Beheer deelnemersstatussen: cruciaal voor evenementenplanning Het beheren van registratiestatussen is een cruciaal aspect van elk evenementbeheerproces.

Registratiestatussen zijn van essentieel belang voor het beheer van deelnemers op een evenement. Elke status heeft een specifiek doel en biedt belangrijke informatie voor een soepel en succesvol evenement.

Statussen voor profielen aangemaakt vóór augustus 2023

Uw evenement kent zes verschillende registratiestatussen voor deelnemers: Registratie voltooid, bevestigd, geannuleerd, afgewezen, niet aanwezig en verlaten.

Registratie voltooid

Deze status geeft aan dat de deelnemer succesvol het registratieproces heeft afgerond en zijn plek op het evenement heeft gereserveerd. Bij registratie is de status standaard ingesteld op Registratie voltooid. Dit is tevens de status die deelnemers hebben wanneer je een lijst van deelnemers rechtstreeks importeert via de sectie Deelnemers.

Bevestigd en afgewezen

De status Bevestigd geeft aan dat de registraties van de bezoekers zijn gecontroleerd en geaccepteerd door de organisatoren van het evenement, en dat hun aanwezigheid gegarandeerd is. Als blijkt dat ze niet kunnen deelnemen aan het evenement, wordt hun status bijgewerkt naar Afgewezen, wat aangeeft dat hun registratie is afgewezen.

De statussen Bevestigd en Afgewezen kunnen alleen handmatig worden ingesteld. Het doel van deze statussen is bijvoorbeeld om een tweestapsregistratieproces uit te voeren en handmatig te bepalen welke deelnemers het evenement zullen bijwonen.

Geannuleerd

De status Geannuleerd geeft aan dat deelnemers die zich eerder voor het evenement hebben geregistreerd, hun registratie hebben geannuleerd. De status Geannuleerd kan door de organisator van het evenement worden gewijzigd in de gegevens van de deelnemers. Deelnemers kunnen hun status ook zelf wijzigen als de functie Deelnemers toestaan hun registratie te annuleren is geactiveerd in Registratie > Instellingen.

In dat geval kunnen de deelnemers op de annuleringslink onderaan de bevestigingsmail klikken die zij hebben ontvangen.

De link brengt hen terug naar de registratiewebsite waar ze hun registratie kunnen annuleren. Hun status wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Niet komen

De status Niet komen geeft aan dat inschrijvers hebben bevestigd dat ze het evenement niet bijwonen. Als deelname aan het evenement verplicht is, kan dit het bedrijf helpen controleren wie wel en wie niet op de uitnodiging heeft gereageerd. Dit kan nuttig zijn voor de follow-up van werknemers die niet hebben gereageerd. Ook om te zorgen dat iedereen die aanwezig moet zijn op de hoogte is van het evenement.

De status Niet komen kan door de organisator van het evenement worden gewijzigd in de gegevens van de deelnemers. Als de functie Deelnemers toestaan hun registratie te annuleren (Registratie > Instellingen) is ingeschakeld, kunnen inschrijvers aangeven dat zij het evenement niet zullen bijwonen. Hun status zal dienovereenkomstig worden bijgewerkt.

Registranten kunnen hun status aangeven als Niet aanwezig, door op het pijltje naast de registratieknop rechtsboven op de website te klikken en Niet aanwezig te selecteren. Deze knop is ook te vinden in het midden van de homepage van het evenement.

Aangezien de registranten met de status Niet aanwezig niet echt als deelnemers worden beschouwd, worden ze niet standaard in de lijst met deelnemers getoond. U kunt ze echter wel zien door uw deelnemers te filteren op de status Niet aanwezig.

Verlaten

De status Verlaten geeft aan dat registranten het registratieproces zijn gestart maar, niet hebben voltooid. Deze status wordt automatisch ingesteld wanneer Meerdere opeenvolgende registraties door dezelfde registrant toestaan is geactiveerd (Tickets > Instellingen). Deze status kan niet handmatig worden ingesteld door de Registranten of de organisator van het evenement.

Registranten die het registratieproces hebben afgebroken nadat ze op Voeg een andere deelnemer toe op de afrekenpagina hebben geklikt, krijgen deze status.
De status Verlaten haalt een ticket niet uit de voorraad en er worden geen webhooks verstuurd. Aangezien registranten met de status Verlaten niet worden beschouwd als deelnemers, worden ze niet standaard getoond in de lijst met deelnemers, maar je kunt ze wel zien als je je deelnemers filtert op de status Verlaten.

Statussen voor profielen aangemaakt na augustus 2023

Vanaf augustus 2023 zal elk nieuw aangemaakt profiel standaard zes verschillende registratiestatussen hebben die beschikbaar zijn voor deelnemers. Deze zijn onderverdeeld in 3 verschillende categorieën:

• In afwachting statussen: Geïmporteerd/Vooraf-registraties, Meld mij en Verlaten.
• Aanwezigheidsstatussen: Voltooid
• Afwezigheidsstatussen: Geannuleerd en Komt niet.

U heeft de mogelijkheid om aangepaste statussen voor evenementdeelnemers te maken en te beheren op profielniveau (zie hier voor meer informatie).

Statussen in afwachting: Geïmporteerd/Vooraf-registraties, Meld mij, Verlaten

De statussen in afwachting kunnen niet worden verwijderd, alleen bewerkt.

• Geïmporteerd/Vooraf-registraties: deze status wordt toegepast bij het importeren van deelnemers via de beperkte registratie.
• Meld mij: deze status is van toepassing wanneer deelnemers 'Meld mij' selecteren op de registratiepagina.
• Verlaten: deze status wordt toegekend aan leden van een herhaalde registratie wanneer de registratie niet is voltooid. Zie hierboven voor meer informatie.

Aanwezigheidsstatus: Voltooid

De aanwezigheidsstatussen worden toegepast op deelnemers die hun registratie hebben voltooid. Voor deze statussen kunt u instellen of de bevestigingsmail kan worden verzonden. Als u de bevestigingsmail niet wilt verzenden na een voltooide registratie, moet u er rekening mee houden dat deze moet worden gedeactiveerd in het evenement.

• Voltooid: Deze status geeft aan dat de deelnemer het registratieproces succesvol heeft voltooid. Zie hierboven voor meer informatie (Registratie voltooid).

Afwezigheidsstatussen: Geannuleerd, Komt niet

De afwezigheidsstatussen worden toegepast wanneer de deelnemer geen deel zal uitmaken van het evenement.

• Geannuleerd: Zie hierboven voor meer informatie.
• Komt niet: Zie hierboven voor meer informatie."

 

Veel plezier!

Het idloom.events team