Deelnemersstatussen beheren: een belangrijk onderdeel van evenementenplanning Het beheren van registratiestatussen is een cruciaal aspect van elk evenementbeheerproces. idloom.events biedt een uitgebreid registratiesysteem waarmee organisatoren van evenementen de registratiestatus van deelnemers gedurende de hele levenscyclus van het evenement kunnen volgen.

Registratiestatussen spelen een cruciale rol bij het beheren van de opkomst van een evenement. Elke status dient een uniek doel en biedt belangrijke informatie voor een soepel en succesvol evenement.

Uw evenement heeft zes verschillende registratiestatussen voor deelnemers: Registratie voltooid, bevestigd, geannuleerd, afgewezen, niet aanwezig en verlaten.

Registratie voltooid

Deze status geeft aan dat de deelnemer het registratieproces met succes heeft voltooid en zijn plaats op het evenement heeft gereserveerd. Wanneer iemand zich registreert, is de status standaard ingesteld op Registratie voltooid. Dit is ook de status die gasten hebben als je een lijst van aanwezigen rechtstreeks importeert via de rubriek Aanwezigen.

Bevestigd en afgewezen

De status Bevestigd betekent dat de registraties van de bezoekers zijn gecontroleerd en geaccepteerd door de organisatoren van het evenement, en dat hun aanwezigheid gegarandeerd is. Als wordt vastgesteld dat ze het evenement niet kunnen bijwonen, wordt hun status bijgewerkt tot de status Afgewezen, wat aangeeft dat hun registratie is afgewezen.

De statussen Bevestigd en Afgewezen kunnen alleen handmatig worden ingesteld. Het doel van deze statussen is bijvoorbeeld om een registratieproces in twee stappen uit te voeren en handmatig te bepalen welke deelnemers het evenement zullen bijwonen.

Geannuleerd

De status Geannuleerd geeft aan dat deelnemers die zich eerder voor het evenement hebben geregistreerd, hun registratie hebben ingetrokken. De status Geannuleerd kan door de organisator van het evenement worden gewijzigd in de gegevens van de deelnemers. Deelnemers kunnen hun status ook zelf wijzigen als de volgende functie is geactiveerd (Deelnemers toestaan hun registratie te annuleren in Registratie > Instellingen).

In dat geval kunnen de deelnemers klikken op de annuleringslink onderaan de bevestigingsmail die zij hebben ontvangen.

De link brengt hen terug naar de registratiewebsite waar zij hun registratie kunnen annuleren. Hun status zal dienovereenkomstig worden bijgewerkt.

Niet komen

De status Niet komen geeft aan dat inschrijvers hebben bevestigd dat zij het evenement niet zullen bijwonen. Als deelname aan het evenement verplicht is, kan dit het bedrijf helpen bij het bijhouden wie wel en wie niet op de uitnodiging heeft gereageerd. Dit kan nuttig zijn voor de follow-up van werknemers die niet hebben gereageerd en om ervoor te zorgen dat iedereen die aanwezig moet zijn op de hoogte is van het evenement.

De status Niet komen kan door de organisator van het evenement worden gewijzigd in de gegevens van de deelnemers. Als de functie Deelnemers toestaan hun registratie te annuleren (Registratie > Instellingen) is ingeschakeld, kunnen inschrijvers aangeven dat zij het evenement niet zullen bijwonen. Hun status zal dienovereenkomstig worden bijgewerkt.

Registranten kunnen hun status aangeven als Niet aanwezig, door op het pijltje naast de registratieknop rechtsboven op de website te klikken en Niet aanwezig te selecteren. Deze knop staat ook in het midden van de homepage van het evenement.

Aangezien de inschrijvers met de status Niet aanwezig niet als daadwerkelijke deelnemers worden beschouwd, worden ze niet standaard in de lijst met deelnemers getoond, maar u kunt ze wel zien als u uw deelnemers filtert op de status Niet aanwezig.

Verlaten

De status Verlaten betekent dat inschrijvers het registratieproces zijn begonnen maar niet hebben voltooid. Deze status wordt automatisch ingesteld wanneer Meerdere opeenvolgende registraties door dezelfde registrant toestaan is geactiveerd (Tickets > Instellingen). Deze status kan niet handmatig worden ingesteld door de inschrijver of de organisator van het evenement.

Registranten die het registratieproces hebben afgebroken nadat ze op Voeg een andere deelnemer toe op de afrekenpagina hebben geklikt, krijgen deze status.​​​​​​​
De status Verlaten haalt een ticket niet uit de voorraad en er worden geen webhooks verstuurd. Omdat de inschrijvers met de status Verlaten niet worden beschouwd als daadwerkelijke deelnemers, worden ze niet standaard getoond in de lijst met deelnemers, maar je kunt ze wel zien als je je deelnemers filtert op de status Verlaten.

 

Veel plezier!

Het idloom.events team