• idloom

Een complete toolbox voor uw events Functies

Een waaier aan tools om de registratie van uw event te beheren.

Een volledige website voor uw event

In enkele muisklikken creëert u met idloom-events een eigen website, die helemaal gewijd is aan uw event! Dankzij de geïntegreerde content editing tool en voorgedefinieerde templates kunt u alle informatie over uw event onmiddellijk op de website publiceren: de lijst met sprekers, het volledige programma - ook als uw event meerdere dagen duurt en uit meerdere sessies bestaat - de partners en/of sponsors, … kortom, alles wat u wilt om uw event te promoten.

Daarnaast biedt idloom-events u nog meer mogelijkheden: uw registratieproces personaliseren om alle nodige informatie van de deelnemers te verzamelen; verschillende sessies, workshops en activiteiten organiseren binnen een enkel event; verschillende prijscategorieën en -formules aanbieden, zoals een early-birdprijs en kortingsbonnen; overnachtingsmogelijkheden voorstellen; en, ten slotte, een zeer ruim aanbod aan betaalmiddelen bieden.

Bekijk hieronder een voorbeeld van een eventwebsite gecreëerd met idloom-events.

Geïntegreerd overzicht van de deelnemers

idloom-events geeft u in realtime een lijst van alle geregistreerde deelnemers, met de status van hun registratie (betaling, registratieformule, enz.). U kunt de lijst gemakkelijk exporteren in CSV-formaat en gebruiken voor andere doeleinden.

Indien nodig kunt u rechtstreeks vanuit de backend de gegevens van de deelnemers wijzigen, bijvoorbeeld registratieformule, betaalmiddel of facturatiegegevens.

Meertalige evenementen

Heeft u evenementenwebsites, registratieformulieren, bevestigings-e-mails en tickets in meerdere talen nodig?

Kopieer uw evenement in zoveel talen als u nodig heeft, maak een aantal aanpassingen als dat nodig is en u bent klaar om te beginnen! Zo simpel is het.

Eén platform voor al uw events

Organiseert u regelmatig seminars, conferenties of incentives voor uw klanten of werknemers? Met idloom-events beheert u al uw events op één plaats, gratis of betalend, en afgestemd op het type event. U hoeft zelf niet een applicatie als deze aan te kopen.

U kunt een terugkerend event gewoon kopiëren of de prestaties vergelijken van de verschillende events die u hebt georganiseerd.

Onverwachte registraties

Deelnemers komen soms onaangekondigd of brengen mensen mee die niet op de deelnemerslijst staan.

idloom-events heeft een speciale module om deze lastminutedeelnemers ter plaatse te registreren.

Hotelreserveringen

Als u een event organiseert met internationale deelnemers, moet u vaak ook accommodatie voorzien.

idloom-events biedt de deelnemers een module aan om een hotelkamer te reserveren rechtstreeks van op uw eventwebsite. Of ze worden doorgestuurd naar een hotelboekingssite van uw keuze.

U kunt de lijst met hotelkeuzes exporteren en doorgeven aan de hotels en andere partners met wie u samenwerkt.

Betalingen en facturering

Als u een deelnemersbijdrage aanrekent, kunt u bij idloom-events de betaalmiddelen zelf kiezen: kredietkaarten, PayPal, Ogone, overschrijving, enz.

idloom-events beheert ook de btw en berekent automatisch het btw-bedrag afhankelijk van de nationaliteit van de deelnemer, het land waar het event plaatsvindt en de gekozen formule. Bovendien wordt u onmiddellijk op de hoogte gebracht als het btw-nummer niet correct is.

En de kers op de taart: idloom-events maakt onmiddellijk een gepersonaliseerde factuur, pro-formafactuur of kredietnota op voor de deelnemer.

U kunt de deelnemers gemakkelijk een pro-formafactuur sturen met de details van hun registratie, evenals een factuur na bevestiging van de betaling of een kredietnota als ze hun deelname annuleren. Op elk document komt een referentie en code die u kiest, zodat u alles gemakkelijk kunt verwerken in uw eigen factureringssysteem. Met deze functie bespaart u uw financiële afdeling uren werk.

Bevestigingsberichten

Met idloom-events kunt u automatisch verschillende bevestigingsmails naar de deelnemers sturen, afhankelijk van het type deelnemer, de gekozen formule en het gewenste betaalmiddel. U kunt deze e-mails volledig bewerken als het event geconfigureerd is.

idloom-events genereert dan automatisch een e-ticket met een QR-code waarmee de deelnemer gemakkelijk en snel kan inchecken op het event. Daarvoor zorgt een speciale module die beschikbaar is op idloom-events of via een mobiele app.

U kunt deze e-mails ook personaliseren met uw logo. En, als u wenst, krijgt u telkens een kopie van het bevestigingsbericht dat u naar de deelnemers stuurt.

Snelle check-in

Met idloom-events behoren lange wachtrijen tot het verleden dankzij onze snelle en gebruiksvriendelijke ‘quick check-inmodule’.

De deelnemers kunnen ter plaatse vlot inchecken via de QR-code op hun e-ticket dat ze ontvingen met de bevestigingsmail. De eventorganisatoren hoeven alleen de code te scannen met hun smartphone- of tabletcamera en de deelnemers worden automatisch ingecheckt. U kunt bovendien de gegevens van de deelnemers rechtstreeks raadplegen via uw mobiel toestel.

Als u de QR-code liever niet gebruikt, of als een deelnemer zijn e-ticket niet bijheeft, kunt u de deelnemer ook manueel inchecken door zijn of haar naam in te geven in de ‘quick check-inmodule’.

Meer over: How to check-in your guests on site?

Automatische aanmaak van badges

Met idloom-events verliest u geen tijd en geld meer om badges aan te maken. U kunt automatisch voor één deelnemer of voor de hele lijst met deelnemers een badge aanmaken en printen.

U kunt zelfs met meerdere formaten van badges werken volgens de verschillende types van deelnemers die u hebt gedefinieerd (sprekers, leden, gasten, enz.).

Multi-profiel instellingen

Moet u meerdere evenementen organiseren met verschillende logo's en templates voor elke event website? Moet u bevestigingsmails, facturatie informatie, en inhoud van documenten kunnen aanpassen voor elk event?

Met idloom-events kunt u meerdere profielen in uw account creëren, voor nog meer personalisatie van event websites en documenten.

Geavanceerde BTW instellingen

Het beheren van BTW-tarieven voor internationale evenementen kan snel een uitdagende taak worden. Intracommunautaire btw-tarieven voor Europese bedrijven, verschillende nationale tarieven afhankelijk van het land van herkomst van bedrijven, verschillende tarieven verbonden aan het land waar het evenement wordt gehouden ... zijn slechts enkele voorbeelden van situaties waarbij verschillende BTW-tarieven moeten kunnen toegepast worden.

Met idloom-events kunt u BTW-tarieven over uw evenementen en registranten beheren, en de vervelende taak van BTW-aanpassingen vermijden.

En veel meer functies:

  • Gedetailleerde en gepersonaliseerde eventcreatie
  • Aanpasbare branding en prijzen
  • Eenvoudige formulieraanmaak en -wijziging
  • Registratie van deelnemers, sprekers en sponsors
  • Hotelreservaties
  • Betaling in elke valuta, met BTW-beheer
  • Factuurverwerking
  • Automatische verzending van bevestigingsberichten
  • Aanmaak van aanpasbare badges
  • Gegevensverwerving en -eigendom van de deelnemers in realtime
  • Gegevensexport in CSV
  • Duplicatie van terugkerende events
  • ....

Maak uw eerste event GRATIS aan