie sich entscheiden, ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu stornieren, Gutschriften zukommen lassen. Jedes Dokument zeigt dabei das Präfix und den Code Ihrer Wahl an, um leicht in das in Ihrer Organisation bestehende Abrechnungssystem integriert werden zu können. Diese Funktion wird der Finanzabteilung Ihres Unternehmens unzählige Arbeitsstunden sparen.

Bestätigungsnachrichten

idloom-events ermöglicht es Ihnen, automatisch verschiedene Bestätigungsmeldungen an die Teilnehmer zu versenden, abhängig von der Art der Teilnahme, der gewählten Optionen und der vereinbarten Zahlungsmethode. Diese E-Mails können vollständig bearbeitet werden, wenn die Veranstaltung konfiguriert wurde.

Damit erstellt idloom-events automatisch ein E-Ticket mit einem QR-Code. Dank unserem dedizierten Modul in idloom-events oder über eine mobile App wird eine schnelle und einfache Prüfung auf dem Veranstaltungsgelände ermöglicht.

Diese E-Mails können mit Ihrem Logo individuell gestaltet werden. Wenn Sie es wünschen, erhalten Sie eine Kopie jeder Bestätigungsnachricht, die an die Teilnehmer gesendet wird.

Quick check-in

Mit idloom-events gehören lange Warteschlangen am Veranstaltungsort dank unserem schnellen und reibungslosen „Quick Check-in"-System der Vergangenheit an. Die Teilnehmer werden vor Ort über den QR-Code auf dem E-Ticket in ihrer Bestätigungs-E-Mail reibungslos eingecheckt.

Die Organisatoren müssen den Code einfach nur mit der Kamera ihres Smartphones oder Tablets scannen und die Teilnehmer werden automatisch eingecheckt. Auf Ihrem Mobilgerät werden Ihnen außerdem die entsprechenden Details zu den Teilnehmern angezeigt.

Wenn Sie den QR-Code nicht verwenden möchten oder wenn ein Teilnehmer ohne E-Tickets erscheint, können Sie den Gast auch immer manuell einchecken, indem Sie den Namen einfach in das Quick-Check-in-Modul eingeben.

Erfahren Sie mehr: Wie können Teilnehmer vor Ort eingecheckt werden?

Automatische Ausweiserstellung

Mit idloom-events müssen Sie keine Zeit und Geld mehr auf das Erstellen von Ausweisen verschwenden. Die Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, für einen einzelnen Teilnehmer oder die gesamte Liste der registrierten Teilnehmer Ausweise zu erstellen und zu drucken.

Sie können sogar verschiedenen Kategorien von Benutzern, die Sie festgelegt haben, mehrere Ausweisformate zuweisen (Sprecher, Mitglieder, Teilnehmer ...).

Multi-Profil-Einstellungen

Müssen Sie mehrere Veranstaltungen mit verschiedenen Logos und Vorlagen für jede Event-Website organisieren? Müssen Sie Bestätigungs-E-Mails, Informationen für die Rechnungsstellung und Dokumenteninhalte für jede gleichzeitig stattfindende Veranstaltung unabhängig voneinander anpassen können?

Mit idloom-events können Sie in Ihrem Konto mehrere Profile erstellen, sodass Sie Ihre Event-Websites und die an die Teilnehmer zu versendeten Dokumente noch vielseitiger anpassen können.

Erweiterte MwSt-Einstellungen

Die Verwaltung der Mehrwertsteuersätze verschiedener Teilnehmer an internationalen Veranstaltungen kann schnell zu einer großen Herausforderung werden. Innergemeinschaftliche Mehrwertsteuersätze für europäische Unternehmen, verschiedene anwendbare nationalen Steuersätze je nach Herkunftsland, verschiedene Sätze gemäß dem Land, in dem die Veranstaltung stattfindet ... und dies sind nur ein paar Beispiele für Situationen, wo verschiedene Mehrwertsteuersätze angewendet werden müssen.

Mit idloom-events können Sie die geltenden MwSt.-Sätze für Ihre Veranstaltungen und Teilnehmer leicht verwalten. Das spart Ihnen die mühsame Aufgabe der Richtigstellung von Mehrwertsteuerzahlungen für jeden Ihrer Teilnehmer einzeln.

Ausführliche Funktionsliste:

  • Detailliertes und individuelles Erstellen von Veranstaltungen
  • Anpassbares Branding und Preise
  • Einfaches Erstellen und Anpassen von Formularen
  • Registrierung von Teilnehmern, Referenten und Sponsoren
  • Hotelreservierungen
  • Zahlung in jeder Währung mit MwSt.-Management
  • Rechnungserstellung
  • Automatische Zusendung von Bestätigungsnachrichten
  • Erstellen individueller Ausweise
  • Erwerb und Eigentümerschaft von „Echtzeit"-Teilnehmerdaten
  • Export von Daten in CSV
  • Duplizieren von wiederkehrenden Veranstaltungen
  • ...

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