Log in
Log in
Dit jaar is een wervelwind geweest voor de hele wereld, in het bijzonder de evenementenindustrie. Internationale conferenties en live-evenementen werden uitgesteld en geannuleerd omdat evenementenplanners voor een onoverkomelijke uitdaging stonden: hoe moeten evenementen worden georganiseerd met de opgelegde social distancing en lockdowns? Bijgevolg werden hybride evenementen de norm.
Wat zijn hybride evenementen?
Hybride evenementen zijn tentoonstellingen, seminaries, conferenties en handelsbeurzen die virtuele platformen combineren met fysieke evenementonderdelen. U kunt bijvoorbeeld een bedrijfsconferentie in het Verenigd Koninkrijk organiseren terwijl uw livestreamingsessies kunnen worden getoond aan klanten, werknemers en het grote publiek over de hele wereld. Door de aard van het evenement kunt u geen traditionele evenementenplanner inhuren; u moet op zoek naar virtuele evenementendiensten.
Hoe kunt u hybride evenementen benutten?
Om het meeste uit hybride evenementen te halen, moet u ervoor zorgen dat uw locaties niet alleen gratis Wi-Fi aanbieden, maar dat ze ook beschikken over een uitzonderlijke Wi-Fi. U moet ze ook uitrusten met voldoende bandbreedte om hedendaagse evenementtechnologieën, zoals AR/VR, te ondersteunen. Hier zijn enkele tips die u kunnen helpen om hybride evenementen te benutten:
Denk aan de camera's
Een camera is noodzakelijk voor het ontwikkelen van een verbluffende visuele ervaring. Denk bij het bepalen van het aantal of het soort camera's dat u wilt gebruiken, aan het volgende:
Zijn er voor het evenement close-ups nodig? Zijn er drie of meer hoeken nodig? Zo ja, dan moet u meerdere camera's aanschaffen. In dat geval moet u zorgen voor een switcher. Wijs ook een persoon aan die de juiste camerahoeken kan kiezen.
Houd ook rekening met de schermgrootte van degenen die de stream gaan bekijken. Uw camera moet alle schermformaten ondersteunen. Dan is er ook nog de HD-kwestie, zal de stream die tonen?
Zorg voor de juiste microfoons
Draadloze Lavalier-microfoons zijn ideaal omdat ze het omgevingsgeluid minimaliseren en u goed laten klinken op de camera. Laat iemand de audioapparatuur bedienen die de audiopaneel in de gaten houdt en de microfoons aan-/uitzet wanneer dat nodig is. Op die manier kunnen de microfoons niet per ongeluk aan blijven staan en wordt voorkomen dat uw evenement wordt beïnvloed door een slechte audio-ervaring. Als er op enig moment een vraag- en antwoordsessie is, zorg er dan voor dat microfoonlopers de draadloze handheld microfoons aan het publiek kunnen geven.
Zorg voor een betrouwbare internetverbinding
Een internetverbinding die alleen voor de livestream is gereserveerd, is belangrijk. Op die manier kan niemand op de locatie er verbinding mee maken en de bandbreedte opgebruiken. Bekabelde ondersteuning is essentieel voor deze technologie, dus kies niet voor draadloos.
Wijs technische ondersteuning toe
Wijs iemand op de locatie aan die goed weet hoe de zaalapparatuur moet worden bediend en die op de hoogte is van alle belangrijke informatie met betrekking tot de streamingpartners en AV. Tijdens het filmen moet hij veranderingen in het licht en de focus in de gaten houden, die immers de ervaring van de deelnemers op afstand kunnen verstoren.
Bied meerdere kanalen voor deelname
Gebruik e-mails, hashtags op Instagram en Twitter, en videofeed van pop-uplocaties, zodat mensen hun vragen kunnen indienen en naadloos kunnen deelnemen. Wijs iemand aan om de inzendingen te volgen, vragen te beantwoorden en ze snel naar de sprekers te sturen.
Test grondig
Houd vooraf een bespreking met uw planner om zeker te zijn dat u de juiste uitrusting aanschaft, uitrusting die voldoet aan de eisen van uw publiek. Zorg ervoor dat de elektrische installatie op voorhand geconfigureerd is. Voer grondige tests uit om problemen met de uitrusting op te sporen. Maak ten slotte wat tijd vrij voordat het evenement begint en neem de audio-, camera- en lichtopstelling door.
Waarom hybride evenementen de toekomst zijn?
Hybride evenementen bieden de volgende voordelen:
Een groter bereik
Het is een mythe dat hybride evenementen uw publiek opsplitsen, d.w.z. dat ze ofwel persoonlijk komen ofwel virtueel deelnemen. Integendeel, ze vergroten uw bereik aanzienlijk en leveren een hoger aantal deelnemers op.
Volgens een studie was bijna 98% van de deelnemers die zich inschreven voor een hybride evenement oorspronkelijk niet van plan om persoonlijk aanwezig te zijn. Dit betekent in wezen dat hybride evenementen een nieuw publiek genereren dat ofwel niet zeker weet of het evenement zijn tijd waard is of dat het gewoon graag bijwoont vanuit het comfort van zijn huis.
Grotere betrokkenheid
De toevoeging van een virtueel evenement aan een live-evenement biedt verschillende mogelijkheden voor betrokkenheid die u zeker ook graag zou hebben bij een 'live-only' evenement. Houd in gedachten dat uw publiek zal deelnemen vanaf laptops en mobiele telefoons, wat betekent dat het kan praten, liken, commentaar geven en delen. U kunt bijvoorbeeld een enquête houden tijdens de sessie om feedback te verzamelen.
Indien nodig, is er ook een mogelijkheid om zowel de virtuele als de fysieke aanwezigen met elkaar in contact te laten komen. Moderne evenementensoftware kan u helpen een ruimte toe te wijzen voor virtuele vergaderingen.
Sponsorondersteuning
Sponsors houden van hybride evenementen: 72% van hen heeft interesse getoond in deelname aan een evenement. Er zit enige motivatie achter deze voorkeur. Ten eerste bieden hybride evenementen een groter bereik, wat zich vertaalt in een grotere pool van leads. Ze zijn niet beperkt tot interacties met het live publiek.
Ze kunnen ook interactief zijn met het virtuele publiek, wat de deelname aan virtuele standen kan verhogen. Ten tweede hebben ze eindeloze mogelijkheden om te sponsoren bij evenementenapps en livestreams.
Laatste bedenkingen
Bedrijven over de hele wereld staan te popelen om weer normaal te werken, maar zelfs als COVID-19 volledig weggevaagd wordt, zal de evenementensector nooit meer hetzelfde zijn. De aanhoudende pandemie veroorzaakte niet alleen schade; het dwong de sector ook om te innoveren met technologie, wat een breed scala aan mogelijkheden opende. Een van deze epifanieën behoort tot de evenementenindustrie; bedrijven zijn erachter gekomen dat hybride evenementen enorme voordelen bieden.
Als u ook overweegt om een hybride evenement te organiseren, stuur ons dan een bericht om te profiteren van een van de beste virtuele evenementendiensten.
Biografie van de auteur
Sarah Hill is contentschrijver bij Seven Events Ltd, een toonaangevend virtueel evenementenbureau dat diensten aanbiedt op het gebied van het beheer van bedrijfsevenementen en het vinden van locaties in het Verenigd Koninkrijk. Ze begon haar carrière in de evenementenindustrie bijna een decennium geleden. Met de tijd is ze een fervent evenementblogger geworden die haar inzichten in de planning van bedrijfsevenementen deelt.