Le logiciel de gestion événementielle conçu pour les associations !
Dès ses débuts, idloom a souhaité aider les associations internationales à configurer et gérer leurs événements de la manière la plus efficace possible. Nous avons imaginé des fonctionnalités en nous inspirant directement des besoins spécifiques aux associations, définis par des associations majeures à Bruxelles, Genève et Washington D.C. L'éventail de fonctionnalités que nous mettons à disposition des associations simplifie de manière drastique leurs tâches de gestion événementielle.
Cette page vous détaillera la manière dont nos clients du domaine associatif tirent parti de notre outil afin de maximiser le retour sur investissement de leur événement.
Promotion de l'événement
- Créez un élégant site web multilingue avec version mobile conviviale pour votre événement.
- Ajoutez des sections relatives aux conférenciers, partenaires, documents téléchargeables, informations sur le lieu/la salle.
- Partagez automatiquement vos événements sur le site web de votre organisation pour une visibilité optimisée.
- Partagez fluidement vos événements sur vos réseaux sociaux (en option).
Gestion des inscriptions
Les associations sont généralement amenées à gérer des structures d'événement complexes : sessions plénières, sessions de travail, cocktails de réseau, dîners de gala, etc. En outre, leurs processus d'inscription diffèrent pour les membres et les non-membres, ainsi que pour les membres de la presse, les conférenciers ou les autres types de participants.
- Produisez facilement des formulaires d'enregistrement entièrement personnalisables et ajoutez-y tous les champs nécessaires (informations sur l'organisation, adhésions et affiliations, exigences alimentaires, etc.).
- Créez des événements et sous-événements différents et gérez les inscriptions pour chacun d'entre eux, avec des quantités définies, des prix différents pour les membres et les non-membres, des prix préférentiels pour les inscriptions anticipées, des bons de réduction, etc.
- Associez chaque élément du programme à un lieu et un créneau horaire afin de permettre aux participants d'ajouter facilement les sessions à leurs calendriers (dans le fuseau horaire adéquat) et de recevoir un rappel avant le début de chaque session.
- Gérez les réservations d'hôtel, avec différents types de chambres et d'options, et contrôlez le nombre de chambres libres en fonction des réservations groupées.
- Envoyez automatiquement des e-mails de confirmation à l'image de votre organisation, comportant le récapitulatif de l'inscription, un code QR pour un enregistrement facile, ainsi que toutes les informations nécessaires.
- Joignez des documents PDF et des informations supplémentaires aux e-mails.
- Produisez un contenu d'e-mail automatique différent en fonction de la catégorie d'inscription (membre, non-membre) ainsi que des sessions choisies.
Intégrations
Intégrez fluidement idloom.events à votre système de gestion des contacts ou GRC afin d'identifier automatiquement les participants lors de leur inscription. Vous pouvez également choisir de télécharger directement votre liste de contacts.
Notez que grâce à notre processus d'inscription unique, de nombreuses associations vérifient automatiquement le statut de membre de leurs participants et leur paiement.
Paiements et suivi du retour sur investissement
- Encaissez les paiements en ligne en toute sécurité avec votre portail de paiement favori (idloom s'intègre facilement avec les solutions de votre prestataire de paiement et ne perçoit aucune commission sur les transactions).
- Gérez automatiquement les paiements non traités ou en échec.
- Gérez des taux fiscaux/de TVA différents en fonction de l'emplacement de votre événement et du lieu de résidence des participants. Uniques au monde, les paramètres avancés d'idloom en matière de configuration de la TVA et des taxes vous assurent la conformité aux réglementations fiscales locales et vérifient automatiquement la validité des numéros de TVA des organisations.
- Créez automatiquement des factures et des avoirs.
- Les inscrits peuvent modifier leur inscription si nécessaire afin d'éviter les tâches répétitives et sans valeur ajoutée (en option).
- Ouvrez des listes d'attentes pour les sessions qui affichent complet.
- Le tableau de bord des statistiques vous permet de suivre les inscriptions, les paiements, l'état des stocks et toute information pertinente afin de vous offrir un contrôle parfait sur le retour sur investissement de votre événement.
Communication avec vos participants
idloom.events vous permet de communiquer facilement avec vos participants une fois ceux-ci inscrits. Mettez en place une campagne d'e-mails avec des messages individuels personnalisés en fonction des diverses catégories de participants et des éléments du programme auxquels ils se sont inscrits.
Vous pouvez ainsi envoyer des rappels, informations supplémentaires, présentations et documents, modifications de programme, etc. à votre liste de participants.
Après votre événement, le système vous permet d'envoyer facilement des questionnaires et tout type de communication.
Badges et sur site
- Créez et modifiez des badges personnalisés pour les divers types de participants : choisissez leur taille et leur disposition, ajoutez vos logos et votre charte colorimétrique, codes QR, etc. Créez des modèles de badges filtrés pour les divers types de participants (par exemple, rouge pour les membres, bleus pour la presse…).
- Sur site, enregistrez facilement vos participants en scannant leurs codes QR (ou en renseignant leur nom) dans notre système d'enregistrement exclusif, disponible sur tout appareil mobile.
- Mettez en place des enregistrements pour chaque sous-événement ou session.
- Suivez en temps réel la participation individuelle aux différentes sessions de votre événement dans votre interface back-end idloom et recueillez des statistiques.
Bien entendu, toutes les données de votre événement peuvent être analysées dans votre interface back-end et exportées à tout moment au format de votre choix.
idloom.events automatise toutes les tâches chronophages de gestion de vos événements. Vous pouvez désormais vous concentrer sur la seule chose importante : l'événement en lui-même et sa réussite !
Détendez-vous et laissez idloom.events se charger de tout à votre place !
Vous n'avez pas à nous croire sur parole : voici un exemple de site web d'événement sur lequel vous pouvez vous inscrire afin de tester ses fonctionnalités.
N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations supplémentaires ou une démonstration en direct.
Nous pouvons vous fournir des exemples de cas d'utilisation client de notre système sur demande.