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Hybride Veranstaltungen: Welche Zukunft hat die Eventbranche und wie können die neuen Möglichkeiten genutzt werden? Wie organisiert man Veranstaltungen im Jahr 2021? Nach den Lockdowns und der physischen Distanzierung sind hybride Veranstaltungen heute der Standard.

Obwohl das letzte Jahr weltweit wie ein Sturm wirkte, traf es besonders die Eventbranche. Viele internationale Konferenzen und zahlreiche Live-Shows wurden verschoben oder einfach abgesagt, während Eventdienstleister vor einer unüberwindbaren Herausforderung standen: Wie plant man Veranstaltungen in Zeiten physischer Distanzierung und Lockdown? Diese Bedingungen führten zur Normalisierung hybrider Veranstaltungen.

Was sind hybride Veranstaltungen?

Als hybride Veranstaltungen bezeichnet man Ausstellungen, Seminare, Konferenzen und Messen, die virtuelle Plattformen mit physischen Eventelementen kombinieren. Sie können beispielsweise eine Geschäftskonferenz im Vereinigten Königreich organisieren und sie gleichzeitig live für Ihre Kunden, Mitarbeiter und die Öffentlichkeit auf der ganzen Welt übertragen. Aufgrund der Natur der Veranstaltung können Sie nicht auf einen herkömmlichen Eventorganisator zurückgreifen: Sie müssen Dienstleistungen für die Organisation virtueller Veranstaltungen in Anspruch nehmen.

Wie kann man hybride Veranstaltungen optimal nutzen?

Um das Beste aus Ihren hybriden Veranstaltungen herauszuholen, müssen Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Räumlichkeiten kostenloses WLAN bieten, sondern auch eine herausragende WLAN-Verbindung haben. Diese sollte über ausreichende Bandbreite verfügen, um zeitgemäße Eventtechnologien wie Augmented/Virtual Reality zu unterstützen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, aus Ihren hybriden Veranstaltungen einen Erfolg zu machen.

Denken Sie an Kameras

Kameras ermöglichen es Ihnen, ein fantastisches visuelles Erlebnis zu schaffen. Um die Anzahl oder Art der zu verwendenden Kameras zu bestimmen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte.

Wird die Veranstaltung Nahaufnahmen erfordern oder sogar drei oder mehr Winkel? Wenn ja, müssen Sie mehrere Kameras verwenden sowie ein Videomischpult. Sie müssen auch eine Person mit der Auswahl geeigneter Kamerawinkel beauftragen.

Denken Sie auch an die Größe des Bildschirms, auf dem Ihr Publikum die Veranstaltung sehen wird: Ihre Kamera muss alle Bildschirmgrößen unterstützen. Schließlich stellt sich die Frage nach der Hochauflösung. Kann die Übertragung davon profitieren?

Stellen Sie die richtigen Mikrofone bereit

Kabellose Ansteckmikrofone sind oft ideal, da sie Umgebungsgeräusche minimieren und eine gute Tonqualität für die Kamera bieten. Weisen Sie jemanden der Audioausrüstung zu: Diese Person kann den Überblick über das Mischpult behalten und die Mikrofone zum richtigen Zeitpunkt ein- oder ausschalten. Auf diese Weise bleiben die Mikrofone nicht versehentlich eingeschaltet, was die Audioqualität beeinträchtigen könnte. Wenn Sie eine Fragerunde planen, stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter tragbare kabellose Mikrofone an die Mitglieder des Publikums verleihen können.

Stellen Sie eine zuverlässige Internetverbindung bereit

Die Live-Übertragung sollte über eine eigene Internetverbindung verfügen. Auf diese Weise kann niemand vor Ort darauf zugreifen und ihr einen Teil der Bandbreite entziehen. Eine kabelgebundene Verbindung ist für diese Technologie unerlässlich, also wählen Sie keine drahtlose Verbindung.

Weisen Sie eine Person für den technischen Support zu

Weisen Sie vor Ort eine Person zu, die die Funktionsweise der Raumausstattung perfekt versteht und alle wichtigen Informationen zu den Verbreitungs- und Augmented-Reality-Partnern kennt. Während der Aufnahme muss sie Änderungen an der Beleuchtung und dem Fokus verfolgen, die die Fernseherfahrung beeinträchtigen könnten.

Bieten Sie mehrere Beteiligungskanäle an

Verwenden Sie E-Mails, Hashtags auf Instagram und Twitter sowie einen Live-Video-Feed von den Veranstaltungsorten, damit das Publikum Fragen stellen und leicht teilnehmen kann. Benennen Sie eine Person, die die Beiträge des Publikums verfolgt, sich um Fragen kümmert und sie schnell an die Sprecher weiterleitet.​​​​​​​

Testen Sie gründlich

Besprechen Sie im Vorfeld mit Ihrem Organisator, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Ausrüstung haben, die den Anforderungen Ihres Publikums entspricht. Stellen Sie sicher, dass die elektrische Konfiguration frühzeitig bereitgestellt wird. Führen Sie gründliche Tests durch, um mögliche Probleme mit der Ausrüstung zu erkennen. Reservieren Sie schließlich vor Veranstaltungsbeginn Zeit für eine Überprüfung der Audio-, Video- und Lichtinstallation.

Warum sind hybride Veranstaltungen die Zukunft?

Hybride Veranstaltungen bieten folgende Vorteile.

Erweiterte Reichweite

Im Gegensatz zur Annahme, dass hybride Veranstaltungen Ihr Publikum aufteilen, indem Mitglieder persönlich teilnehmen oder virtuell teilnehmen, erweitert diese Art von Veranstaltung Ihre Reichweite erheblich und vervielfacht die Anzahl der Teilnehmer.

Gemäß einer kürzlich durchgeführten Studie hatten etwa 98 % der Teilnehmer, die sich für eine hybride Veranstaltung angemeldet hatten, ursprünglich nicht die Absicht, persönlich teilzunehmen. Daher generieren hybride Veranstaltungen ein neues Publikum, das entweder nicht von der Wertigkeit der Veranstaltung überzeugt ist oder es bevorzugt, bequem von zu Hause aus teilzunehmen.

Gesteigertes Engagement

Die Hinzufügung einer virtuellen Veranstaltung zu einer Präsenzveranstaltung führt zu zusätzlichen Engagementmöglichkeiten, von denen Sie sicherlich profitieren werden. Bedenken Sie, dass Ihre Publikumsmitglieder an der Veranstaltung über ihre Laptops und Mobiltelefone teilnehmen werden, was bedeutet, dass sie sprechen, mögen, kommentieren und teilen können. Sie können beispielsweise während einer Sitzung eine Umfrage starten, um Feedback zu sammeln.

Bei Bedarf können Sie dank moderner Eventsoftware eine Begegnung zwischen persönlichen und virtuellen Teil