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Imperial College London alberga más de 17.000 estudiantes y 8.000 empleados. Cada año, el College otorga más de 6.700 títulos en eventos de graduación en la célebre Royal Albert Concert Hall de Londres. Gestionar estos eventos no es una tarea fácil. Para ayudar a agilizar el proceso, Imperial College cuenta con el equipo de graduación más grande de Europa.
Incluso con expertos en eventos en el trabajo, el aumento de la matrícula estudiantil junto con los procesos en papel heredados ha creado desafíos. Aquí tienes un vistazo a cómo idloom ayudó a Imperial College London a mejorar la experiencia de graduación.
La Situación: Más Graduados, Más Complejidad
Según Joanna Stachowicz, Gerente de Eventos de Graduación en Imperial College London, "El mayor desafío fue que no teníamos un sistema que pudiera registrar a los graduados y aceptar pagos al mismo tiempo". Para gestionar los pagos, el College estaba utilizando un portal de pagos gestionado por otro proveedor, pero no era a medida de las necesidades de la escuela.
"Nuestro otro problema", dice Stachowicz, "era que muchos procesos eran muy consumidores de tiempo". Por ejemplo, miles de entradas para eventos de graduación tenían que ser impresas y metidas en sobres manualmente. Además, la asignación de asientos significa que las entradas no son intercambiables. Si la entrada incorrecta iba al sobre incorrecto, tenía que ser devuelta y vuelta a meter.
El resultado fue un proceso de evento cada vez más complejo y que consumía mucho tiempo.
La Solución: Automatización y Precisión con idloom
Con idloom, el College pudo agilizar tanto el pago como la recopilación de datos de los invitados. "La plataforma cuenta con un sistema de pago integrado", dice Stachowicz. "También nos permite crear un sitio web con información sobre procesos, términos y condiciones, y cómo los graduados pueden modificar su reserva".
Trabajar con idloom también ayudó al College a agregar una nueva función a sus ceremonias de graduación: la pronunciación grabada de los nombres de los graduados. Anteriormente, los graduados escribían una pronunciación fonética de su nombre en una tarjeta antes del evento, que luego se entregaba al anunciante para que la leyera cuando los graduados cruzaban el escenario. Pero con un alto porcentaje de estudiantes internacionales, este método todavía llevaba a algunos nombres mal pronunciados, lo que era frustrante para los graduados y sus familias, que a menudo viajaban desde todo el mundo para este evento.
Con idloom, los graduados ahora pueden cargar un archivo de audio de ellos mismos pronunciando su propio nombre que el anunciante puede usar para mejorar la precisión.
Los Resultados: Construyendo una Mejor Experiencia de Graduación
Como señala Stachowicz, "La forma en que trabajamos es ligeramente diferente a la de un cliente regular porque el graduado recibe toda la información, no los invitados. Con idloom, pudimos realizar cambios personalizados que mejoraron nuestros procesos".
Un área de mejora significativa fue el proceso de recopilación de datos de consentimiento de ex alumnos. Anteriormente, los graduados optaban por participar o no en la recopilación de datos. Luego se les presentaban cinco opciones para la recopilación de datos y se les pedía que seleccionaran qué tipos de recopilación de datos no deseaban. El resultado fue un paradoxo: los graduados optaban por el consentimiento y luego rechazaban toda la recopilación de datos. Con idloom, Imperial College creó un nuevo proceso que permite a los estudiantes seleccionar un mínimo de una y hasta cinco opciones.
Los procesos de papeleo también mejoraron. Al digitalizar las entradas de graduados, Stachowicz dice que el equipo de graduación ahorró aproximadamente una semana de tiempo. Mientras tanto, el uso de PDF para las cartas de visa, que son necesarias para muchos familiares de graduados, permitió la población precisa y automatizada de los datos del formulario, reduciendo así el riesgo de error y liberando tiempo para que el personal aborde otros proyectos de eventos.
Para Imperial College London, el crecimiento de los eventos de graduación dificultó ofrecer la experiencia ideal para los graduados y sus familias. Con soluciones personalizadas de idloom, el College está en camino de optimizar la gestión de eventos, simplificar la venta de entradas y garantizar que los graduados tengan el día que se merecen.