Une solution centralisée pour permettre aux participants de gérer leurs inscriptions aux événements idloom hub simplifie l'inscription aux événements en offrant un espace centralisé où les participants peuvent gérer leurs événements, modifier leurs inscriptions et accéder à des documents importants — le tout au même endroit.

Une manière plus intelligente de gérer les inscriptions aux événements

Gérer plusieurs inscriptions à des événements peut être chronophage et complexe. Avec notre hub, nous offrons à vos participants une plateforme centralisée qui regroupe tous les détails des événements, leur permettant ainsi de gérer leurs inscriptions de manière plus structurée et efficace.

Un seul identifiant, toutes les inscriptions à portée de main

Avec un identifiant unique, les participants peuvent facilement accéder à un tableau de bord personnalisé qui regroupe tous leurs événements à venir et passés. Cette vue d’ensemble simplifie la gestion des événements en éliminant le besoin de rechercher dans de nombreux e-mails ou documents. Qu’ils gèrent leur propre participation ou les inscriptions d’autres personnes, tout est centralisé au même endroit.

Gérer les inscriptions personnelles et déléguées

Le hub permet à vos participants de gérer facilement leurs propres inscriptions ainsi que celles qu’ils ont effectuées pour le compte d’autres personnes.

• Inscriptions personnelles : Les participants peuvent consulter et gérer toutes leurs inscriptions, accéder aux détails des événements et mettre à jour leurs informations si nécessaire.

• Inscriptions déléguées : Si une personne inscrit d’autres participants (par exemple, des membres d’une équipe, des collègues ou des invités), le hub offre une vue d’ensemble structurée de tous les participants enregistrés. Elle peut accéder à un hub spécifique pour chaque participant, garantissant ainsi une gestion efficace des inscriptions et des mises à jour.

Comment ça fonctionne - Connexion et création de compte pour les participants

Une option de connexion ou de création de compte est clairement affichée sur la page d’accueil de l’événement ainsi que sur la page de confirmation après l’inscription d’un participant.

Bien que les participants soient encouragés à se connecter ou à créer un compte pour accéder à leur hub et regrouper toutes leurs inscriptions sous un seul profil, cette étape n’est pas obligatoire avant l’inscription. Ils ont toujours la possibilité de créer un compte plus tard depuis la page de confirmation ou à tout moment via l’e-mail de confirmation reçu après leur inscription.

Une fois le compte créé, les participants recevront un e-mail de validation. Après confirmation de leur compte, ils auront un accès complet à leur hub, où ils pourront :

• Consulter tous les événements auxquels ils sont inscrits.
• Gérer leurs inscriptions personnelles et celles de participants délégués.
• Conserver tous les détails des événements organisés en un seul endroit.

Cette vue unifiée simplifie la gestion des événements en supprimant le besoin de fouiller dans de multiples e-mails ou documents, ce qui permet aux participants de mieux suivre leurs inscriptions.

Comment configurer les paramètres du hub pour la gestion des inscriptions des participants

Dans les paramètres de votre profil, vous trouverez une nouvelle section pour configurer les paramètres par défaut du hub. Cela vous permet de personnaliser la manière dont les participants interagissent avec le hub.

Allez dans le module Événements > Profils > Paramètres de l'événement > Informations de base.

Vous trouverez une nouvelle section avec trois cases à cocher :

• Afficher le bouton « Accéder au hub participant » dans l’e-mail de confirmation.

• Afficher le bouton « Accéder au hub participant » sur la page de confirmation.

• Activer la connexion & centraliser les inscriptions via le hub

Par défaut, vos événements hériteront de ces paramètres. Toutefois, ils peuvent être modifiés individuellement pour chaque événement selon les besoins. Pour configurer ces paramètres pour un événement spécifique, allez dans : Inscriptions > Paramètres.

Cas d’usage : comment les participants et les administrateurs gèrent les inscriptions

Le hub idloom est conçu pour différents types d’utilisateurs, qu’ils gèrent leur propre participation ou les inscriptions d’un groupe. Voici deux cas d’usage fréquents qui illustrent comment le hub simplifie la gestion des inscriptions aux événements.

Cas d’usage 1 : Un participant gère uniquement ses propres inscriptions

Pour les participants qui gèrent uniquement leur propre participation, le hub offre un espace centralisé pour accéder à tous les détails de l’événement. Avec un seul identifiant, ils peuvent s’inscrire, suivre leur participation et gérer les documents liés à l’événement depuis une seule plateforme.

Comment ça fonctionne :

1. Le participant arrive sur la page de l’événement et commence son inscription.
2. Il peut créer un compte avant ou après l’inscription.
   • S’il crée un compte en premier, son inscription est automatiquement liée à son hub.
   • S’il s’inscrit d’abord et crée son compte après, l’inscription sera tout de même liée à son hub.
3. Le participant finalise son inscription.
4. Le système lie l’inscription à son compte, regroupant tous les détails de l’événement en un seul endroit.
5. Un e-mail de validation est envoyé pour confirmer la création du compte.
6. Une fois validé, le participant obtient un accès complet à son hub, où il peut :
   • Consulter les programmes, les détails et les mises à jour de l’événement.
   • Télécharger badges, e-tickets, factures et autres documents liés à l’événement.
   • Suivre et mettre à jour ses informations d’inscription directement depuis son hub pour une expérience bien organisée.

Cas d’usage 2 : Un responsable administratif gère les inscriptions pour d’autres participants

Tous les participants ne gèrent pas leurs inscriptions eux-mêmes. Dans de nombreux cas, un responsable administratif (comme un manager, assistant de direction ou coordinateur RH) inscrit et supervise les participants sans assister à l’événement. Le hub permet de créer un compte, d’enregistrer plusieurs participants et de gérer leur participation efficacement.

Comment ça fonctionne :

1. Le responsable administratif arrive sur la page de l’événement et commence à inscrire son équipe.
2. Il crée un compte ou se connecte s’il en a déjà un.
   • Cela peut aussi être fait plus tard depuis la page de confirmation.
3. Il inscrit les membres de l’équipe à l’événement en leur nom.
4. Le système lie toutes les inscriptions au compte du responsable administratif, fournissant un tableau de bord avec tous les détails des participants.
5. Le responsable administratif peut accéder au hub individuel de chaque participant, où il peut :
   • Consulter les programmes, les détails de l’événement et les documents comme les badges et e-tickets.
   • Modifier les informations des participants et mettre à jour les inscriptions directement depuis son compte.

Remarque : il n’est pas obligatoire de créer un compte avant d’inscrire des participants, car la fonction de connexion et de création de compte reste disponible sur la page de confirmation et dans l’e-mail de confirmation. Cela permet de lier les inscriptions après coup, améliorant ainsi l’expérience des utilisateurs.

L’expérience actuelle du hub participant reste inchangée

Les participants n’ont pas besoin de se connecter ni de créer un compte pour accéder à leur hub personnalisé. La nouvelle fonctionnalité de connexion et de création de compte est une option facultative destinée à ceux qui souhaitent centraliser et gérer plusieurs inscriptions plus efficacement.

Profitez-en,

L’équipe support d’idloom