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Etre capable de donner accès, de faire le "checkin" des participants rapidement s'avère particulièrement important dans le cas d'événements où un grand nombre de participants arrivent en même temps, comme c'est le cas de la plupart des événements à heure précise. En effet, ce type de manifestations engendre typiquement de longues files d'attente à l'entrée du lieu de l'événement, ce qui est frustrant tant pour les organisateurs que pour les participants eux-mêmes. Devoir enregistrer les participants un à un manuellement peut rapidement s'avérer être une tâche titanesque, particulièrement lorsque le nombre de participants est grand...

Grâce à la fonctionnalité “quick check-in” d’idloom-events, les participants peuvent accéder aux événements via un code QR affiché sur leur e-ticket, directement accessible depuis leur smartphone ou tablette.

Les organisateurs d’événements doivent simplement scanner les e-tickets des participants sur le lieu de l’événement grâce à une application mobile compatible sur tous types d’appareils: smartphones, tablettes, ordinateurs… Le statut des participants (“enregistré”, “pas inscrit”, etc.) est alors automatiquement synchronisé avec la plateforme idloom-events.

Il reste évidemment possible d’enregistrer les participants manuellement depuis votre compte idloom-events, sans e-ticket.

Voici un guide reprenant la marche à suivre étape par étape.

Si les participants sont en possession de leurs e-tickets ou QR code

  • Etape 1:  : installez une application scanner de code QR sur votre appareil mobile
    Rendez-vous dans la boutique d’applications de votre appareil mobile et téléchargez l’application QR code de votre choix. Si vous avez des doutes sur l’application à choisir, cet article vous permettra d’y voir plus clair
    Notez que cela fonctionne avec tout type d’appareil (smartphone, tablette, phablette…) et OS (Android (Android Market), iOS (AppStore), Windows, BlackBerry, etc.). 

    idloom-events apprécie particulièrement les apps suivantes pour leur rapidité et simplicité:

    • "QRReader" de TapMedia Ltd.; l'application scanne rapidement le QR et ouvre la page automatiquement dans un navigateur web intégré. Pour poursuivre le checkin, il suffit d'appuyer sur l'icône appareil photo et de recommencer le processus.
    • "QR Reader" de QR Code City; version gratuite de "Scan", l'application scanne rapidement le code et ouvre automatiquement la page dans le navigateur de votre appareil. Pour continuer, il vous faut alors retourner sur l'app et recommencer le processus (note: il est nécessaire que votre appareil vous permette de passer rapidement d'une app à l'autre. Si ce n'est pas le cas, considérez plutôt la première app proposée).
  • Etape 2:  identifiez-vous sur votre compte idloom-events
    Depuis le navigateur web de votre appareil mobile, rendez-vous sur  https://events.idloom.com  et identifiez-vous.
  • Etape 3:  commencez le check-in des participants
    Depuis l’application scanner de QR code, commencez le check-in des participants en scannant les codes QR affichés sur leurs e-tickets. Le scan générera alors un lien; en cliquant sur ce lien, vous enregistrerez automatiquement la présence du participant. Répétez alors le processus pour les participants suivants.
    Aucune autre intervention n’est demandée de votre part, de sorte que vous puissiez enregistrer les présences des participants rapidement les unes après les autres.

Si les participants ne sont pas en possession de leurs e-tickets ou codes QR

  • Etape 1:  identifiez-vous sur votre compte idloom-events
    Depuis le navigateur web de votre appareil mobile, rendez-vous sur https://events.idloom.com et identifiez-vous.
  • Etape 2:  sélectionnez le menu check-in

    Depuis votre interface idloom-events, sélectionnez le module check-in en cliquant sur l’icône suivante : chek-in.png

  • Etape 3: procédez au check-in par nom
    Dans le champ recherche de l’interface, tapez les premières lettres du nom/prénom du participant. Une fois que le participant s’affichera sur votre écran, sélectionnez-le et il sera enregistré automatiquement.

Notez que le check-in des participants peut également aisément être opéré via un ordinateur depuis l’interface idloom-events, en sélectionnant le module check-in dans le menu options.

Tout comme avec l’application mobile, le système vous informera si un participant a déjà été enregistré ou s’il ne figure pas sur la liste d’invités.

Depuis votre interface, vous verrez pour chaque participant son statut.

Dans les deux cas, il reste toujours possible d’enregistrer les participants simultanément depuis plusieurs appareils.

Grâce à idloom-events, les longues queues à l’entrée des événements font désormais partie du passé ! 

A votre service,

L’Equipe Support.

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