Verander het gesprek, verander de wereld. Via de Impact-evenementenreeks faciliteert The Economist geïnformeerde debatten en intelligente analyses van kritieke wereldwijde kwesties met meer dan 80 evenementen in 30 landen elk jaar.
Bijgewoond door VIP’s zoals financiële leiders, industrie-experts, ondernemers en politici, kunnen de evenementen de katalysator zijn voor betekenisvolle verandering. De uitdaging? Zorgen dat VIP’s waarde halen uit deze evenementen — en bereid zijn om terug te komen. Hier is hoe The Economist zijn processen stroomlijnt en een leiderschapsrol opneemt met idloom.
De Situatie: Het Registratieproces Stroomlijnen
Volgens Chara Dina, Senior Director voor Evenementen en Operaties voor Zuidoost-Europa evenementen bij The Economist, "Het is moeilijk om VIP’s na COVID te laten registreren. Veel mensen zijn druk en hebben een snel en eenvoudig registratieproces nodig. Maar met mensen die vaak van rol en locatie veranderen, kost dit veel tijd en moeite."
Dina zegt dat haar team vóór idloom nog steeds enkele registraties telefonisch behandelde, wat veel tijd kostte. Ze merkt ook op dat er geen ruimte is voor fouten als het gaat om de logistieke aspecten van deze evenementen. Van deelnemerslijsten tot betalingscontrole en zitplaatsen bij het diner, alles moet compleet en nauwkeurig zijn. Handmatige processen brengen van nature het potentieel voor problemen in het registratieproces met zich mee, wat leidt tot problemen bij het waarborgen van VIP-aanwezigheid.
De Oplossing: De VIP-Ervaring Verbeteren met idloom
"We hebben idloom voor het eerst gebruikt bij een evenement in New York," zegt Dina. "De Amerikanen zijn sneller dan de Europeanen, en onze bestaande registratieprocedure was niet erg efficiënt. We hebben marktonderzoek gedaan, een paar platforms getest en ontdekt dat idloom de beste was."
De resultaten van het evenement in New York waren duidelijk. "Iedereen was tevreden," zegt Dina, "en zei dat we dit in Zuidoost-Europa moesten verkennen." Eenvoudige en snelle registraties met idloom waren de eerste grote verandering. "Het lijkt misschien simpel," zegt Dina, "maar het is goed om de exacte cijfers te hebben en om de deelnemers digitaal in te checken. Ik denk dat idloom-updates, vooral de implementatie van QR-codes, uitstekend zijn. Ze lopen voor op de industrie."
Daarnaast zijn betalingen gemakkelijker met idloom. In plaats van VIP’s te volgen voor fysieke betalingen, wordt het proces digitaal afgehandeld. idloom voldoet ook aan de AVG. "Het geeft VIP’s de optie om te kiezen of ze nieuwsbrieven willen ontvangen en zich willen inschrijven voor vervolgmeldingen over aankomende evenementen of sessies." Ten slotte merkt Dina op dat idloom het gemakkelijk maakt om contactgegevens in CRM-systemen te extraheren, wat het werk van het evenemententeam tijdens en na de evenementen vergemakkelijkt.
De Resultaten: Een Leiderschapsrol Opnemen
Met VIP’s die wereldwijd gevraagd worden om evenementen bij te wonen, erkent The Economist het belang van het opnemen van een leiderschapsrol. Als potentiële deelnemers vertrouwen hebben dat alle aspecten van een evenement — van registratie tot betaling tot logistiek — naadloos worden afgehandeld, zullen ze eerder hun tijd en moeite inzetten.
"Het gaat om klantenservice bij het omgaan met VIP-deelnemers," zegt Dina. "We willen ervoor zorgen dat ze genieten van het evenement en vertrekken met een goede ervaring. We willen ons als leider vestigen." Met idloom is het voor The Economist gemakkelijker om deze leiderschapsrol te omarmen.
Dina zegt het eenvoudig: "Ik heb meer vertrouwen in onze evenementen. De klantbeleving is elegant, effectief en efficiënt. Taken vereisen beperkte voorbereidingstijd en zijn gemakkelijk op te zetten, en het trainingsproces is ook eenvoudig. We kunnen ook zien hoeveel mensen elke sessie bijwonen, wat nuttig is om te zien waar we verbeteringen moeten aanbrengen."
The Economist heeft een eenvoudige formule voor betekenisvolle verandering: inzicht + innovatie + invloed = impact. Met idloom is het gemakkelijker om het juiste antwoord te krijgen door waarde toe te voegen voor VIP’s.
Kun jij ons volgende succesverhaal zijn? Ontdek idloom voor de all-in-one evenementenbeheeroplossing die jouw bedrijf nodig heeft. Neem contact met ons op voor meer informatie.