Restriction des inscriptions à vos événements Choisissez qui peut s'inscrire à vos événements et pré-renseignez les données des participants invités.

Filtres de domaine d'adresse e-mail, formulaires d'inscription restriction par code, pré-saisie des informations relatives aux participants !

Avez-vous des directives relatives aux personnes qui peuvent s'inscrire ou non à vos événements, entraînant la nécessité d'empêcher des participants non souhaités de s'inscrire ? idloom.events vous offre deux moyens de restreindre les inscriptions : les restrictions par domaine d'adresse e-mail ou les restrictions par code. Les formules Premium et supérieures vous permettent de profiter du module d'inscription restreinte.

Restriction par domaine d'adresse e-mail

La manière la plus simple de restreindre les inscriptions à votre événement consiste à définir une liste de domaines d'adresses e-mail autorisés à s'inscrire.

Accédez à la section Inscription > Formulaire et renseignez le champ E-mail. Saisissez simplement les domaines autorisés (précédés d'un @ et séparés par un point-virgule) dans le champ Domaines autorisés, puis cliquez sur Enregistrer. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile dans le cadre des événements internes, pour lesquels vous souhaitez uniquement autoriser les inscriptions à partir d'une adresse e-mail appartenant à l'organisation.

Grâce à cette fonctionnalité de restriction, seules les personnes munies d'une adresse e-mail appartenant à un des domaines autorisés pourront s'inscrire à l'événement.

Restriction par code à l'aide d'un code commun à tous les participants

Le deuxième moyen de restreindre les inscriptions à vos événements va plus loin et vous laisse définir un code unique pour tous les participants, qui leur permettra d'accéder au formulaire d'inscription.

Accédez à la section Inscriptions > Paramètres > Activez l'inscription restreinte, puis sélectionnez Utiliser le même code pour tous les participants avant d'enregistrer. Les participants devront saisir le code afin de pouvoir s'inscrire : simple, et efficace ! 

Dans le champ Texte de fenêtre contextuelle, saisissez le texte à afficher lorsque le code est demandé aux participants. Cochez la case Rendre le code obligatoire et définissez le code de votre choix.

Par conséquent, seules les personnes en possession du code pourront s'inscrire à l'événement.

 

Restriction par code à l'aide d'un code individuel pour chaque participant

Si vous souhaitez aller encore plus loin et restreindre les inscriptions de manière plus personnalisée, vous pouvez télécharger une liste de personnes dans votre interface backend et définir pour chacune d'entre elles un code unique.

 

Accédez à la section Inscriptions > Paramètres > Activater l'inscription restreinte, puis sélectionnez Utilisez un code personnel pour chaque participant avant d'enregistrer. Les participants devront saisir leur code personnel pour pouvoir s'inscrire.

Dans le champ Texte de la fenêtre contextuelle, saisissez le texte à afficher lorsque le code est demandé aux participants. Cochez la case Rendre le code obligatoire (ou pas si vous souhaitez que les participants puissent également s'inscrire sans code).

• Cliquez sur Télécharger le modèle vide. La feuille de calcul reprend tous les champs créés à la section Formulaire ainsi que les Catégories et Options configurées.

• Renseignez au moins le code personnel des participants (dans la colonne A - Code d'inscription) ainsi que leur adresse e-mail. Il vous est possible de saisir des informations supplémentaires au besoin.

• Vous pouvez également pré-sélectionner une catégorie et/ou des options pour chaque participant en saisissant le chiffre 1 dans le ou les champs adéquats.

• Une fois toutes les données saisies, enregistrez votre document. Pour importer votre feuille de calcul, cliquez sur Télécharger la liste des codes personnels puis Enregistrer. Une notification dans le coin supérieur droit de votre écran vous informe que « L'importation va bientôt commencer. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu'elle sera terminée. » Vous recevrez donc un e-mail une fois vos codes importés.

• Les participants importés sont automatiquement ajoutés à la section Liste des participants (Général > Participants) sous le statut Importé / Pré-inscription. Utilisez ce statut pour filtrer votre Liste de participants et ainsi afficher les participants importés.

Le formulaire des participants qui saisissent leur code sera pré-rempli à l'aide des données précédemment renseignées. Une fois les participants inscrits, leur statut passera automatiquement de Importé / Pré-inscriptions à Inscription effectuée. Le code personnel est à usage unique.

Les participants qui ne possèdent pas de code ne pourront pas s'inscrire si le code est obligatoire. Ils pourront uniquement le faire si ce dernier ne l'est pas, mais dans ce cas, leur formulaire ne sera pas pré-renseigné avec leurs informations.

Conseils

• Vous pouvez utiliser n'importe quel élément en tant que code unique : adresse e-mail, numéro de badge, numéro d'étudiant, etc.
• Vous devez simplement communiquer le code aux participants lorsque vous envoyez les invitations à l'événement.
• Les codes importés autorisent la création d'URL personnalisées permettant aux participants d'accéder directement au formulaire pré-renseigné sans avoir à saisir leur code au préalable.
• La restriction d'inscription constitue un excellent moyen de distribuer un nombre de places fixes à un groupe de personnes donné (par exemple, 10 billets disponibles pour une entreprise spécifique).

 

Restriction des inscriptions à l'aide d'un lien vers un logiciel tiers

Grâce au large éventail de fonctionnalités API d'idloom, vous pouvez également restreindre les inscriptions en comparant de manière systématique les adresses e-mail des participants à la liste blanche de contacts de votre système GRC. Cette option nécessite toutefois une configuration. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'une assistance dans ce cadre.

 

Comme vous pouvez le constater, de nombreux moyens vous permettent de restreindre les inscriptions dans idloom.events. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'une quelconque assistance à ce sujet !

Les formules Premium et supérieures vous permettent de profiter du module d'inscription restreinte.

Nous vous souhaitons de nombreux événements réussis !

 

L'équipe idloom.events