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Un outil unique pour gérer vos événements Fonctionnalités

Une gamme complète d’outils pour gérer les inscriptions à votre événement.

Un site web complet pour votre événement

En quelques clics seulement, idloom-events vous permet de créer un site web complet et responsive entièrement dédié à votre événement. Grâce à l’outil de gestion de contenu intégré et aux gabarits prédéfinis spécialement étudiés pour mettre en valeur votre événement, vous pourrez y intégrer une présentation générale de celui-ci ; la liste de vos intervenants ; le programme complet, y compris sur plusieurs jours et avec plusieurs sessions ou workshop concomitants ; vos partenaires et/ou sponsors ; ainsi que toute autre page utile à la mise en valeur de votre événement.

En outre, idloom-events vous offre l’opportunité de personnaliser votre processus d’inscription afin de collecter toutes les informations utiles au bon déroulement de votre événement ; de proposer l’ensemble de vos sessions et/ou workshop afin de connaître précisément la fréquentation estimée de chacun ; d’appliquer des formules tarifaires avancées par session et options ou en utilisant des formules early-birds ou des coupons ; de proposer des facilités de logements ou toute autre formule d’accueil ; et finalement, prendre en charge les différentes formules de paiements.

N'hésitez pas à consulter cet exemple de site créé avec idloom-events ici.

Une vue intégrée de l’ensemble des participants

idloom-events vous indique, en temps réel, la liste des participants inscrits ainsi que le statut de leur inscription (paiement effectué, catégorie d’inscription...). Cette liste peut être facilement exportée aux formats Excel ou csv pour d’autres usages.

Vous pouvez en outre accéder aux détails de chaque participant afin d’apporter toutes les modifications requises à leur participation et, le cas échéant, adapter les informations de paiement et de facturation.

Événements multilingues

Besoin de sites événementiels, formulaires d'inscription, e-mails de confirmation et tickets en plusieurs langues?

Il suffit de dupliquer votre événement dans autant de langues que vous le souhaitez, de faire quelques adaptations de contenu si nécessaire, et le tour est joué! C'est aussi simple que ça.

Une plate-forme unique pour tous vos événements

Vous organisez régulièrement des séminaires, congrès ou incentives pour vos membres, clients ou collaborateurs ? idloom-events vous permet de gérer l’ensemble de vos événements, gratuits ou payants, en s’adaptant parfaitement aux spécificités de chacun, et vous épargne la maintenance de ce type d’application en interne.

Vous pouvez ainsi dupliquer un même événement récurrent ou comparer plus aisément la performance des différentes manifestations sous votre responsabilité.

Inscriptions de dernières minutes

Il arrive que des personnes se présentent spontanément à un événement sans s'être préalablement inscrites. De même, certains participants arrivent accompagnés de personnes ne figurant pas sur la liste d'invités.

idloom-events dispose d’un module spécifique qui permet au personnel d’accueil de prendre en charge facilement et rapidement ces inscriptions de dernière minute sur le lieu même de l'événement.

Réservations d’hôtel

L’organisation d’événements drainant un public international engendre bien souvent la prise en charge par l’organisateur de différentes formules d’accueil.

idloom-events vous permet de proposer la réservation d’hôtels en offrant aux participants la possibilité de réserver une chambre par votre intermédiaire ou en les renvoyant directement sur le site de réservation des hôtels que vous aurez sélectionnés.

Vous pourrez ensuite exporter l’ensemble des informations concernant les chambres et les options réservées afin de communiquer la liste des hôtes aux hôtels avec lesquels vous travaillez.

Paiements et facturation

Si votre événement est payant, idloom-events vous laisse décider des différents moyens de paiement mis à disposition des participants : cartes de crédit, PayPal, virements bancaires etc.

idloom-events gère également les différents taux de TVA applicables, fonction du pays d’origine du participant, de l’organisateur et de l’endroit où l’événement a lieu, et, selon les options choisies, le système génère automatiquement une facture ou un pro-forma entièrement personnalisable.

Vous pouvez donc à loisir envoyer un pro-forma avec le récapitulatif de la participation à vos invités, leur envoyer une facture après confirmation de leur participation ou réception du paiement et une note de crédit en cas d’annulation ou de modification des options d’inscriptions. Chaque document pourra être préfixé selon votre choix, afin de pouvoir être ensuite automatiquement intégré dans un journal de facturation spécifique. Cette fonction évitera de longues heures de gestion administrative et de facturation à votre département financier.

Messages de confirmation

idloom-events vous permet d’envoyer automatiquement différents messages de confirmation aux participants, fonction du type de participation, du mode de paiement sélectionné et des options choisies. Ces e-mails et leurs messages sont entièrement personnalisables lors de la configuration de votre événement.

En outre, idloom-events génère automatiquement un e-ticket avec un QR code qui leur offrira un enregistrement rapide à l'accueil grâce au module check-in intégré à la plate-forme.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi recevoir une copie de chaque message de confirmation envoyé aux participants.

Quick check-in

Avec idloom-events, les longues queues et attentes interminables ne sont plus qu'un lointain souvenir. Avec notre système "quick check-in", chaque participant reçoit par l'intermédiaire de son email de confirmation un e-ticket sur lequel un QR code est généré.

Au moment de l'événement, les organisateurs n'ont plus qu'à scanner le e-ticket grâce à l'appareil photo de leur smartphone ou tablette, et la présence des participants est automatiquement enregistrée avec un accès direct au détail de leur réservation.

Et si vous préférez ne pas envoyer le QR code, ou si des participants se présentent sans leur ticket, le simple encodage de quelques lettres du nom de l’invité sur le module de quick check-in vous permettra de l’enregistrer en quelques secondes seulement.

 

Création automatique de badges

Grâce à idloom-events, ne perdez plus de temps avec la confection des badges. L’interface vous permet de créer et imprimer automatiquement les badges d’une personne ou de l’ensemble de la liste des personnes inscrites.

Vous pouvez assigner des formats de badges multiples selon les différentes catégories d’utilisateurs que vous aurez établies (speakers, members, guests…).

Paramètres multi-profils

Devez-vous organiser plusieurs événements simultanés avec différents logos et templates pour chaque site web événementiel? Devez-vous pouvoir adapter emails de confirmation, informations de facturation, et contenu de documents indépendamment pour chaque événement que vous organisez?

Idloom-événements vous permet de créer plusieurs profils au sein de votre compte, vous permettant ainsi de personnaliser encore plus vos sites web événementiels et les documents envoyés aux participants.

Options avancées de TVA

La gestion des différents taux de TVA applicables aux participants d’événements internationaux peut rapidement devenir une tâche fastidieuse. TVA intracommunautaire pour événements européens, différents taux applicables en fonction du pays d’origine des entreprises, taux liés au pays où se déroule l’événement… ne sont que des exemples de situations où différents taux de TVA doivent pouvoir être appliqués.

Idloom-events vous permet de gérer facilement la TVA sur l’ensemble des vos événements, vous épargnant ainsi la tâche complexe de rectifier les paiements de TVA pour chacun de vos participants individuellement.

Liste détaillée des fonctionnalités:

  • Création d'événements détaillés et sur-mesure
  • Branding et prix customisables
  • Création et modification facile des formulaires
  • Enregistrement des participants, orateurs et sponsors
  • Réservation de l’hôtel
  • Paiement dans toutes les devises avec gestion de la TVA intracommunautaire
  • Génération de factures et proforma
  • Personnalisation et envoi automatique des messages de confirmation
  • Création personnalisée des badges
  • Obtention “real-time” et propriété des données des participants
  • Export des données en CSV
  • Duplication des événements récurrents
  • ....

Créez votre premier événement GRATUITEMENT