idloom.events for corporate trainings
Caso práctico

idloom.events para asociaciones ¿Es una asociación que organiza eventos con regularidad? Así es cómo podemos ayudarles.

Software de gestión de eventos adaptado a asociaciones

Desde el principio, el objetivo principal de idloom ha sido ayudar a las asociaciones internacionales a que creen y gestionen sus eventos del modo más eficiente posible. Hemos diseñado funcionalidades para satisfacer las necesidades específicas de las asociaciones, expresadas por algunas de las más destacadas de Bruselas, Ginebra y Washington D. C. Nuestra gama de funcionalidades simplifica drásticamente el trabajo de las asociaciones en materia de gestión de eventos.

En esta página, comprobará cómo nuestras asociaciones cliente utilizan nuestra herramienta para maximizar su ROI en eventos.

Promoción de eventos

  • Cree una página web espectacular para eventos, multilingüe y adaptada a dispositivos móviles.
  • Añada secciones para conferenciantes, socios, documentos descargables, información sobre el local o el emplazamiento.
  • Comparta los eventos en su página web corporativa de forma automática para lograr una visibilidad perfecta.
  • Comparta los eventos en sus redes sociales de manera impecable (opcional).

Gestión de inscripciones

Normalmente, las asociaciones gestionan estructuras complejas de eventos: sesiones plenarias, sesiones de grupos, cócteles para redes de contacto y cenas de gala, etc. Además, suelen dar un tratamiento diferente a las inscripciones de los socios y no socios, así como a la prensa, los conferenciantes y demás tipos de asistentes.

  • Genere fácilmente formularios de inscripción totalmente personalizables y añada los campos que necesite: datos de empresa, socios y afiliados, necesidades dietéticas…
  • Cree los distintos eventos principales y secundarios y gestione sus restricciones: cantidades determinadas, diferentes precios para socios y no socios, precios por reserva anticipada, cupones de descuento, etc.​
  • Vincule cada punto del programa a un lugar y una franja horaria para que los participantes puedan añadir las sesiones a sus calendarios (en la zona horaria correcta) y recibir un aviso antes de que comience cualquier sesión.
  • Gestione reservas de hotel con varios tipos de habitaciones y opciones y controle el inventario en función de las reservas en bloque.
  • Envíe correos electrónicos de confirmación automáticos con marca propia y un resumen de la inscripción, un código QR para facilitar el registro y toda la información necesaria.
  • Adjunte archivos PDF y cualquier otra información a los mensajes de correo electrónico.
  • Genere contenidos diferentes para los correos automáticos en función de la categoría de inscripción (socio, no socio) y de las sesiones elegidas.

Integraciones

Integre idloom.events de forma impecable con su sistema de gestión de contactos o CRM e identifique automáticamente a sus participantes cuando se inscriban o limítese a subir directamente sus contactos.​

Además, muchas asociaciones comprueban automáticamente la condición de socio y el pago de cuotas de sus participantes gracias a nuestro exclusivo proceso de inscripción.

Pagos y supervisión del ROI

  • Cobre los pagos en línea de forma segura y fácil mediante su pasarela de pago preferida (idloom se integra perfectamente con cualquier proveedor de soluciones de pago y no cobra comisiones por las transacciones).​
  • Gestione automáticamente los pagos no tramitados o fallidos.
  • Gestione varios tipos impositivos/IVA en función del emplazamiento de su evento y del origen de los participantes. La configuración avanzada fiscal/IVA de idloom es única en el mundo, permite cumplir con la legislación local en materia fiscal y comprobar automáticamente la validez del número de IVA o empresa.
  • Genere automáticamente facturas y notas de crédito.
  • Los participantes pueden modificar sus inscripciones si es preciso para evitar tareas repetitivas sin valor añadido (opcional)​.
  • Abra listas de espera para las sesiones cuyas entradas se hayan agotado.​
  • Un completo panel de estadísticas permite supervisar las inscripciones, los pagos, el estado de las existencias y toda la información pertinente para tener el control perfecto del ROI de su evento.​

Comuníquese con sus delegados

Una vez que se han registrado los participantes, idloom.events le permite comunicarse fácilmente con ellos mediante campañas de correo electrónico que se pueden individualizar y adaptar en función de las distintas categorías de participantes y los temas del programa en que se hayan inscrito.

Puede enviar a su lista de invitados recordatorios, información complementaria, presentaciones y documentos, modificaciones del programa, etc.

Transcurrido el evento, el sistema permite enviar fácilmente encuestas y cualquier otro tipo de comunicación.

Acreditaciones y registro presencial

  • Cree y edite acreditaciones personalizadas para los distintos tipos de asistentes: elija el tamaño y diseño, añada logotipos y colores, códigos QR, etc. Cree plantillas de acreditación y fíltrelas según los distintos tipos de participantes (por ejemplo, de color rojo para socios, azul para la prensa...).
  • Registre presencialmente a los asistentes escaneando sus códigos QR (o escribiendo sus nombres).
  • Organice registros de cada evento secundario o de las sesiones.
  • Realice un seguimiento de quiénes asisten a qué parte del evento en tiempo real desde el backend de idloom y recopile datos estadísticos.

Por supuesto, todos los datos se pueden analizar en el backend y exportar al formato que desee en cualquier momento.

idloom.events automatiza todas las tareas que exigen mucho tiempo a la hora de gestionar sus eventos. Podrá centrarse en lo que realmente importa, el propio evento, y asegurarse de que sea todo un éxito.

Relájese y deje que idloom.events trabaje por usted

Compruébelo por sí mismo: aquí tiene un ejemplo de la página web de un evento al que puede inscribirse realmente y probarla.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si desea más información o una demostración en directo.​

Podemos facilitarle ejemplos de clientes que utilizan nuestro sistema si lo solicita.