Die Anatomie einer gescheiterten Veranstaltung: 5 Tipps zur Vermeidung einer Katastrophe bei der Veranstaltungsplanung Ereignisse können aus allen möglichen Gründen schief gehen. Hier sind 5 Top-Tipps, um eine Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.

Die jährliche Tagung steht an. Sie soll Ihre bisher größte Veranstaltung werden. Hunderte von Menschen aus verschiedenen Ländern, Branchen und Unternehmen werden unter einem Dach zusammenkommen. Sie freuen sich auf einen Tag voller Keynote-Speaker, Übungen und Spiele zur Zusammenarbeit, anregende Diskussionen und die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen. So hatten Sie sich das zumindest vorgestellt.

Ihr wichtigster Keynote-Speaker hat jedoch in letzter Minute abgesagt. Dann erfahren Sie, dass das Catering-Unternehmen. Ihren Auftrag stornieren musste. Die Leute stehen stundenlang herum, weil Sie für diese Zeit nicht genügend Aktivitäten eingeplant haben. Obwohl Sie dachten, Ihre Veranstaltung sei ausverkauft, sind mehrere Personen nicht erschienen. Zudem finden sich auf Ihrer Veranstaltung plötzlich Teilnehmer, die nicht in Ihr Zielgruppenprofil passen. Es ist eine absolute Katastrophe in Sachen Veranstaltungsplanung.

Aber das muss nicht passieren. Wie sollten Sie also vorgehen? Wir geben Ihne fünf wertvolle Tipps, mit denen Sie sicherstellen können, dass alles reibungslos abläuft, und unnötige Fehler, die Ihre Veranstaltung ruinieren könnten, vermieden werden.

1. Zuverlässige Anbieter finden

Die Auswahl der richtigen Anbieter ist für den Erfolg jeder Veranstaltung von grundlegender Bedeutung. Egal ob Catering-Unternehmen, Keynote-Speaker, Warenlieferanten, Fotografen, Musiker oder IT, ein einziger schlecht gewählter Anbieter kann Ihnen die gesamte Veranstaltung ruinieren. Wenn ein Anbieter nicht auftaucht, müssen Sie sich in letzter Minute bemühen, die Lücke zu füllen. Und denken Sie daran: Nur weil Anbieter den Termin einhalten, heißt das noch nicht, dass sie für Ihre Veranstaltung geeignet sind.

Anbieter verfügen möglicherweise nicht über die nötige Ausrüstung für die Veranstaltung, obwohl Sie das angenommen hatten. Oder sie haben vielleicht nur ein kleines internes Team, das nicht in der Lage ist, das große Publikum zu bewältigen. Deshalb ist es wichtig, jeden Anbieter zunächst sorgfältig zu prüfen.

Wählen Sie nicht einfach den ersten Anbieter, den Sie finden. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Anbietern zu sprechen und sich über deren Dienstleistungsangebot und dessen genauen Inhalt zu informieren sowie um über ihre Ressourcenkapazität und Kosten zu sprechen. Holen Sie mehrere Kostenvoranschläge von verschiedenen Unternehmen ein, damit Sie diese vergleichen und das beste Angebot für Ihre Veranstaltung auswählen können. Und wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben, setzen Sie einen Vertrag auf, damit jeder weiß, was am großen Tag von ihm erwartet wird.

2. Unvergessliche Aktivitäten schaffen

Es geht darum, ein Ereignis zu schaffen, das in Erinnerung bleibt. Nichts ist frustrierender als Aktivitäten zu organisieren, von denen man glaubt, dass sie Spaß machen und anregen, und dann festzustellen, dass die Leute gähnend im hinteren Teil des Raumes sitzen. Oder schlimmer noch, dass sie früher gehen.

Bei der Erstellung ansprechender Aktivitäten geht es nicht nur darum, ein paar Übungen auszuwählen und auf das Beste zu hoffen. Sie müssen sich Gedanken über Ihr Publikum machen und darüber, was Sie mit den einzelnen Aktivitäten erreichen möchten. Machen Sie sich die demografischen Daten bewusst und überlegen Sie gut, was den Teilnehmern gefallen könnte. Dann können Sie spannende Übungen planen, die zum Mitmachen anregen und die Kommunikation zwischen den Teams fördern.

Wenn Sie Schulungsseminare anbieten, investieren Sie in Software für die Zertifizierung und Weiterbildung, damit sich das Angebot für die Teilnehmer lohnt. Bieten Sie Zertifizierungen nach der Teilnahme an der Veranstaltung, Online-Kurse und -Module sowie Teilnehmerportale an, damit Sie einfach mit den Gästen kommunizieren und ihnen nützliche Inhalte zur Verfügung stellen können.

Beziehen Sie bei der Präsentation von Keynote-Speakern das Publikum mit ein, indem Sie Fragen über eine Live-Abstimmung ermöglichen. Ziehen Sie Gamification-Aktivitäten in Betracht, um für mehr Spaß zu sorgen und die Weiterbildung unterhaltsamer und interaktiver zu gestalten. Machen Sie hybride Veranstaltungen kollaborativer, indem Sie digitale Pausenräume und Lobbys anbieten. Legen Sie stets den Fokus auf Ihr Publikum und überlegen Sie sich, was ihm gefallen könnte. In der Regel ist das nicht die dreistündige Präsentation.

3. Ihre Veranstaltung vermarkten

Stellen Sie sich vor, Sie investieren Ihre Zeit und Ihr Geld in eine erstklassige Schulungsveranstaltung, bei der Sie dann die Plätze nicht füllen können. Das ist mehr als enttäuschend. Es schmälert nicht nur Ihren Gewinn unterm Strich, sondern ruiniert auch die einbeziehende, anregende Atmosphäre, die Sie schaffen wollten. Wie können Sie diesen Fehler also vermeiden?

Investitionen in das Marketing sind der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Veranstaltung. Mit Marketing können Sie garantiert Ihr Zielpublikum erreichen und es ermutigen, sich bei Ihrer Veranstaltung anzumelden und daran teilzunehmen. Außerdem hilft es Ihnen, bei den Teilnehmern im Vorfeld eine positive Dynamik zu erzeugen.

Das Veranstaltungsmarketing kann beispielsweise Teaser-E-Mails, Kampagnen in den sozialen Medien und Poster, Flugblätter, GIFs und Videos umfassen. Es lohnt sich auch, im Vorfeld einer Veranstaltung eine Website zu erstellen. Auf Webseiten können sich die Besucher anmelden, den Zeitplan der Veranstaltung einsehen und Informationen erhalten, die bereits vor dem Veranstaltungstag wichtig sind. Aber sie sind auch ein wichtiges Marketinginstrument, mit dem Sie spannende, markenbezogene Inhalte bereitstellen können, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung ausverkauft ist. Zum Glück muss das nicht schwierig sein. Mit Idloom können Sie eine markenbezogene Website mit Ihren eigenen Logos, Farben, persönlichen Informationen und sogar personalisierten URLs gestalten.

4. In Backend-Support investieren

Es ist großartig, wenn alle Ihre Veranstaltungsräume gefüllt sind, aber nur, wenn Ihre Teilnehmer auch der Zielgruppe entsprechen. Es hat keinen Sinn, wenn sich einfach jeder registrieren kann, so verlockend das auch klingen mag. Sie müssen zudem das eigentliche Anmeldeverfahren berücksichtigen. Wenn dieses zu lang und komplex oder voller technischer Pannen ist, könnten es sich die Teilnehmer noch einmal anders überlegen. Investieren Sie also in die richtige Backend-Unterstützung, um eine nahtlose Anmeldung von Anfang an zu gewährleisten.

Testen Sie gebrauchsfertige Software zur Erstellung von Anmeldeportalen mit allem, was Sie brauchen, um für müheloses Teilnehmermanagement zu sorgen. Dazu gehören Voranmeldeformulare, mehrstufige Anmeldung, Wartelisten und mehrstufige Bewilligung. Mit einer automatisierten Plattform können Sie problemlos Anmeldungen verwalten und Teilnehmer erfassen, ohne sich Gedanken über Fehler oder das Erscheinen der falschen Leute machen zu müssen.

5. Alles planen

Bei der Planung einer Veranstaltung kann man sich leicht verzetteln. Manchmal ist man so auf das Marketing für die richtigen Leute, die Organisation des Zeitplans und die Anmeldung der Teilnehmer fokussiert, dass man die kleineren, feineren Details vergisst. Dabei sind Aspekte wie die Wahl von Veranstaltungsort, Essen, Ausrüstung, Cybersicherheit und Budget von enormer Bedeutung. Wenn Sie einen Veranstaltungsort wählen, der nicht alle Ihre Teilnehmer fasst, ist die Veranstaltung zum Scheitern verurteilt. Und wenn Sie die Menüauswahl oder die Ernährungsanforderungen der Gäste nicht berücksichtigen, ist eine Katastrophe schon vorprogrammiert.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Organisation Ihrer exklusiven Veranstaltung alles richtig planen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihr Budget genau kalkuliert haben und behalten Sie es stets im Auge. Vergewissern Sie sich, dass der Veranstaltungsort genau das ist, was Sie brauchen, organisieren Sie Caterer und fragen Sie die Teilnehmer vorab, ob sie spezielle Anforderungen haben. Und bereiten Sie natürlich sämtliche Ausrüstung schon vorher vor. Niemand möchte einem Sprecher ohne Mikrofon zuhören.

So wird Ihre Veranstaltung zum Erfolg

Veranstaltungen können aus den verschiedensten Gründen schiefgehen. Selbst wenn Sie alles bis ins kleinste Detail planen, müssen Sie trotzdem damit rechnen, das etwas Unvorhergesehenes passiert. Bei der Planung Ihrer Veranstaltung können Sie sich keine Pannen leisten. Deshalb ist es wichtig, mit Menschen zu arbeiten, die flexibel sind und sich an Änderungen in letzter Minute anpassen können, damit die Veranstaltung zu einem echten Erfolg wird.

Überprüfen Sie Ihre Anbieter und investieren Sie in Backend-Support für einen reibungslosen Ablauf bei der Anmeldung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung effektiv vermarkten und unvergessliche Aktivitäten planen, die bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Veranstaltung den Teilnehmern im Gedächtnis bleibt − aus den richtigen Gründen!

Und nicht zuletzt geht es auch um Ihr Wohlbefinden. Wir alle wissen, wie anstrengend es ist, eine Veranstaltung zu organisieren. Versuchen Sie also, es sich leichter zu machen. Schließlich sollen auch Sie Spaß an Ihrer Veranstaltung haben!