Comment gérer les inscriptions de groupe ? Vous acceptez les inscriptions de groupe ? Vous inscrivez des équipes, familles, groupes de collègues, etc. ? Idloom-events vous permet de gérer les inscriptions de groupe sans interruption !

Permettez à vos invités d’inscrire plusieurs participants en même temps !

Pour ce qui est des inscriptions de groupe, il existe deux façons de procéder : vous pouvez permettre aux personnes de sélectionner plusieurs fois les mêmes articles ou d’enregistrer plusieurs personnes l’une après l’autre.

La principale différence est que dans le premier cas, les inscriptions se trouvent sous le nom du participant principal et qu’aucune information sur les autres invités n’est collectée. Ainsi, les autres participants ne recevront pas les confirmations par e-mail et les billets électroniques (seul le participant principal les recevra).

Dans le second cas, l’invité enregistrant les autres pourra saisir des détails sur chaque invité et chacun d’eux recevra un e-mail de confirmation et un billet électronique personnels/nominatifs.

Voici la marche à suivre dans chaque cas. 

1 – Billet de groupe

La fonctionnalité de billet de groupe permet aux déclarants de sélectionner plusieurs fois un même article, tous rattachés à un seul déclarant.

Voici comment cela fonctionne :

• Dans la page de modification de votre événement, à l’étape 2, sélectionnez « Allow guests to select several of the same items » (Permettre aux invités de sélectionner plusieurs fois un même article) dans la section « Ticketing section » (Section billetterie).

• Vous verrez s’afficher une case « Limit per reg. » (Limite par enreg.) pour chaque catégorie et option, dans laquelle vous pourrez saisir la quantité maximale de chaque article qu’un invité peut sélectionner dans son formulaire d’inscription.

• Dans le formulaire d’inscription, les invités peuvent sélectionner la quantité souhaitée de chaque article.

Lors de la confirmation (et du paiement), l’invité recevra son e-mail de confirmation (et facture, si configurée) contenant tous les articles se trouvant sous son propre nom. Le code QR correspondant sera valable pour le nombre d’enregistrements sélectionnés par l’invité, ce qui signifie qu’un billet sera valable pour tout(e) un(e) équipe/famille/groupe/etc.

2 – Enregistrements consécutifs / en boucle

L’enregistrement en boucle permet d’enregistrer plusieurs invités, l’un après l’autre, avec des détails complets et les choix individuels des invités.

Voici comment cela fonctionne :

• Dans la page de modification de votre événement, à l’étape 2, sélectionnez « Allow several consecutive registrations by same guest » (Permettre plusieurs enregistrements consécutifs par un même invité) dans la section « Ticketing section » (Section billetterie).
• L’invité qui procède à l’enregistrement termine d’abord son enregistrement, puis, à la dernière étape, a la possibilité de :
• Ajouter un autre participant. Dans ce cas, il recommencera le processus d’enregistrement pour le second participant.
• Confirmer et de faire sa sortie. Dans ce cas, il terminera son enregistrement.

 

• Si le déclarant a saisi plusieurs invités l’un après l’autre, cliquer sur « Confirm and check out » (Confirmer et faire la sortie) lui permettra d’effectuer un paiement unique (le cas échéant) pour tous les participants. Tous les participants recevront un e-mail de confirmation et un billet électronique (code QR) personnels contenant leurs catégories et options personnelles.
• Dans la liste d’invités, les participants ajoutés par un autre invité sont clairement identifiés par une icône. Tous les détails de paiement et de facture peuvent être consultés dans les détails sur l’invité principal (qui a effectué l’enregistrement et a payé pour les autres).

Le choix entre les options 1 et 2 dépendra des éléments suivants :

• Vous voulez que toutes vos inscriptions soient nominatives ?
• Vous voulez recueillir des informations sur les participants de façon individuelle ?
• Vous voulez qu’un e-mail personnel et un billet électronique soient envoyés à chaque participant ou vous pensez qu’un est suffisant par groupe ?

Étant donné qu’il sait que chaque événement est unique, idloom-events vous permet de gérer vos inscriptions de groupe comme vous le souhaitez. Aucun compromis.

 

Amusez-vous !

L’équipe d’assistance idloom-events