idloom-events for corporate trainings
Use case

idloom.events voor verenigingen U bent een vereniging die regelmatig evenementen organiseert? Dit is hoe wij u kunnen helpen!

Software voor evenementenbeheer op maat van verenigingen!​

Vanaf het allereerste begin heeft idloom zich toegelegd op het helpen van internationale verenigingen bij het opzetten en beheren van hun evenementen op een zo efficiënt mogelijke manier. We hebben letterlijk functies ontwikkeld rond de specifieke behoeften van verenigingen, geuit door grote verenigingen in Brussel, Genève en Washington D.C. Onze reeks functies vereenvoudigt het werk van verenigingen drastisch bij het beheer van evenementen.​

Deze pagina toont u hoe onze klantverenigingen onze tool gebruiken om de ROI van hun evenement te maximaliseren.​

Promotie voor evenementen

  • Maak een verbluffende, meertalige en mobielvriendelijke website voor uw evenement
  • Voeg secties toe voor sprekers, partners, downloadbare documenten, informatie over de plaats/locatie​
  • Deel uw evenementen automatisch op uw bedrijfswebsite voor een perfecte zichtbaarheid​
  • Deel uw evenementen naadloos op uw socialemediakanalen (optioneel)

Registratiebeheer

Verenigingen beheren meestal complexe evenementstructuren: plenaire sessies, breakoutsessies, netwerkcocktails en galadiners, enz. Bovendien hanteren ze doorgaans verschillende registratieprocedures voor leden en niet-leden, alsook voor de pers, sprekers en andere soorten deelnemers.​

  • Genereer eenvoudig volledig aanpasbare registratieformulieren en voeg alle velden toe die u nodig hebt: bedrijfsgegevens, lidmaatschappen en affiliaties, dieetvereisten, enz.​
  • Creëer de verschillende evenementen en subevenementen, en beheer de registraties voor elk evenement, met vaste aantallen, verschillende prijzen voor leden en niet-leden, vroegboekprijzen, kortingsbonnen, enz.​
  • Koppel elk agendapunt aan locaties en tijdblokken, zodat deelnemers de sessies naadloos aan hun agenda kunnen toevoegen (in de juiste tijdzone!) en een herinnering ontvangen voordat een sessie begint.
  • Beheer hotelboekingen met meerdere soorten kamers en opties, en controleer uw inventaris op basis van uw blokboeking
  • Stuur automatische bevestigingsmails met de samenvatting van de registratie, een QR-code om gemakkelijk in te checken en alle informatie
  • Voeg pdf-documenten en extra informatie toe aan de e-mails
  • Genereer verschillende inhoud voor uw automatische e-mails op basis van de registratiecategorie (lid, niet-lid), evenals de gekozen sessies!

Integraties​

Integreer idloom.events naadloos met uw contactmanagementsysteem of CRM, en identificeer uw deelnemers automatisch wanneer ze zich inschrijven. Of upload uw contacten gewoon rechtstreeks.​

PS: Veel verenigingen controleren automatisch de lidmaatschapsstatus en betalingen van hun deelnemers dankzij ons unieke registratieproces.

Betalingen en ROI-monitoring​

  • In eenvoudig beveiligde online betalingen met uw favoriete betalingsgateway (idloom integreert naadloos met elke leverancier van betalingsoplossingen en vraagt geen commissie op transacties!)​
  • Beheer automatisch niet-verwerkte of mislukte betalingen
  • Beheer meerdere btw-/belastingtarieven op basis van de locatie van uw evenement en de herkomst van de deelnemers. De geavanceerde btw-/belastinginstellingen van idloom zijn uniek in de wereld en stellen u in staat om te voldoen aan de lokale fiscale regelgeving en om automatisch btw-/ondernemingsnummers te controleren op hun geldigheid​
  • Genereer automatisch facturen en creditnota's​
  • Geregistreerde personen kunnen hun registraties indien nodig wijzigen om repetitieve, niet-waardetoevoegende taken te vermijden (optioneel)
  • Open wachtlijsten voor uitverkochte sessies.​
  • Een uitgebreid dashboard met statistieken stelt u in staat uw registraties, betalingen, voorraadstatistieken en alle relevante informatie op te volgen voor een perfecte controle over de ROI van uw evenement.​

Communiceer met uw deelnemers

Eenmaal geregistreerd, kunt u met idloom.events gemakkelijk communiceren met uw deelnemers door hen e-mailcampagnes te sturen die kunnen worden geïndividualiseerd en afgestemd op uw verschillende deelnemerscategorieën en agendapunten waarvoor ze geregistreerd zijn.​

Herinneringen, aanvullende informatie, presentaties en documenten, agendawijzigingen enz. kunnen naar uw gastenlijst worden gestuurd.​

Na afloop van uw evenement kunt u met het systeem gemakkelijk enquêtes en andere soorten communicatie versturen.

Badges en ter plaatse​

  • Creëer en bewerk badges op maat voor uw verschillende soorten deelnemers. Selecteer de afmetingen en lay-out, voeg uw logo's en kleuren, QR-codes, enz. toe. Maak gefilterde badgesjablonen voor uw verschillende soorten deelnemers (bv. rood voor leden, blauw voor de pers...)
  • Ter plaatse kunt u uw deelnemers naadloos inchecken door hun QR-codes te scannen (of door hun namen in te voeren) met ons eigen inchecksysteem dat beschikbaar is op elk mobiel apparaat​
  • Organiseer check-ins voor elk subevenement of sessies​
  • Houd in realtime bij wie welk deel van uw evenement heeft bijgewoond vanuit uw idloom-backend en verzamel statistieken

Natuurlijk kunnen al uw evenementgegevens worden geanalyseerd in uw backend en op elk moment worden geëxporteerd in het formaat van uw keuze.

idloom.events automatiseert alle tijdrovende taken van het beheer van uw evenementen. U kunt zich dan concentreren op het enige dat echt belangrijk is: het evenement zelf, en ervoor zorgen dat het een succes wordt!​

Ontspan en laat idloom.events het werk voor u doen!​

U hoeft ons niet op ons woord te geloven. Hier is een voorbeeld van een evenementwebsite waarop u zich kunt registreren en die u zelf kunt testen.

Voel u vrij om ons te contacteren voor meer informatie of een live demo.​

Op verzoek kunnen wij u voorbeelden geven van klanten die ons systeem gebruiken.